East Lancashire Hospitals proporciona informes a nivel de CQC dentro del NHS utilizando Totara

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

East Lancashire Hospitals NHS Trust (ELHT) se fundó en 2003 y es una gran organización integrada de asistencia sanitaria que presta asistencia secundaria aguda de alta calidad a los habitantes de East Lancashire y Blackburn with Darwen.

La Fundación emplea a más de 8.000 empleadosalgunos de ellos galardonados y reconocidos internacionalmente por su trabajo y sus logros. Tratan a más de 700.000 pacientes al año, desde las urgencias más graves hasta operaciones y procedimientos programados. Sus servicios sanitarios de alta calidad se ofrecen en cinco centros hospitalarios y varios centros comunitarios.

El desafío

Antes de utilizar Totara, la formación obligatoria se realizaba mediante un cuaderno de ejercicios y un DVD. Completarlo podía llevar más de un día, e incluía temas que no eran relevantes para las funciones de cada uno. Además, la única forma de comprobar si un miembro del personal había completado la formación consistía en que cada uno de ellos enviara un resguardo al Equipo de Administración de Aprendizaje y Desarrollo para que lo cargaran en el sistema heredado.

Los números no siempre podían confirmarse, ya que a veces los recibos se “perdían” o no se devolvían.

Además, el ELHT había suscrito el uso del Marco de Formación de Competencias Básicas Obligatorias del NHS, que se puso en marcha en 2013. La Fundación necesitaba una forma de garantizar que el personal recibiera una formación de alto nivel y de reducir la duplicación de la formación.

Además, la Fundación necesitaba un método para captar las necesidades de formación de los nuevos empleados y proporcionar un proceso de iniciación en línea.

La solución

Tras un proceso de contratación, los Hospitales de East Lancashire contrataron a Think Learning Solutions para que les proporcionara Totara Learn, con el fin de que pudieran establecer la Formación de Competencias Básicas (CST) del NHS para facilitar a su personal la realización de la formación obligatoria y reglamentaria y proporcionar informes precisos para cumplir los requisitos de auditoría interna y externa.

En colaboración con los expertos en la materia del Trust, se acordó que el personal completara cada módulo del Marco de Competencias Básicas, lo que, para un gran Trust del NHS con aproximadamente 8.500 empleados, llevaba cierto tiempo.

Una vez recopilada la información sobre quién necesitaba completar qué formación y a qué nivel, se crearon Audiencias en Totara Learn con la ayuda de Think Learning, y se asignaron a las Certificaciones y Programas recién creados. El resultado fue que el personal tuvo una visibilidad clara de la formación que debía completar en el nivel adecuado para su función.

Al mismo tiempo, la Fundación decidió poner en marcha la mayor cantidad posible de aprendizaje electrónico que permitiera al personal completar la mayor parte de su formación “obligatoria” en línea. La fundación creó contenidos locales en su propia empresa, y los utilizó junto con algunos módulos de los contenidos AICC centralizados de e-Learning for Healthcare (eLfH) del NHS (que pueden configurarse fácilmente en Totara Learn).

A su vez, esto significaba que el personal podía actualizar su formación cuando más le convenía, en lugar de hacerlo todo al mismo tiempo, o atiborrarla entre turnos, o asistir a largas sesiones en el aula. Esto ha dado lugar a que el personal dedique menos tiempo a completar la formación básica, la complete cuando le resulte conveniente y, por tanto, pueda aumentar el cumplimiento general.

Ganar-ganar

Tras desarrollar internamente la mayor parte del contenido de aprendizaje electrónico y trabajar con Think Learning para completar la configuración de las Audiencias, los Programas y las Certificaciones, se acordó que la Fundación lanzaría el programa CST el 1 de abril de 2016.

Resultados

Desde abril de 2016, la Fundación puede elaborar informes de cumplimiento en tiempo real a partir de Totara Learn, que informan mensualmente al Consejo de la Fundación de los porcentajes de cumplimiento/incumplimiento de toda la formación “obligatoria” (ahora denominada CST); antes de esto, la Fundación no podía elaborar informes de cumplimiento fácilmente y en tiempo real.

