ORTEC transforma la formación de empleados y clientes

ORTEC ayuda a muchas de las organizaciones mejor gestionadas del mundo a tomar mejores decisiones basadas en datos. Su software de apoyo a la toma de decisiones y su experiencia en ciencia de datos permiten a los clientes mejorar los resultados empresariales y tener un impacto positivo en el mundo. ORTEC, que opera en 13 países con más de 1.000 empleados, atiende a 1.200 clientes de sectores como el comercio minorista y mayorista, la sanidad y la industria manufacturera.

El desafío

Antes de implantar Totara Learn, ORTEC se enfrentaba a varios retos en su estrategia de aprendizaje y desarrollo. Estos problemas afectaban tanto a los empleados internos como a los clientes externos, creando ineficiencias y limitando la escalabilidad de los programas de formación.

Falta de una plataforma de aprendizaje unificada para los empleados

Internamente, ORTEC no tenía un sistema de aprendizaje estructurado para los empleados. Los programas de formación estaban fragmentados, y los procesos de cumplimiento y certificación carecían de normalización. La empresa necesitaba una estrategia de aprendizaje clara para mejorar la incorporación, reforzar la experiencia y apoyar el desarrollo continuo.

Formación subóptima y aislada de los clientes

En el LMS anterior, cada cliente tenía una configuración de curso distinta, lo que provocaba la duplicación de contenidos y grandes exigencias de mantenimiento. La actualización de los materiales de aprendizaje en varias instancias era lenta y costosa. ORTEC necesitaba un enfoque centralizado y flexible que soportara tanto el contenido compartido como el específico de cada cliente, sin aumentar el esfuerzo administrativo.

La solución

Para resolver estos retos, ORTEC implantó Totara Learn, creando una plataforma centralizada pero flexible tanto para empleados como para clientes. Este enfoque agilizó la gestión de la formación, mejoró la accesibilidad y aumentó la escalabilidad en toda la organización.

Centralizar todas las actividades de aprendizaje en una plataforma convirtió la formación en un esfuerzo colectivo. El trabajo manual se redujo alrededor de un 40%, liberando tiempo para centrarse en la creación de contenidos de alta calidad, el desarrollo de módulos de aprendizaje electrónico y el perfeccionamiento de las rutas de aprendizaje. El tiempo ahorrado en administración contribuyó directamente a mejorar el diseño y la impartición del aprendizaje.

La configuración del plan de estudios recurrente también se hizo más eficiente, con una planificación anual simplificada gracias a las prórrogas automatizadas de los cursos, una inscripción racionalizada y menos ajustes manuales.

Aprendizaje centralizado para los empleados

Con Totara, todo el contenido de aprendizaje de los empleados se aloja ahora en una plataforma estructurada, lo que mejora la coherencia y la eficacia. Un inquilino dedicado a los empleados admite programas de certificación, exámenes online y rutas de aprendizaje estructuradas, garantizando el desarrollo profesional, el cumplimiento y la fiabilidad de los informes. La plataforma también permite el preboarding y el onboarding, ayudando a los nuevos empleados a establecerse y ser productivos rápidamente.

Formación de clientes escalable y personalizable

La formación de los clientes también se ha vuelto más cohesiva, eliminando la necesidad de mantener instancias de cursos duplicadas. Totara permite una configuración centralizada pero flexible, en la que pueden coexistir contenidos compartidos y específicos del cliente. Esto reduce el mantenimiento al tiempo que garantiza una experiencia de aprendizaje coherente en todos los clientes.

Algunos clientes prefieren combinar los materiales estándar de e-learning de ORTEC con sus propios procedimientos internos. Para dar cabida a esto, la configuración de permisos de Totara se ha configurado para conceder a los administradores de los clientes derechos de edición limitados. Esto les permite adaptar el contenido a sus necesidades específicas, manteniendo la integridad de los materiales originales de ORTEC.

Mejora de la experiencia de aprendizaje y del impacto empresarial

La nueva plataforma ha tenido un impacto mensurable en múltiples áreas. ORTEC imparte ahora más de 75 sesiones de formación presencial al año para más de 1.000 empleados, con el apoyo de una creciente biblioteca de cursos de aprendizaje electrónico, programas de certificación e insignias digitales.

La oferta de formación es ahora más completa, con una amplia gama de sesiones en línea y opciones de aprendizaje electrónico a tu ritmo. El aprendizaje basado en el puesto de trabajo, los itinerarios de aprendizaje y los cursos presenciales proporcionan a los directivos información sobre el progreso de los empleados, lo que permite mantener conversaciones personalizadas y planificar mejor los proyectos.

La implantación del software también ha mejorado. Ahora los clientes pueden completar módulos de aprendizaje electrónico antes de la entrega del proyecto, familiarizándose con el entorno y la terminología del software de ORTEC. Esto permite una colaboración más rápida y eficaz con los consultores para configurar soluciones para sus procesos empresariales.

Las soluciones de e-learning de ORTEC están ganando adeptos en todo el mundo, atrayendo a más clientes y acelerando la implantación del software. Los clientes utilizan cada vez más estos materiales para la formación y como referencia continua, apoyando la adopción del software a largo plazo.

Sin Totara, la gestión del amplio ecosistema de aprendizaje de ORTEC -que abarca tanto el desarrollo de los empleados como la formación de los clientes- no sería factible. Totara Learn permite a la empresa seguir mejorando la experiencia de aprendizaje, aumentando la eficiencia y apoyando el crecimiento sostenible del negocio a través de una plataforma estructurada y escalable.

Resultados

Ahorro de tiempo en la impartición y administración de la formación

La gestión de las sesiones en distintas zonas horarias, la gestión de las listas de espera, el seguimiento del interés y el seguimiento de los participantes se ha agilizado mucho. Antes, organizar sesiones de formación llevaba entre dos y tres meses. Con Totara Learn, este proceso sólo lleva de tres a cuatro semanas.

Velocidad de despliegue y ejecución del proyecto

Ahora los programas de formación pueden desplegarse globalmente con mucha más rapidez. La configuración estructurada y centralizada simplifica la gestión del aprendizaje tanto interno como orientado al cliente.

Mejora del compromiso de los alumnos y de las tasas de finalización

Una experiencia de aprendizaje más cohesionada ha dado lugar a mayores tasas de participación y finalización, que aumentaron un 56% entre 2022 y 2024.

Mejora del seguimiento y la precisión de los informes
En 2024, los informes de gestión se integraron en los Cuadros de mando de Totara, lo que permitió a los gestores realizar un seguimiento del rendimiento de los equipos con facilidad. Las mejoras previstas para 2025 proporcionarán información sobre la actividad de formación externa e incluirán integraciones con plataformas como Udemy.

ORTEC Aprender en cifras

Formación interna

• 140 seminarios (presenciales y en línea)

• 135 cursos de e-learning

Formación de clientes

• 38 inquilinos usuarios activos

• 75 cursos de e-learning

«El número de cursos llegó a ser tan numerosoque ya no sería posible sin Totara LMS. Menos tiempo en la administración significa más tiempo para el contenido, calidad y próximos pasos«.