EULAR - Cómo Totara define años de evolución del aprendizaje

La Alianza Europea de Asociaciones de Reumatología (EULAR) ha estado a la vanguardia del avance del conocimiento y la formación en reumatología. Con su compromiso evolutivo con el aprendizaje digital, la Escuela de Reumatología de la EULAR (ESOR) aprovechó LMS de Totara para mejorar significativamente su plataforma. Desde proyectos galardonados hasta innovaciones revolucionarias, este caso práctico destaca la evolución de ESOR a través de sus recientes actualizaciones de Totara, redefiniendo el futuro de la educación digital en la atención sanitaria.

El desafío

La Escuela de Reumatología de EULAR, una plataforma galardonada en el sector de la educación sanitaria, ya había logrado un éxito considerable. La plataforma estaba equipada con sólidas funciones de gestión del aprendizaje, incluido el procesamiento de pagos a través de PayPal, la inscripción en cursos y el seguimiento de la participación de los alumnos. Sin embargo, al aumentar el número de usuarios y las exigencias administrativas, EULAR se enfrentó a varios retos para mejorar la eficacia de la gestión de usuarios, la elaboración de informes y la integración de pagos.

El proceso de inscripción, aunque funcional, necesitaba funciones más avanzadas para admitir opciones de pago más detalladas e informes fluidos. PayPal, aunque muy utilizado, no proporcionaba el nivel deseado de detalle en las transacciones y ya no se ajustaba plenamente a las necesidades cambiantes de EULAR. Además, la capacidad de la plataforma para automatizar la suspensión de usuarios por inactividad, automatizar los flujos de trabajo de creación de cursos y generar informes completos para el análisis y el compromiso de los usuarios era limitada. La sobrecarga administrativa iba en aumento, y la falta de seguimiento avanzado del progreso de los alumnos y del rendimiento de los cursos limitaba la capacidad de la plataforma para escalar eficazmente.

Además, el proceso de solicitud de subvenciones y becas, aunque funcional, necesitaba una modernización para servir mejor a su público objetivo, incluidos investigadores y profesionales sanitarios. El objetivo era hacer que el proceso de solicitud fuera más fácil de usar y eficiente, facilitando en última instancia una gestión más rápida y precisa de las subvenciones.

La solución

Para hacer frente a estos retos, EULAR colaboró estrechamente con su socio de muchos años LearnChamp y Totara para implementar una serie de actualizaciones significativas, proporcionando una experiencia más eficiente, fácil de usar y rica en funciones. Los cambios más notables fueron:

1. Integración de pagos con Worldline:

EULAR sustituyó PayPal por la integración de Worldline Payments, agilizando el procesamiento de los pagos. Este cambio permitió un sistema de pago más detallado, informes de transacciones mejorados y un mejor proceso de pago en general. Con la integración, los usuarios podían ver ahora un desglose más claro de las opciones de pago, lo que mejoraba su experiencia al tiempo que proporcionaba a los administradores informes completos sobre los pagos y el estado de las inscripciones.

2. Métodos avanzados de inscripción:

El nuevo método de inscripción para clientes de pago permitió un mejor seguimiento de los pagos y los estados de inscripción. Se implantó un sistema de pago más detallado, que proporcionaba a los usuarios unos pasos claros durante la inscripción y reducía la carga administrativa del personal de EULAR.

3. Suspensión del usuario por inactividad:

Para garantizar la limpieza y relevancia de la plataforma, se introdujo una nueva función para suspender a los usuarios inactivos. Los usuarios que no se hubieran conectado durante un determinado periodo recibirían ahora notificaciones recordándoles que sus cuentas estaban a punto de caducar, lo que ayudaría a mantener una base de usuarios activos y comprometidos.

4. Página de Calendario mejorada:

Las nuevas funciones de usabilidad de la página del calendario en Totara se diseñaron para mejorar la navegación y proporcionar a los alumnos un acceso rápido a los eventos relevantes. Se integraron funciones avanzadas de búsqueda y filtrado, que permiten a los usuarios filtrar los eventos por título, fecha, ubicación y tipo. Además, los eventos de seminarios web de Totara se muestran ahora automáticamente junto con los eventos externos, lo que permite a los usuarios planificar sus horarios de aprendizaje de forma más eficaz.

