Cómo SPAR implementó la multitenencia en su plataforma de aprendizaje y rendimiento

SPAR Österreichische Warenhandels-AG (nombre comercial: SPAR Austria Group) es una de las mayores empresas comerciales de Austria y Europa Central y Oriental, y es líder del mercado minorista austriaco de alimentación desde 2021. Su actividad principal es la alimentación, aunque dependiendo de las filiales existen otras áreas como deportes, centros comerciales o inmobiliaria minorista.

El desafío

El Grupo SPAR Austria tiene -junto a SPAR- varias marcas adicionales (INTERSPAR, Hervis, ICS) con sus propias identidades de marca, cursos específicos y sus propios equipos de administración, pero también cursos de toda la empresa para todas las marcas, gestionados en una categoría central de cursos.

Las peticiones de personalización del tema iban más allá de las funciones existentes de Ventura. Además, era importante que cada inquilino pudiera configurar su tema completamente por sí mismo, sin necesidad de un desarrollo a medida.

Además, fue necesaria una gran migración para combinar todas las filiales europeas del Grupo SPAR Austria en una sola plataforma.

Los seminarios y webinarios se utilizan mucho en la plataforma. Con tantas marcas en el sistema y más de 94.000 usuarios, la visibilidad de los seminarios, la gestión de los seminarios y las funciones en los seminarios eran un gran reto.

SPAR también utiliza la gestión del rendimiento y las competencias. Fue necesaria una transición con una gran migración de las competencias de Totara Learn en V12 a Totara Perform en V13.

Tres filiales diferentes del grupo SPAR necesitaban un nuevo hogar. SPAR, INTERSPAR y la división de TI del grupo debían situarse bajo una misma plataforma, e incluso más filiales de distintos países en un futuro próximo. Lo que realmente queríamos evitar era desvincular a los alumnos de las respectivas filiales. Por tanto, era importante dar a cada filial un aspecto y una sensación independientes dentro del sistema. El nuevo sistema Totara Learn no es tarea fácil. Pero SPAR y LearnChamp estaban preparados.

La solución

Con el lanzamiento de la capacidad multitenencia de Totara 13, era el momento de subir de nivel la plataforma Totara existente de SPAR, SEPP, y definir una estructura multitenencia para sus marcas adicionales: INTERSPAR, Hervis e ICS. Además, en 2021 se llevó a cabo un gran esfuerzo de migración para combinar todas las filiales europeas de SPAR Austria Group utilizando las funciones de multitenencia de Totara.

Para representar adecuadamente a las distintas marcas y dar a los inquilinos la posibilidad de configurar el tema en la medida solicitada, LearnChamp desarrolló aún más el tema Ventura y lo dotó de varias opciones de configuración adicionales. De este modo, cada marca/arrendatario puede configurar no sólo los colores de la fuente y de los botones, sino también establecer sus propias imágenes para los elementos del menú, adaptar la forma de los botones, cargar sus propios iconos de actividad e imágenes de fondo, así como desactivar funciones a través de la configuración del tema. Además, se definieron funciones complejas del sistema para los administradores de las marcas, para que puedan ocuparse de los contenidos, los usuarios y la inscripción.

Se utilizaron funciones ampliadas de gestión de seminarios y webinars para garantizar una visibilidad correcta a los distintos usuarios/audiencias y una administración adecuada. Totara 13/14 trajo a SPAR la tan esperada gestión de formadores, que en la versión anterior se gestionaba a través de un plugin personalizado.

Se llevó a cabo una importante migración de las competencias de Totara Learn en V12 a Totara Perform en V13. Las trayectorias de logros se convirtieron en perfiles y escalas de competencias. Se puso en marcha un plugin personalizado para exportar la evaluación y el progreso de los aprendices a un sistema de terceros.

Además, se estableció un plan para garantizar que la plataforma reciba actualizaciones continuas. De este modo, se garantiza siempre la mejor funcionalidad posible y características actualizadas, y actualmente se dispone de la V15.

El resultado

Más de 94.000 usuarios activos, 6 idiomas, 8 inquilinos, 8 temas específicos de inquilino, múltiples gestores de usuarios de dominio y de inquilino
Inicio de sesión único e importación de RRHH
Totara Learn y Totara Perform se utilizan para diferentes casos de uso de la gestión del aprendizaje y el rendimiento
Aproximadamente 2.000 cursos con e-learning, seminarios y diversas actividades y funciones de Totara
Funciones ampliadas de gestión de seminarios y webinars para hasta 850 seminarios pasados y futuros. Totara 13/14 trajo al SPAR la tan esperada gestión de formadores, que en la versión anterior se gestionaba mediante un plugin personalizado
Posibilidad de asignar responsables temporales a tus empleados, mientras estén de baja/vacaciones
Vista general de los certificados y opción de impresión para los gestores, de conformidad con la legislación local
Acceso personalizado a los cursos para cada grupo objetivo, proporcionando el contenido adecuado para cada audiencia en el sistema
Definición de funciones complejas del sistema para que los administradores de las marcas hagan el trabajo que les corresponde. Cada marca tiene su propio equipo de administración que se ocupa de los contenidos, los usuarios y la inscripción
Desarrollo adicional del tema Ventura para representar adecuadamente las distintas marcas, de modo que cada inquilino pueda configurarlo todo por sí mismo. Además de las características estándar de Totara (color de la fuente, color de los botones), cada marca puede configurar sus propias imágenes para los elementos del menú, el estilo de los botones, las imágenes de fondo y mucho más.
Bloques y ajustes personalizados para un mejor compromiso de los usuarios finales. Notificaciones in situ en caso de finalización tardía de certificaciones/programas, notificaciones de alta prioridad para cursos con fechas límite al gestor/empleado
Insignias y gamificación para el usuario final para un mejor reconocimiento de la marca
Importante transición de las competencias de Totara Learn en V12 a Totara Perform en V13. Conversión de las trayectorias de logros en Totara Perform a perfiles de competencias y escalas de competencias mediante actividades de rendimiento. Los aprendices son evaluados y el progreso se exporta a un sistema de terceros (plugin personalizado)
Aplicación Totara personalizada y publicada
Se necesitaba un alojamiento de alto rendimiento y una configuración de equilibrio de carga para dar soporte a diferentes países, horas de trabajo y actividades de aprendizaje en el sistema.
Actualizaciones satisfactorias a V14 y V15

“En el Grupo SPAR llevamos muchos años utilizando Totara con éxito. Gracias a la comunidad mundial y al desarrollo decidido, el producto ha dado enormes saltos en su desarrollo. Además del aprendizaje, el área de gestión del rendimiento y del talento está ahora inteligentemente integrada. En SPAR, no querríamos perdernos la arquitectura abierta y flexible. Totara es para nosotros la solución para unir bajo un mismo techo los requisitos tan heterogéneos de los departamentos de nuestra empresa en distintos países europeos”
– Michael Fally, Jefe de Departamento de Formación Online de SPAR