Los informes están ahora a disposición de todo el personal. Originalmente sólo se enviaban a los directores, pero ahora el personal y los directores pueden ejecutar sus propios informes “en tiempo real” en cuestión de segundos para ver qué personal cumple y cuál no. Los directores pueden ver informes detallados fila por fila de cada empleado, acceder a informes de porcentajes agregados y a informes gráficos RAG codificados por colores.

Una de las mejores cosas de Totara Learn es que envía recordatorios al personal 90, 60 y 30 días antes de que venza una Certificación, y de nuevo si no la completan y se retrasan. Antes, el personal no tenía estos recordatorios y era fácil que se olvidara de completar su formación. Los jefes también reciben copia de estas notificaciones para que estén plenamente informados. El personal dice que ésta es una de las grandes ventajas que tienen ahora.

Recientemente, la Care Quality Commission (CQC) auditó al Trust y comprobó lo útil que resultaba Totara Learn para demostrar el cumplimiento; solicitaron varios informes del sistema y el Equipo del Sistema Educativo pudo proporcionárselos en cuestión de minutos, ¡algunos en cuestión de segundos!

Por primera vez, la Fundación pudo mostrar a la CQC exactamente lo que quería ver en relación con los datos de formación, y la CQC consideró que esto era una prueba de la progresión de la Fundación en la formación básica.

Prueba de que Totara Learn era capaz de proporcionar lo que exige el CQC.

Incorporación

Totara contribuye enormemente a la formación semanal de la empresa, ya que ahora la formación exige que, cuando los nuevos empleados entren en las salas y departamentos, cumplan con toda la formación obligatoria y obligatoria, y con mucha más formación “esencial para el puesto” que antes, lo que mejora la seguridad de los pacientes.

El Equipo del Sistema Educativo, que administra Totara Learn, proporciona a todos los nuevos empleados del Trust su nombre de usuario y contraseña antes del segundo día de la Inducción Corporativa del Personal, para garantizar que todo el personal nuevo tenga acceso a Totara y pueda completar la formación. El Equipo Corporativo de Inducción del Personal proporciona la instrucción y el apoyo necesarios para que puedan completar lo que se requiere de forma sencilla y fácil.

Totara Learn ha cambiado realmente la forma en que el personal de East Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust realiza gran parte de su formación. Su opinión es que les resulta mucho más fácil completarla y que ya no es necesario que sea una formación de un día entero, que no era interesante ni agradable.

En el último año, más del 92% [10.434] del personal de los Hospitales de East Lancashire se ha conectado a Totara para completar su aprendizaje, actualizar su DPC y realizar sus evaluaciones. En los últimos 3 meses, casi 8.000 usuarios han iniciado sesión, lo que demuestra que el personal accede con frecuencia al Centro de Aprendizaje basado en Totara como “ventanilla única” para su aprendizaje formal y autodesarrollo.

«Totara ha ayudado enormemente a la Fundación a poner en marcha un programa de formación obligatoria revisado en forma de Formación en Competencias Básicas.

Además de que el sistema aloja módulos de formación electrónica sobre competencias básicas y recursos de aprendizaje esenciales para el puesto, ahora el personal puede acceder a su “formación obligatoria”, que les proporciona una lista personalizada de los módulos de formación sobre competencias básicas que deben completar, con el nivel y la fecha de vencimiento correctos y, lo que es más importante para el personal, les envía notificaciones para ayudarles a recordar que deben completar los módulos a su debido tiempo.

Además, con nuestros nuevos informes de cumplimiento de la Formación en Competencias Básicas y los recordatorios de Formación en Competencias Básicas incorporados para el personal y sus superiores jerárquicos, el cumplimiento ha mejorado significativamente en los últimos 12 meses.

En resumen, la Formación de Competencias Básicas en el sistema Totara apoya la visión del Trust de proporcionar una atención segura, personal y eficaz a todos los pacientes, familiares y personal».