Etex Building Performance adaptó su LMS rápidamente para apoyar a los empleados durante todo el COVID-19

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

Etex Building Performance UK es una filial del Grupo Etex, una empresa familiar belga de fabricación creada mediante múltiples adquisiciones a lo largo de un siglo. Etex Building Performance produce y vende placas de yeso como empresa B2B.

En el Reino Unido trabajan 500 empleados, desde operarios de fábrica e ingenieros hasta una gran fuerza de ventas nacional, un equipo de dirección ejecutiva y un completo complemento de funciones de oficina central. Opera en cinco centros: Planta de Bristol, Planta de Ferrybridge, Gordano House (Bristol), Almacén de Basildon y Almacén de Grangemouth.

El desafío

Desde el principio, el reto fue empezar desde cero. No se utilizaba ningún sistema de gestión del aprendizaje (SGA) preexistente para registrar el aprendizaje, sólo había hojas de cálculo en diferentes unidades de disco.

La principal motivación para implantar un LMS era cumplir la norma ISO OHSOS 18001 y cubrir las lagunas que el sistema central de RRHH no podía proporcionar. Además, el LMS tenía que enlazar perfectamente entre varias plataformas, incluida la plataforma global de gestión del aprendizaje que alojaba el contenido electrónico y el sistema local de control de documentos, así como alojar el contenido local interno. El LMS debía crearse mediante un único empleado a tiempo completo.

Además, el personal de fabricación de Etex tiene un nivel relativamente bajo de conocimientos informáticos, y el hecho de trabajar en varias plantas con sede en el Reino Unido, así como de trabajar a distancia, hizo que este público fuera especialmente difícil.

Pero 2020 trajo consigo un reto adicional. El COVID-19 provocó un bloqueo nacional en el Reino Unido en marzo de 2020, por lo que Etex tuvo que cerrar temporalmente sus plantas y despedir a la mayoría de sus empleados. Esto hizo que los empleados se sintieran confusos y necesitaran una comunicación frecuente con la oficina central, lo que convirtió al LMS en una fuente de información vital para los empleados despedidos.

La solución

Totara Learn fue elegido como el primer LMS de Etex Building Performance UK. Se eligió a Think Learning como socio de Totara por su probado historial de apoyo durante la implementación y después de la misma.

Con sólo un empleado a tiempo completo capaz de trabajar en la implementación, el apoyo fue clave para asegurarse de que todos los datos de la hoja de cálculo se manipulaban y rellenaban correctamente, y de que se disponía de formación interna. Dentro de Totara, se crearon certificaciones, programas y audiencias, y que el diseño y el tema se ejecutaran de acuerdo con las directrices de marca de la empresa.

El LMS debía integrarse con Office 365 para ofrecer un inicio de sesión único que facilitara el movimiento entre las distintas plataformas globales e internas, lo que requirió una estrecha colaboración con el equipo de TI de Etex, con sede en Europa, para su configuración.

Cuando existían datos en hojas de cálculo, se combinaron y manipularon para cargarlos como finalizaciones de cursos heredados. Se crearon rutas de aprendizaje dentro del LMS para alinear las nuevas matrices de competencias y formación de cada centro, y se crearon audiencias para las distintas plantas y puestos para garantizar que cada empleado tuviera acceso a la formación adecuada desde el primer día.

Una vez configurado Totara y precargados los datos, se pudo empezar a elaborar los informes de cumplimiento mediante los módulos RAG personalizados de Think y los informes de matriz RAG, junto con los informes básicos de certificación y resumen de programas de Totara. A cada directivo se le asignó su propio panel de control y, por primera vez en la historia de la empresa, se les facultó para gestionar la formación en materia de cumplimiento de sus equipos y departamentos. Al implicar a los empleados en el aprendizaje obligatorio y proporcionarles una estructura que pudieran seguir, la cultura de aprendizaje de la empresa empezó a crecer.

La creación de contenidos relevantes a nivel local fue un factor realmente importante que ha dado vida al sitio y ha implicado a sus alumnos, lo que supuso trabajar estrechamente con los expertos en la materia (PYME) de Etex. Think Learning apoyó la impartición de algunas sesiones presenciales que ayudaron a las PYMES a ponerse en marcha. Los gestores del LMS establecieron estructuras coherentes que las PYMES debían seguir para maximizar la facilidad de uso y la familiaridad, haciendo uso de imágenes y vídeos para minimizar el texto y crear contenidos de aprendizaje interactivos e intuitivos.

