La gestión del rendimiento de SPAR potenciada por Totara

SPAR Österreichische Warenhandels AG es uno de los mayores minoristas de Europa, con varias marcas como SPAR, INTERSPAR, SES y Hervis. Los aprendices forman parte de la plantilla de SPAR y adquieren experiencia práctica mediante una formación estructurada. Este caso práctico destaca el uso que hace SPAR de Totara Perform para optimizar la gestión de los programas de aprendizaje, el seguimiento del rendimiento y el desarrollo de competencias, proporcionando a los aprendices vías claras para mejorar sus habilidades y progresar en su carrera profesional.

El desafío

El objetivo principal de introducir Totara Perform era mejorar el programa de aprendizaje. A pesar de su sólida estructura, el programa se enfrentaba a retos en el seguimiento del progreso y las competencias de los aprendices en varias marcas. Aunque el programa de aprendizaje proporcionaba una valiosa experiencia práctica y formación, el antiguo sistema carecía de información detallada sobre el rendimiento y de un marco claro para gestionar el desarrollo de los aprendices.

Necesidades del Programa de Aprendizaje:
Antes de integrar Totara Perform, SPAR no tenía una solución flexible para seguir el rendimiento de los aprendices en tiempo real. Los aprendices estaban inscritos en varios cursos y actividades, pero su progreso no estaba totalmente alineado con las métricas de rendimiento, la finalización de cursos y certificaciones o las cualificaciones. Los jefes tenían dificultades para seguir su evolución y proporcionarles información a tiempo, lo que obstaculizaba el crecimiento y desarrollo de los aprendices.

Sistemas complejos de seguimiento de las cualificaciones:
Para seguir desarrollándose, SPAR necesitaba integrar las cualificaciones internas y externas de forma más fluida en el sistema. Mientras los empleados completaban la formación obligatoria y las certificaciones externas, estas cualificaciones no se seguían de forma coherente en un único lugar. Los gestores carecían de visibilidad de la cartera completa de cualificaciones de los aprendices, especialmente de las externas, como primeros auxilios o formación en seguridad contra incendios, lo que era importante para la progresión profesional y el cumplimiento de las normas.

Ineficiencias administrativas:
Antes de la migración a Totara Perform, SPAR dependía de múltiples sistemas para realizar el seguimiento del progreso, las cualificaciones y las revisiones de rendimiento de los aprendices . Esto provocaba ineficiencias en la gestión de datos y una mayor carga administrativa. Con más de 94.000 usuarios en todas sus marcas, SPAR necesitaba una solución que pudiera integrar varios puntos de datos en una sola plataforma para agilizar los procesos y reducir la supervisión manual.

La solución

SPAR recurrió a Totara Perform para resolver los retos de la gestión de los flujos de trabajo de rendimiento a escala. El cambio a Totara Perform permitió a SPAR centralizar su gestión del rendimiento y mejorar el seguimiento del aprendizaje y desarrollo de los empleados.

Totara Perform para el desarrollo de aprendices:
Totara Perform se implantó para realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento de los aprendices en función de unos objetivos claros y definidos. Aunque las competencias aún no están totalmente integradas en el programa de aprendizaje, Totara Perform proporciona una visión completa de las actividades, objetivos y comentarios de los aprendices, lo que permite a los responsables supervisar el progreso en tiempo real. Los aprendices tienen ahora una visión más clara de su formación y rendimiento, lo que favorece una planificación más eficaz en cada etapa de su desarrollo, garantizando que nadie se quede atrás.

Seguimiento de cualificaciones y funciones:
SPAR introdujo un catálogo funcional en Totara Performpara realizar un seguimiento de las funciones empresariales clave relevantes para el aprendizaje. Este catálogo permite a los gestores asignar funciones específicas a los empleados, como funciones en primeros auxilios, seguridad contra incendios y otras áreas críticas. Estas cualificaciones y funciones empresariales se rastrean ahora dentro de la plataforma, garantizando que los empleados tengan las certificaciones y habilidades necesarias para sus funciones y que los gestores puedan acceder rápidamente a esta información. Esta importante mejora incluye la posibilidad de que los empleados carguen cualificaciones externas (por ejemplo, certificaciones de terceros proveedores). Los directivos pueden verificar estas cualificaciones y asociarlas a los perfiles de competencias de los empleados dentro de Totara Perform. Esta integración crea un registro completo y fácilmente accesible de las cualificaciones, mejorando la claridad de su aprendizaje y progresión profesional.

