Etex Building Performance hat sein LMS schnell angepasst, um die Mitarbeiter während des gesamten COVID-19 zu unterstützen.

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Etex Building Performance UK ist eine Tochtergesellschaft der Etex Group, eines belgischen Familienunternehmens, das im Laufe eines Jahrhunderts durch mehrere Übernahmen entstanden ist. Etex Building Performance produziert und verkauft Gipsplatten im B2B-Geschäft.

In Großbritannien beschäftigt das Unternehmen 500 Mitarbeiter, von Fabrikarbeitern und Ingenieuren bis hin zu einem großen nationalen Vertriebsteam, einem Führungsteam und einer kompletten Hauptverwaltung. Das Unternehmen ist an fünf Standorten tätig: Bristol Plant, Ferrybridge Plant, Gordano House (Bristol), Basildon Warehouse und Grangemouth Warehouse.

Die Herausforderung

Von Anfang an bestand die Herausforderung darin, ganz von vorne anzufangen. Es gab kein bereits bestehendes Lernmanagementsystem (LMS), das zur Aufzeichnung von Lerninhalten verwendet wurde, sondern nur Tabellenkalkulationen auf verschiedenen Laufwerken.

Der Hauptgrund für die Einführung eines LMS war die Konformität mit der ISO OHSOS 18001 und die Schließung der Lücken, die das zentrale HR-System nicht bieten konnte. Darüber hinaus musste das LMS eine nahtlose Verbindung zwischen mehreren Plattformen herstellen, einschließlich der globalen Lernmanagementplattform, auf der e-Inhalte gehostet wurden, und dem lokalen Dokumentenkontrollsystem sowie dem Hosting interner lokaler Inhalte. Das LMS musste von einem einzigen Vollzeitmitarbeiter erstellt werden.

Hinzu kommt, dass die Belegschaft von Etex in der Produktion nur über relativ geringe IT-Kenntnisse verfügt, und die Arbeit in mehreren britischen Werken sowie die Arbeit aus der Ferne machten diese Zielgruppe zu einer besonderen Herausforderung.

Doch das Jahr 2020 brachte eine zusätzliche Herausforderung mit sich. COVID-19 löste im März 2020 eine landesweite Abriegelung in Großbritannien aus, was bedeutete, dass Etex seine Werke vorübergehend schließen und den Großteil der Mitarbeiter beurlauben musste. Dies führte dazu, dass die Mitarbeiter verwirrt waren und häufig mit der Zentrale kommunizieren mussten, so dass das LMS zu einer wichtigen Informationsquelle für die beurlaubten Mitarbeiter wurde.

Die Lösung

Totara Learn wurde als das erste LMS von Etex Building Performance UK ausgewählt. Think Learning wurde als Totara-Partner ausgewählt, weil das Unternehmen nachweislich während der Implementierung und nach der Einführung Unterstützung bietet.

Da nur ein Vollzeitmitarbeiter an der Implementierung arbeiten konnte, war die Unterstützung entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Tabellenkalkulationsdaten korrekt bearbeitet und ausgefüllt wurden und dass Schulungen innerhalb des Systems verfügbar waren. Innerhalb von Totara wurden Zertifizierungen, Programme und Zielgruppen erstellt und das Design und die Thematik wurden in Übereinstimmung mit den Markenrichtlinien des Unternehmens ausgeführt.

Das LMS musste in Office 365 integriert werden, um eine einmalige Anmeldung zu ermöglichen und den Wechsel zwischen den verschiedenen globalen und internen Plattformen zu erleichtern. Die Konfiguration erforderte eine enge Zusammenarbeit mit dem in Europa ansässigen IT-Team von Etex.

Wo Daten in Tabellenkalkulationen vorhanden waren, wurden sie kombiniert und manipuliert, um als alte Kursabschlüsse hochgeladen zu werden. Innerhalb des LMS wurden Lernpfade erstellt, um neue Kompetenz- und Schulungsmatrizen für jeden Standort abzustimmen, und es wurden Zielgruppen für verschiedene Werke und Positionen geschaffen, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter vom ersten Tag an Zugang zu den richtigen Schulungen hatte.

Sobald Totara konfiguriert und die Daten geladen waren, konnte die Compliance-Berichterstattung beginnen, wobei neben den zentralen Totara-Zertifizierungs- und Programmübersichtsberichten auch die benutzerdefinierten RAG-Module und RAG-Matrixberichte von Think verwendet wurden. Jeder Manager erhielt sein eigenes Dashboard, und zum ersten Mal in der Geschichte des Unternehmens waren sie in der Lage, die Compliance-Schulungen für ihre Teams und Abteilungen zu verwalten. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter in die obligatorischen Schulungen und die Bereitstellung einer Struktur, der sie folgen konnten, begann die Lernkultur des Unternehmens zu wachsen.

Die Erstellung lokal relevanter Inhalte war ein wichtiger Faktor, der die Website zum Leben erweckte und die Lernenden ansprach. Dazu war eine enge Zusammenarbeit mit den Fachexperten von Etex erforderlich. Think Learning unterstützte die Durchführung einiger persönlicher Sitzungen, die den KMUs den Einstieg erleichterten. Die LMS-Manager legten einheitliche Strukturen fest, an die sich die KMU halten sollten, um die Benutzerfreundlichkeit und Vertrautheit zu maximieren. Dabei wurden Bilder und Videos eingesetzt, um den Textanteil zu minimieren und interaktive, intuitive Lerninhalte zu erstellen.

