Software AG mejora el aprendizaje digital de sus empleados, clientes y socios, convirtiendo su experiencia con Totara en valor

Software AG es una empresa de software empresarial con más de 10.000 clientes en más de 70 países. Como segunda mayor empresa de software de Alemania y séptima de Europa, Software AG busca simplificar el mundo. Lo hace conectando a la perfección datos, aplicaciones, procesos, dispositivos y nubes para que la información y los conocimientos fluyan con mayor libertad. Esto ayuda a los clientes de Software AG a convertir los datos en valor.

El desafío

Software AG tenía dos instancias separadas de Totara (interna y externa) gestionadas por distintos grupos de la empresa. El sistema interno, gestionado por RRHH, daba soporte a la formación de los empleados, mientras que la instancia externa daba soporte a los clientes y socios (es un negocio comercial de educación). No sólo los grupos destinatarios eran distintos, sino que los sistemas estaban en versiones de Totara diferentes, en entornos de alojamiento distintos y carecían de sinergias generales que les impidieran obtener un rendimiento óptimo y una ruta de actualización clara.

Software AG sabía que esta configuración les impedía avanzar. Necesitaban modernizar su negocio de aprendizaje y replantearse la forma en que capacitaban a sus alumnos.

Empezaron su viaje estableciendo una nueva estrategia de aprendizaje basada en un mapa del viaje del cliente. Así se aseguraron de poder aportar el conocimiento adecuado, en el momento adecuado, al alumno adecuado. La segunda fase consistió en rediseñar el LMS para apoyar la nueva estrategia.

Necesitaban una cobertura mundial con espacio para apoyar los programas de aprendizaje mixto, el desarrollo de planes de aprendizaje personalizados y la capacidad de obtener información valiosa de los datos de sus alumnos, todo ello al tiempo que apoyaban a los creadores de cursos, los coordinadores de aprendizaje y las partes interesadas para moverse libremente dentro de su complejo panorama de aprendizaje.

La solución tenía que cubrir ambos sistemas con el objetivo de la interoperabilidad. Y como los alumnos de Software AG ocupaban ahora el centro del diseño, necesitaban una UI/UX que unificara la experiencia de usuario integrada.

No te equivoques, los alumnos de Software AG fueron muy claros. Querían poder elegir su propio enfoque del aprendizaje (es decir, aprendizaje a su propio ritmo, planes de aprendizaje personalizados) con recomendaciones sobre la mejor manera de encontrar el aprendizaje adecuado en el momento adecuado.

Y por último, pero no por ello menos importante, la solución tenía que abarcar no sólo las necesidades actuales del negocio de Software AG, sino ayudar a Software AG a seguir creciendo, evolucionando y aportando mejoras continuas a la experiencia del alumno.

La solución

Después de pensarlo mucho, Software AG decidió mantener la configuración de dos sistemas -uno para los empleados internos y otro para los clientes y socios-, pero transformándolos en un producto unificado. Los sistemas se alojan en entornos distintos y se configuran en función de las necesidades del grupo destinatario. Además, los administradores del sitio de Software AG pueden desarrollar una única hoja de ruta que garantice que las actualizaciones periódicas de seguridad, las nuevas funciones y los plugins estén disponibles para todos.

El complejo entorno de Software AG era un candidato perfecto para la plataforma flexible y de código abierto de Totara, que permite a Software AG cubrir las necesidades de grupos de usuarios completamente distintos, sin dejar de ofrecer grandes niveles de interoperabilidad.

La base de código único permite a Software AG tener un enfoque común para ambas plataformas, al tiempo que permite que cada instancia aproveche un tema personalizado totalmente configurable y admita requisitos de UX únicos, según sea necesario para cada grupo de usuarios.

• Los cuadros de mando se utilizan para crear páginas de inicio personalizadas, una mejor navegación y bloques personalizables, que abarcan la gestión de eventos, certificaciones, programas y horas dedicadas al aprendizaje, recomendaciones, etc.

• Los Programas y Certificaciones se aprovechan para apoyar a los usuarios internos y externos en su proceso de formación y cumplimiento, consiguiendo una ruta de aprendizaje racionalizada para los productos y procesos más importantes de Software AG.
• Las rutas de aprendizaje adaptativas permiten transiciones clave como la incorporación o el desarrollo del rendimiento interno.
• Los Planes de Aprendizaje se amplían ahora para ofrecer a los gestores internos contenidos precumplimentados (cursos, programas, objetivos y competencias) que les ayuden a ofrecer rápidamente un enfoque prescrito para mejorar el rendimiento.

• Un motor analítico diseñado para realizar un seguimiento del tiempo pasado en Totara, ofrece a los alumnos y a la dirección una visión de los esfuerzos de desarrollo profesional individuales y de equipo.

Pero Software AG no se detuvo ahí. Ahora están aprovechando las opciones de integración de Totara para integrarse con herramientas de análisis de datos empresariales, MS Teams, un proveedor externo de insignias digitales, herramientas de capacitación de ventas, ofertas externas de aprendizaje, su CRM y herramientas de gamificación.

Al lograr la interoperabilidad entre los dos sistemas Totara, Software AG ha podido establecer una cultura de aprendizaje más estable y madura y asegurar el objetivo de la mejora continua, todo ello centrándose en una mejor experiencia de aprendizaje. De cara al futuro, la hoja de ruta de Totara ofrece infinitas posibilidades para incorporar una mayor gestión de habilidades, colaboración, aprendizaje social, integración de IA, integraciones de vídeo y mucho más.

Resultados

El relanzamiento de ambos sistemas, su profunda integración entre sí y una experiencia de usuario completamente nueva dieron resultados visibles desde el primer día:

• El sistema interno de Software AG muestra ahora una tasa de uso del 90%, lo que demuestra que los alumnos internos participan ahora activamente de forma más constante.
• Desde entonces, el sistema externo de Software AG ha aumentado el tráfico de su sitio web en un 300%, lo que refleja un crecimiento del consumo del 40% interanual.
• Con los múltiples métodos de autenticación y registro ahora disponibles, Software AG puede dar soporte fácilmente a las necesidades únicas de sus diferentes grupos de usuarios, lo que les permite superar las expectativas de las partes interesadas.
• Con una nueva experiencia de usuario unificada, Totara ayuda ahora a Software AG a dar a conocer su marca.
• La nueva configuración de alojamiento y equilibrio de carga de alto rendimiento permite ahora a Software AG atender eficazmente las necesidades de aprendizaje en 70 países y diversas zonas horarias, logrando una mejora del rendimiento del 40% antes del proyecto.
• Utilizando la base de código común, cada sistema de Software AG puede ahora acceder a la última funcionalidad de Totara, creando una cadencia de actualización trimestral. La capacidad de dar soporte a las actualizaciones de forma más eficiente ha reducido los costes de actualización de Software AG en más de un 50%.
• Gracias a MS PowerBI y a la extensión Learning analytics, Software AG puede ahora obtener información más valiosa sobre los datos de rendimiento de los alumnos, lo que permite a las partes interesadas gestionar mejor su negocio.
• Con una solución segura y escalable, Software AG puede reducir los esfuerzos de duplicación simplemente compartiendo contenidos entre los dos sistemas. Esto ha supuesto menos trabajo para el equipo de administración, eliminando tareas duplicadas, un tiempo de publicación más corto para los creadores de contenidos y un acceso más rápido a los nuevos contenidos para los alumnos.
• Los alumnos de Software AG también están satisfechos con los cambios, según los comentarios directos y no solicitados de los alumnos.