Informes y comentarios racionalizados:
SPAR trabajó con LearnChamp paracrear herramientas de informes personalizadas dentro de Totara Perform. Estos informes ofrecen a los directivos visibilidad sobre las cualificaciones, el rendimiento y el progreso de los empleados.

Además, la plataforma permite realizar rondas mensuales de retroalimentación, lo que ayuda a los gestores a seguir el desarrollo de los aprendices y proporcionarles retroalimentación oportuna y procesable. Estos ciclos de información han mejorado significativamente la calidad de las interacciones entre jefes y aprendices.

Gestión del rendimiento:
Con Totara Perform, SPAR pasó de un sistema de formación estático a una plataforma dinámica de gestión del rendimiento. Ahora los gestores pueden hacer un seguimiento no sólo de la finalización de los cursos, sino también del desarrollo de los aprendices en varias competencias y habilidades clave. Aunque las competencias aún no son una parte importante del programa de aprendizaje, se incorporarán en el futuro para mejorar aún más el seguimiento del desarrollo.

El resultado

La adopción de Totara Perform ha transformado los procesos de revisión del rendimiento de SPAR, produciendo mejoras significativas tanto en eficiencia como en eficacia. El sistema aún está evolucionando, pero los resultados hasta ahora han mostrado impactos positivos en la gestión del rendimiento del programa de aprendizaje, los procesos de retroalimentación y el seguimiento de las cualificaciones.

Mejora de la gestión de los aprendices:
Con Totara Perform, SPAR ha centralizado el seguimiento del rendimiento, las cualificaciones y el progreso de los aprendices, lo que permite a los gestores ofrecer un apoyo más específico y proactivo.

Mayor feedback y compromiso:
La introducción de rondas mensuales de feedback y la posibilidad de controlar el rendimiento en tiempo real han mejorado significativamente el compromiso de los aprendices. El sistema permite a los responsables interactuar con los aprendices con mayor regularidad, proporcionándoles información valiosa sobre su progreso. Ya se han creado más de 82 000 tareas de Realización en el sistema, lo que demuestra el gran volumen de comentarios e interacción entre aprendices y gestores.

Procesos administrativos racionalizados:
Al integrar Totara Perform con RRHH, Finanzas y otros sistemas y consolidar el seguimiento del rendimiento, SPAR ha reducido los gastos administrativos. La posibilidad de gestionar fácilmente los datos de rendimiento de los empleados y las funciones empresariales en una sola plataforma ha mejorado la eficacia y eliminado la necesidad de utilizar varios sistemas. Esta integración permite a RRHH y a los directivos acceder a todos los datos relevantes de los aprendices desde una única fuente.

Seguimiento más claro de las cualificaciones:
El nuevo sistema ha permitido a SPAR gestionar las cualificaciones internas y externas de forma más eficaz. Los aprendices ahora cargan sus certificaciones de terceros directamente en Totara Perform, que luego se verifican y se vinculan a su progreso como aprendices. Esto ha creado un registro completo de las cualificaciones de los aprendices, mejorando la claridad en torno a su progresión profesional.

Feedback escalable y seguimiento del rendimiento:
Con la capacidad de realizar un seguimiento de más de 2.000 tareas mensuales de feedback y gestionar procesos de feedback a gran escala, SPAR ha creado una solución escalable para gestionar aprendices en sus distintas marcas y filiales. Esto permitirá a SPAR seguir creciendo y adaptando su programa de aprendizaje sin aumentar la complejidad administrativa.

Mejoras en curso:
SPAR trabaja continuamente con los jefes de producto de Totara para perfeccionar la plataforma e incorporar más funciones, como una mejor gestión de las competencias y una mayor capacidad para fijar objetivos. Actualmente se está llevando a cabo una transición a un nuevo diseño del sistema y UX, que promete una interfaz más intuitiva y fácil de usar tanto para los empleados como para los directivos. Estas actualizaciones continuas garantizan que Totara Perform siga evolucionando y satisfaciendo las necesidades de SPAR, mejorando aún más la usabilidad y el seguimiento del rendimiento a medida que crece el sistema.