Das LMS von Etex umfasst Videos, SCORM-Pakete, Seminarveranstaltungen, Quizze, Checklisten, Aufgaben, Zertifikate, Datei-Uploads, Kommentarfelder und Foren. Sie verwenden auch Active Presenter, um E-Learning und Videos für Demonstrationen und zum Lernen zu erstellen, die einfach zu einem Kurs hinzugefügt werden können.

Neben den Kursen, Zertifizierungen und Programmen nutzt das Finanzteam in der Zentrale den Bereich „Record of Learning – Other Evidence“ aktiv für ihre CIMA-Zertifikate und Nachweise für ihre Berufsregistrierung, um zu zeigen, dass alle Lern- und Entwicklungsmaßnahmen an einem Ort gespeichert werden können.

Die Betriebsleiter können die Gesamteinhaltung der Vorschriften anhand von grafischen Tortendiagrammen sehen. Der Zugriff auf RAG-Berichte [für Zertifizierungen und Programme] ermöglicht es Managern und Werksleitern, für ihr eigenes Lernen, das Lernen ihrer Teams und die Einhaltung der EHS-Richtlinien in ihrem Werk insgesamt verantwortlich zu sein.

Neben Kursen, Zertifizierungen und Programmen verwendet das Finanzteam den Bereich „Lernnachweis – Andere Nachweise“ für seine CIMA-Zertifikate. So können alle Lern- und Entwicklungsnachweise an einem Ort aufbewahrt werden.

„Das Totara-System ist so einfach zu bedienen, dass das Unternehmen relativ schnell eine lokale Plattform mit relevanten lokalen Inhalten erstellen konnte. In nur 2 Jahren sind wir von Null auf etwas gekommen, mit dem sich die Leute beschäftigen. Auch die Etex Group ist darauf aufmerksam geworden, und ich habe bereits andere Länder, die daran interessiert sind, das, was wir hier gemacht haben, nachzuahmen. Ohne Think Learning hätte ich das nicht erreichen können. Think Learning war ein echter Geschäftspartner, auf den ich mich verlassen konnte. Ich vertraue ihnen wirklich, und wir haben eine großartige Beziehung. – Genevieve Tofield, Managerin für Talent und Entwicklung.

Neben der Standardnutzung wurde das LMS auch benötigt, um das Etex-Team während des COVID-19 Lockdowns zu unterstützen. Etex benannte seinen Totara-basierten „Learning Hub“ in „Learning & Communication Hub“ um, um seinem erweiterten Zweck gerecht zu werden.

Ohne Zugang zu ihren gewohnten Arbeitsplätzen konnten sich die Mitarbeiter nicht mehr über ihre Microsoft Office 365-Integration in das LMS einloggen. Daher wurden alle Benutzeranmeldungen auf manuell zurückgesetzt, um den Fernzugriff über PCs, Tablets und Smartphones zu ermöglichen. Dies war ein dringend benötigter Rettungsanker für die beurlaubten Mitarbeiter, die weiterhin auf Schulungen, Unterstützung durch ihren Vorgesetzten und interne Nachrichten und Updates zugreifen mussten.

„Das LMS wurde mit Hilfe des Teams von Think Learning Solutions in nur wenigen Tagen drastisch verändert und aktualisiert, mit wichtigen Schaltflächen zu neuen Kommunikationsbereichen.“

Die Dashboards auf der Homepage wurden umgestaltet und enthalten jetzt nur noch zwei einfache Schaltflächen. Die erste leitet die Mitarbeiter zur Schulungshomepage, die zweite zur neuen Kommunikationshomepage mit mehreren Unterseiten. Auf der neuen Kommunikationsseite finden Sie Nachrichten, aktuelle Informationen des CEO und einen „Feel Good“-Bereich mit Geschichten von Mitarbeitern, Tipps zu Bewegung und Schlaf sowie Links zu Quiz und Rätseln, die den Zusammenhalt der Teams fördern. Außerdem gibt es eine Chatbox und ein Forum, in denen die Mitarbeiter miteinander in Kontakt bleiben können, sowie einen Bereich für Manager, in dem sie sich über den Beurlaubungsprozess informieren und Statistiken über ihre Teammitglieder abrufen können. „Mein Team“ führt Manager zu ihrem Team und zum Lernen ihrer Teams.

Die Ergebnisse

Das LMS von Etex war von unschätzbarem Wert sowohl für das tägliche Lernen als auch während der COVID-19-Abriegelung in Großbritannien.

Durch die Anpassung von Totara Learn als Kommunikationskanal zusätzlich zu einem Lernkanal konnten die Mitarbeiter während des Lockdowns miteinander und mit ihrem Arbeitgeber in Verbindung bleiben und erhielten in einer schwierigen Zeit direkten Zugang zu wichtigen Informationen und Updates. Dies führte zu einem unglaublichen Anstieg der Nutzung des Systems um 284%, wobei sich die Zahl der Kursabschlüsse während der Abriegelung in Großbritannien mehr als verdoppelte, da die beurlaubten Mitarbeiter nach Möglichkeiten suchten, sich weiter mit ihrer Arbeit zu beschäftigen.

Im Rahmen der normalen Nutzung können Betriebsleiter die Einhaltung der Vorschriften in ihren Betrieben anhand grafischer Kreisdiagramme verfolgen. Der Zugriff auf die RAG-Berichte hilft den Managern auch dabei, die Verantwortung für das Lernen ihres Teams und die Einhaltung der EHS-Richtlinien in ihrem Werk insgesamt zu übernehmen.