East Lancashire Hospitals erstellt mit Totara Berichte auf CQC-Ebene innerhalb des NHS

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Der East Lancashire Hospitals NHS Trust (ELHT) wurde 2003 gegründet und ist eine große integrierte Gesundheitsorganisation, die eine hochwertige akute Sekundärversorgung für die Menschen in East Lancashire und Blackburn with Darwen bietet.

Der Trust beschäftigt über 8.000 MitarbeiterEinige von ihnen sind preisgekrönt und international für ihre Arbeit und Leistungen bekannt. Sie behandeln jährlich über 700.000 Patienten, von schwersten Notfällen bis hin zu geplanten Operationen und Eingriffen. Die qualitativ hochwertigen Gesundheitsdienstleistungen werden an fünf Krankenhausstandorten und an verschiedenen Gemeinschaftsstandorten angeboten.

Die Herausforderung

Bevor wir Totara einsetzten, wurden die obligatorischen Schulungen mit einem Arbeitsbuch und einer DVD durchgeführt. Dies konnte einen ganzen Tag in Anspruch nehmen und umfasste Themen, die nicht für alle Mitarbeiter relevant waren. Die einzige Möglichkeit zu überprüfen, ob ein Mitarbeiter die Schulung absolviert hatte, bestand darin, dass jeder einzelne Mitarbeiter einen Beleg an das Learning & Development Administration Team schickte, der dann in das Altsystem hochgeladen wurde.

Die Zahlen konnten nicht immer bestätigt werden, da die Belege manchmal „verloren“ gingen oder gar nicht zurückgeschickt wurden.

Darüber hinaus hatte sich ELHT für die Nutzung des NHS Statutory/Mandatory Core Skills Training Framework entschieden, das 2013 eingeführt wurde. Der Trust brauchte eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auf einem hohen Niveau geschult wurden und um doppelte Schulungen zu vermeiden.

Darüber hinaus benötigte der Trust eine Methode, um den Schulungsbedarf von Neueinsteigern zu erfassen und einen Online-Einführungsprozess anzubieten.

Die Lösung

Im Anschluss an ein Ausschreibungsverfahren beauftragte das East Lancashire Hospitals Think Learning Solutions mit der Bereitstellung von Totara Learn, um das NHS Core Skills Training (CST) einzurichten, das es den Mitarbeitern erleichtert, obligatorische und gesetzlich vorgeschriebene Schulungen zu absolvieren und genaue Berichte zu erstellen, um die Anforderungen interner und externer Prüfungen zu erfüllen.

In Zusammenarbeit mit den Fachexperten des Trusts wurde vereinbart, dass die Mitarbeiter jedes Modul des Core Skills Framework absolvieren sollten, was bei einem großen NHS Trust mit etwa 8.500 Mitarbeitern einige Zeit in Anspruch nahm.

Nachdem die Informationen darüber zusammengetragen worden waren, wer welche Schulungen auf welchem Niveau absolvieren musste, wurden mit Unterstützung von Think Learning in Totara Learn Zielgruppen erstellt, die den neu erstellten Zertifizierungen und Programmen zugewiesen wurden. Auf diese Weise hatten die Mitarbeiter einen klaren Überblick darüber, welche Schulungen sie auf dem richtigen Niveau für ihre jeweilige Rolle absolvieren mussten.

Gleichzeitig beschloss der Trust, so viel e-Learning wie möglich einzuführen, damit die Mitarbeiter die meisten ihrer „obligatorischen“ Schulungen online absolvieren können. Der Trust erstellte intern lokale Inhalte und nutzte diese zusammen mit einigen Modulen aus dem zentralisierten e-Learning for Healthcare (eLfH) AICC-Inhalt des NHS (der in Totara Learn einfach eingerichtet werden kann).

Das wiederum bedeutete, dass die Mitarbeiter ihre Schulungen dann aktualisieren konnten, wenn es für sie am günstigsten war, anstatt sie alle gleichzeitig zu absolvieren oder sie zwischen den Schichten zu pauken oder an langwierigen Schulungen teilzunehmen. Dies hat dazu geführt, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für die Kernschulungen aufwenden müssen, sie dann absolvieren, wenn es ihnen am besten passt, und so die Einhaltung der Vorschriften insgesamt verbessern können.

Win-Win

Nachdem der Großteil der e-Learning-Inhalte intern entwickelt wurde und Think Learning die Einrichtung der Zielgruppen, Programme und Zertifizierungen abgeschlossen hatte, wurde vereinbart, dass der Trust das CST-Programm am 1. April 2016 starten würde.

Die Ergebnisse

Seit April 2016 ist der Trust in der Lage, mit Totara Learn Berichte über die Einhaltung der Vorschriften in Echtzeit zu erstellen, die den Trust-Vorstand jeden Monat über die prozentuale Einhaltung bzw. Nichteinhaltung aller „obligatorischen“ Schulungen (jetzt als CST bekannt) informieren. Vorher konnte der Trust keine Berichte über die Einhaltung der Vorschriften einfach und in Echtzeit erstellen.