5. Notificaciones:

EULAR trabajó para crear un sistema integral de notificaciones. Se crearon nuevas notificaciones para las distintas fases del proceso de aprendizaje, como confirmaciones de pago, notificaciones de becas, actualizaciones de la matrícula y mucho más. También se añadió una nueva notificación para la actividad de Examen, asegurando que los usuarios fueran informados puntualmente cuando hubieran recibido los resultados de su examen final.

6. Flujo de trabajo automatizado de creación de cursos:

Una nueva función de automatización permitió a los administradores agilizar los procesos de creación de cursos utilizando plantillas de cursos personalizables que respondían a las necesidades específicas de ESOR. Esta automatización redujo el esfuerzo administrativo, garantizando que los nuevos cursos se crearan sin problemas y sin tener que introducir manualmente todos los ajustes de cada curso.

7. Informes avanzados:

EULAR ha introducido nuevas funciones de elaboración de informes, que permiten a los administradores hacer un seguimiento más eficaz del rendimiento de los cursos y de la participación de los usuarios. Las nuevas herramientas de informes están diseñadas para que los administradores conozcan mejor el comportamiento de los alumnos y el rendimiento de los cursos. La capacidad de realizar un seguimiento de los cursos de mayor rendimiento y de las métricas de participación de los alumnos podría ayudar a EULAR a priorizar los contenidos que más resuenan entre su audiencia, garantizando una mejor experiencia educativa. Los nuevos informes de pago y seguimiento de las inscripciones también proporcionan más transparencia en las operaciones financieras.

Resultados

La implementación de estas nuevas funciones ha tenido un impacto significativo en la plataforma de EULAR, mejorando tanto la experiencia del usuario como la administrativa. Aunque se siguen perfeccionando, las nuevas funciones sientan las bases para mejorar la eficacia y el compromiso de cara al futuro.

1. Experiencia de usuario mejorada: Los alumnos disfrutan ahora de un proceso de inscripción más fluido e intuitivo, con mejor visibilidad de los pagos, la disponibilidad de los cursos y los próximos eventos. La posibilidad de buscar y filtrar eventos del calendario facilitó a los usuarios encontrar las oportunidades de aprendizaje que se adaptaban a sus horarios y necesidades. Las notificaciones mantuvieron informados a los usuarios en cada paso de su viaje de aprendizaje, garantizando que se mantuvieran comprometidos y al día de su progreso.

2. Procesos administrativos agilizados: La introducción de la automatización para la creación de cursos, la suspensión de usuarios por inactividad y la integración de Worldline Payments reducirán enormemente la carga administrativa. Con menos tareas manuales, los administradores podrán centrarse en actividades más estratégicas, como el desarrollo de cursos y la participación de los alumnos.

3. Información e informes avanzados: Las nuevas herramientas de elaboración de informes están diseñadas para ofrecer a los administradores un conocimiento más profundo del comportamiento de los alumnos y del rendimiento de los cursos. La posibilidad de realizar un seguimiento de los cursos de mayor rendimiento y de las métricas de participación de los alumnos podría ayudar a EULAR a priorizar los contenidos que más resuenan entre su audiencia, garantizando una mejor experiencia educativa. Los nuevos informes de pago y seguimiento de las inscripciones también proporcionan más transparencia en las operaciones financieras.

4. Hoja de ruta futura: De cara al futuro, EULAR ya está trabajando en la implementación de más innovaciones en los próximos meses, como la generación de códigos de descuento para los cursos y la posibilidad de marcar cursos como favoritos. Se espera que estas actualizaciones mejoren la personalización y proporcionen a los usuarios experiencias de aprendizaje aún más adaptadas. Los continuos comentarios e iteraciones garantizarán que estas funciones sigan evolucionando en función de las necesidades y comentarios de los usuarios.

El sistema está operativo desde febrero, y los comentarios de los usuarios se recogen directamente en la plataforma, y todos han sido positivos.

La implantación de un LMS es un proceso continuo, paso a paso, que evoluciona mediante revisiones anuales y adaptaciones continuas. La integración de nuevas y potentes funciones, informes mejorados y sistemas de pago perfeccionados ha consolidado aún más el liderazgo de EULAR en la educación reumatológica, allanando el camino para innovaciones aún mayores en el futuro.