El LMS de Etex incluye vídeos, paquetes SCORM, eventos de seminarios, cuestionarios, listas de control, tareas, certificados, carga de archivos, cuadros de comentarios y foros. También utilizan Active Presenter para crear e-learning y vídeos para demostraciones y aprendizaje, que pueden añadirse fácilmente a un curso.

Además de los cursos, certificaciones y programas, el equipo financiero de la sede central utiliza activamente el área “Registro de aprendizaje – Otras pruebas” para sus certificados CIMA y las pruebas de su registro profesional, lo que demuestra que todo el aprendizaje y el desarrollo pueden conservarse en un único lugar.

Los directores de planta pueden ver el cumplimiento global de las plantas con gráficos circulares. Proporcionar acceso a los informes RAG [para certificaciones y programas] permite a los directores y jefes de planta responsabilizarse de su propio aprendizaje, del aprendizaje de sus equipos y del cumplimiento general de la normativa de medio ambiente, salud y seguridad de sus plantas.

Además de cursos, certificaciones y programas, el equipo financiero está utilizando el área “Registro de aprendizaje – Otras pruebas” para sus certificados CIMA. Demostrando que todo el aprendizaje y el desarrollo se pueden mantener en un solo lugar.

“El sistema Totara ha sido tan fácil de usar que ha permitido a la empresa crear una plataforma local con contenido local relevante con relativa rapidez. En sólo 2 años hemos pasado de cero a algo con lo que la gente está comprometida. También ha captado la atención del Grupo Etex y ya tengo a otros países interesados en recrear lo que hemos hecho aquí. No podría haberlo conseguido sin Think Learning, que ha sido un verdadero socio comercial en el que he podido apoyarme. Realmente confío en ellos y tenemos una gran relación”. – Genevieve Tofield, Directora de Talento y Desarrollo.

Además del uso estándar, el LMS también era necesario para apoyar al equipo de Etex durante el cierre de COVID-19. Etex cambió el nombre de su “Centro de Aprendizaje” basado en Totara por el de “Centro de Aprendizaje y Comunicación”, debido a su finalidad ampliada.

Sin acceso a sus lugares de trabajo habituales, los empleados ya no podían iniciar sesión en el LMS mediante su integración con Microsoft Office 365, por lo que todos los inicios de sesión de usuario se restablecieron a manual para el acceso remoto desde ordenadores personales, tabletas y teléfonos inteligentes. Esto supuso un salvavidas muy necesario para los miembros del personal suspendidos que seguían necesitando acceder a la formación, al apoyo de su jefe y a las noticias y actualizaciones internas.

“El LMS se cambió y actualizó drásticamente en sólo unos días con la ayuda del equipo de Think Learning Solutions, con botones clave para nuevas áreas de comunicación.”

Se rediseñaron los paneles de la página principal del sitio para incluir sólo dos botones sencillos. El primero dirigía al personal a la página de inicio de formación, y el segundo a la nueva página de inicio de comunicación, con varias subsecciones. La nueva subpágina de comunicación incluye noticias, actualizaciones del director general y un área “Sentirse bien” con historias de los empleados, consejos para hacer ejercicio y dormir y enlaces a concursos y rompecabezas para ayudar a mantener unidos a los equipos. También hay un cuadro de chat y un foro para que los empleados permanezcan conectados, y una sección de orientación para directivos, para que éstos comprendan el proceso de excedencia y accedan a estadísticas sobre los miembros de su equipo. “Mi equipo” lleva a los directivos a su equipo y al aprendizaje de sus equipos.

Resultados

El LMS de Etex ha sido de un valor incalculable tanto para el aprendizaje diario como durante el encierro COVID-19 del Reino Unido.

Durante el cierre patronal, la adaptación de Totara Learn para utilizarlo como canal de comunicación además de canal de aprendizaje ha permitido a los empleados seguir conectados entre sí y con su empresa, dándoles acceso directo a información vital y actualizaciones en un momento difícil. Esto condujo a un increíble aumento del 284% en el uso del sistema, con más del doble de finalizaciones de cursos en el punto álgido del bloqueo en el Reino Unido, ya que el personal en suspensión de empleo buscaba oportunidades para seguir comprometido con el trabajo.

Como parte del uso normal, los directores de planta pueden ver el cumplimiento general de sus plantas con gráficos circulares. El acceso a los informes RAG también ayuda a los directores a seguir siendo responsables del aprendizaje de su equipo y del cumplimiento global de la normativa de medio ambiente, salud y seguridad de su planta.