Berichte sind jetzt für alle Mitarbeiter verfügbar. Ursprünglich wurden diese nur an die Manager geschickt, aber jetzt können Mitarbeiter und Manager in Sekundenschnelle ihre eigenen „Echtzeit“-Berichte erstellen, um zu sehen, welche Mitarbeiter die Vorschriften einhalten und welche nicht. Manager können detaillierte Berichte Zeile für Zeile für einzelne Mitarbeiter einsehen, haben Zugriff auf aggregierte Prozentberichte und farbcodierte grafische RAG-Berichte.

Eines der besten Merkmale von Totara Learn ist, dass es 90, 60 und 30 Tage vor Fälligkeit einer Zertifizierung Erinnerungen an die Mitarbeiter sendet und erneut, wenn sie diese nicht abschließen und überfällig werden. Zuvor gab es diese Aufforderungen nicht, so dass die Mitarbeiter leicht vergessen konnten, ihre Schulungen zu absolvieren. Auch die Manager werden in diese Benachrichtigungen einbezogen, so dass sie über alles informiert sind. Die Mitarbeiter sagen, dass dies einer der großen Vorteile ist, die sie jetzt haben.

Der Trust wurde kürzlich von der Care Quality Commission (CQC) geprüft, die feststellte, wie nützlich Totara Learn für den Nachweis der Einhaltung der Vorschriften ist. Sie forderten mehrere Berichte aus dem System an, und das Education System Team konnte sie innerhalb von Minuten, einige sogar innerhalb von Sekunden, liefern!

Zum ersten Mal war der Trust in der Lage, der CQC genau das zu zeigen, was sie in Bezug auf die Ausbildungsdaten sehen wollte. Die CQC war der Ansicht, dass dies ein Beweis für die Fortschritte des Trusts bei der Grundausbildung war.

Ein Beweis dafür, dass Totara Learn in der Lage war, die Anforderungen des CQC zu erfüllen.

Onboarding

Totara ist eine große Hilfe bei der wöchentlichen Einweisung in das Unternehmen. Denn bei der Einweisung wird nun verlangt, dass neue Mitarbeiter, wenn sie auf die Stationen und Abteilungen kommen, alle gesetzlich vorgeschriebenen und obligatorischen Schulungen absolvieren und viel mehr als je zuvor die für ihre Rolle erforderlichen Schulungen absolvieren.

Das Education System Team, das Totara Learn verwaltet, stellt allen neuen Mitarbeitern des Trusts bis zum 2. Tag der Personaleinführung ihren Benutzernamen und ihr Passwort zur Verfügung, um sicherzustellen, dass alle neuen Mitarbeiter Zugang zu Totara haben, damit sie die Schulung absolvieren können. Das Corporate Staff Induction Team gibt ihnen die nötigen Anweisungen und unterstützt sie dabei, die erforderlichen Schritte einfach und problemlos durchzuführen.

Totara Learn hat die Art und Weise, wie die Mitarbeiter des East Lancashire Teaching Hospitals NHS Trust einen großen Teil ihrer Ausbildung absolvieren, wirklich verändert. Sie sagen, dass es für sie viel einfacher ist, die Kurse zu absolvieren, und dass sie nicht mehr einen ganzen Tag lang geschult werden müssen, was weder interessant noch unterhaltsam ist.

Bei den East Lancashire Hospitals haben sich im letzten Jahr über 92% [10.434] der Mitarbeiter in Totara eingeloggt, um sich weiterzubilden, ihre Fortbildung zu aktualisieren und ihre Beurteilungen zu vervollständigen. In den letzten 3 Monaten haben sich fast 8.000 Benutzer eingeloggt, was beweist, dass die Mitarbeiter das Totara-basierte Lernzentrum häufig als „One-Stop-Shop“ für ihr formales Lernen und ihre Selbstentfaltung nutzen.

„Totara hat den Trust bei der Einführung eines überarbeiteten, obligatorischen Schulungsprogramms in Form von Core Skills Training sehr unterstützt.

Das System enthält nicht nur die e-Learning-Module für die Kernkompetenzen und die Lernressourcen „Essential to Role“, sondern die Mitarbeiter können jetzt auch auf ihre „Required Learning“ zugreifen, die ihnen eine personalisierte Liste der Module für die Kernkompetenzen liefert, die sie mit dem richtigen Niveau und Fälligkeitsdatum absolvieren müssen.

Mit unseren neuen Berichten über die Einhaltung der Kernkompetenzen und den eingebauten Erinnerungen an die Kernkompetenzen für Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten hat sich die Einhaltung in den letzten 12 Monaten deutlich verbessert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Core Skills Training auf dem Totara-System die Vision des Trusts unterstützt, allen Patienten, Familien und Mitarbeitern eine sichere, persönliche und effektive Pflege zu bieten“.