ORTEC verändert die Mitarbeiter- und Kundenschulung

ORTEC hilft vielen der am besten geführten Unternehmen der Welt, bessere datengestützte Entscheidungen zu treffen. Seine Software zur Entscheidungsunterstützung und sein Fachwissen im Bereich Data Science ermöglichen es seinen Kunden, ihre Geschäftsergebnisse zu verbessern und die Welt positiv zu beeinflussen. ORTEC ist in 13 Ländern mit über 1.000 Mitarbeitern tätig und betreut 1.200 Kunden in Branchen wie dem Einzel- und Großhandel, dem Gesundheitswesen und der Fertigung.

Die Herausforderung

Vor der Implementierung von Totara Learn stand ORTEC vor mehreren Herausforderungen in seiner Lern- und Entwicklungsstrategie. Diese Probleme betrafen sowohl interne Mitarbeiter als auch externe Kunden, führten zu Ineffizienzen und schränkten die Skalierbarkeit der Schulungsprogramme ein.

Mangel an einer einheitlichen Lernplattform für Mitarbeiter

Intern hatte ORTEC kein strukturiertes Lernsystem für seine Mitarbeiter. Die Schulungsprogramme waren zersplittert und die Compliance- und Zertifizierungsprozesse waren nicht standardisiert. Das Unternehmen brauchte eine klare Lernstrategie, um die Einarbeitung zu verbessern, das Fachwissen zu stärken und die kontinuierliche Entwicklung zu unterstützen.

Suboptimale und isolierte Kundenschulung

In dem vorherigen LMS hatte jeder Kunde eine eigene Kurseinrichtung, was zu doppelten Inhalten und hohem Wartungsaufwand führte. Die Aktualisierung von Lernmaterialien über mehrere Instanzen hinweg war zeitaufwändig und kostspielig. ORTEC benötigte einen zentralisierten und flexiblen Ansatz, der sowohl gemeinsame als auch kundenspezifische Inhalte unterstützt, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen zu lösen, implementierte ORTEC Totara Learn und schuf damit eine zentralisierte und dennoch flexible Plattform für Mitarbeiter und Kunden. Dieser Ansatz vereinfachte die Verwaltung von Schulungen, verbesserte die Zugänglichkeit und erhöhte die Skalierbarkeit im gesamten Unternehmen.

Durch die Zentralisierung aller Lernaktivitäten auf einer Plattform wurde die Schulung zu einer gemeinsamen Aufgabe. Die manuelle Arbeit wurde um etwa 40 % reduziert, so dass mehr Zeit für die Erstellung hochwertiger Inhalte, die Entwicklung von E-Learning-Modulen und die Verfeinerung von Lernpfaden zur Verfügung stand. Die eingesparte Zeit für die Verwaltung kam direkt der Verbesserung des Lerndesigns und der Bereitstellung zugute.

Die Einrichtung der wiederkehrenden Lehrpläne wurde ebenfalls effizienter. Die Jahresplanung wurde durch automatische Kursübertragungen, optimierte Einschreibungen und weniger manuelle Anpassungen vereinfacht.

Zentrales Lernen für Mitarbeiter

Mit Totara werden alle Lerninhalte für Mitarbeiter jetzt in einer strukturierten Plattform gehostet, was die Konsistenz und Effizienz verbessert. Ein eigener Mitarbeiter-Tenant unterstützt Zertifizierungsprogramme, Online-Prüfungen und strukturierte Lernpfade und sorgt so für berufliche Entwicklung, Compliance und zuverlässige Berichterstattung. Die Plattform unterstützt auch das Preboarding und Onboarding, damit sich neue Mitarbeiter schnell einleben und produktiv werden können.

Skalierbare und anpassbare Kundenschulung

Auch die Kundenschulung ist nun kohärenter, da die Notwendigkeit entfällt, doppelte Kursinstanzen zu pflegen. Totara ermöglicht eine zentralisierte und dennoch flexible Einrichtung, bei der gemeinsame und kundenspezifische Inhalte nebeneinander bestehen können. Dies reduziert den Wartungsaufwand und gewährleistet gleichzeitig ein konsistentes Lernerlebnis für alle Kunden.

Einige Kunden ziehen es vor, die Standard-E-Learning-Materialien von ORTEC mit ihren eigenen internen Verfahren zu kombinieren. Um dies zu ermöglichen, wurden die Berechtigungseinstellungen von Totara so konfiguriert, dass Kundenadministratoren begrenzte Bearbeitungsrechte erhalten. So können sie die Inhalte an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen, ohne die Integrität der Originalmaterialien von ORTEC zu gefährden.

Verbesserte Lernerfahrung und geschäftliche Auswirkungen

Die neue Plattform hat sich in vielen Bereichen messbar ausgewirkt. ORTEC führt nun über 75 Präsenzschulungen pro Jahr für mehr als 1.000 Mitarbeiter durch, unterstützt durch eine wachsende Bibliothek von E-Learning-Kursen, Zertifizierungsprogrammen und digitalen Abzeichen.

Das Schulungsangebot ist jetzt umfassender und bietet eine breite Palette von Online-Sitzungen und E-Learning-Optionen zum Selbststudium. Jobbasiertes Lernen, Lernpfade und Präsenzkurse geben Managern einen Einblick in die Fortschritte ihrer Mitarbeiter und ermöglichen gezielte Einzelgespräche und eine bessere Projektplanung.

Auch die Software-Implementierung wurde verbessert. Kunden können jetzt vor der Projektauslieferung E-Learning-Module absolvieren, um sich mit der Softwareumgebung und der Terminologie von ORTEC vertraut zu machen. Dies ermöglicht eine schnellere und effektivere Zusammenarbeit mit den Beratern bei der Konfiguration von Lösungen für ihre Geschäftsprozesse.

Die E-Learning-Lösungen von ORTEC werden weltweit immer beliebter, ziehen immer mehr Kunden an und beschleunigen die Implementierung von Software. Die Kunden nutzen diese Materialien zunehmend sowohl für Schulungen als auch als fortlaufende Referenz und unterstützen so die langfristige Einführung der Software.

Ohne Totara wäre die Verwaltung des umfangreichen Lernsystems von ORTEC, das sowohl die Mitarbeiterentwicklung als auch die Kundenschulung umfasst, nicht möglich. Totara Learn ermöglicht es dem Unternehmen, die Lernerfahrung weiter zu verbessern, die Effizienz zu steigern und ein nachhaltiges Geschäftswachstum durch eine strukturierte, skalierbare Plattform zu unterstützen.

Die Ergebnisse

Zeitersparnis bei der Durchführung und Verwaltung von Schulungen

Die Verwaltung von Sitzungen über Zeitzonen hinweg, die Bearbeitung von Wartelisten, die Verfolgung des Interesses und die Nachverfolgung von Teilnehmern ist viel schneller geworden. Früher dauerte das Einrichten von Schulungssitzungen etwa zwei bis drei Monate. Mit Totara Learn dauert dieser Prozess jetzt nur noch drei bis vier Wochen.

Geschwindigkeit der Projekteinführung und -umsetzung

Schulungsprogramme können jetzt viel schneller weltweit eingeführt werden. Die strukturierte und zentralisierte Einrichtung vereinfacht die Verwaltung sowohl interner als auch kundenorientierter Schulungen.

Verbessertes Engagement der Lernenden und höhere Abschlussquoten

Eine kohärentere Lernerfahrung hat zu höherem Engagement und höheren Abschlussquoten geführt, die zwischen 2022 und 2024 um 56% gestiegen sind.

Verbesserte Genauigkeit bei der Nachverfolgung und Berichterstellung
Im Jahr 2024 wurden Managementberichte in Totara Dashboards integriert, so dass Manager die Leistung ihrer Teams einfach verfolgen können. Geplante Erweiterungen für 2025 werden Einblicke in externe Schulungsaktivitäten bieten und Integrationen mit Plattformen wie Udemy umfassen.

ORTEC Lernen in Zahlen

Interne Ausbildung

• 140 Seminare (Präsenzseminare und Online-Seminare)

• 135 E-Learning-Kurse

Kundenschulung

• 38 aktive Benutzermieter

• 75 E-Learning-Kurse

„Die Anzahl der Kurse wurde so zahlreichdass es ohne Totara LMS nicht mehr möglich wäre. Weniger Zeit für die Verwaltung bedeutet mehr Zeit für den Inhalt, Qualität und nächste Schritte!„