Automatización de los datos de RRHH en Totara, integración con PowerBi y el NHS ESR

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

El UCLH (University College London Hospitals NHS Foundation Trust), situado en el corazón de Londres, es uno de los mayores trusts del NHS en el Reino Unido y presta servicios agudos y especializados de primera clase.

Nuestra misión es ofrecer una atención al paciente de máxima calidad, una educación excelente y una investigación de primer orden.

En colaboración con el University College London (UCL), somos uno de los cinco centros de investigación biomédica más completos del país. Somos miembros de UCL Partners, que reúne a algunos de los centros de investigación médica y hospitales de renombre mundial del Reino Unido.

El desafío

El UCLH se enfrentó al reto de mantener actualizados los datos de los usuarios en Totara sincronizándolos con el ESR del NHS. Esta sincronización garantiza la exactitud de los datos en Power BI, que refleja diariamente el cumplimiento de la formación obligatoria del CSTF.

El proceso implicaba extraer manualmente del ESR del NHS los registros de 16.000 empleados. Posteriormente, fue necesario realizar una limpieza exhaustiva de los datos, formatearlos y cargarlos manualmente en Totara, lo que suponía un alto riesgo de errores debidos a la intervención humana.

Reconociendo la necesidad de soluciones más ágiles, el UCLH trató de integrar Totara con otros sistemas internos. El objetivo era automatizar el proceso de sincronización, reducir la intervención manual y mejorar la precisión de los datos.

Al implantar un sistema integrado, el UCLH garantiza un flujo de datos sin fisuras entre ESR y Totara, lo que facilita la actualización en tiempo real de los datos del personal y permite elaborar informes precisos sobre el cumplimiento de la formación del CSTF. Esta iniciativa estratégica no sólo mitiga el riesgo de error, sino que también optimiza la eficacia operativa.

La solución

La colaboración con el equipo de Workforce Intelligence permitió elaborar un informe SQL diario que, combinado con otras fuentes de datos internas, facilita la automatización completa de los procesos de limpieza de datos.

Este enfoque garantiza que los registros sean lo más precisos posible, con perfiles de usuario vinculados a Totara Audiences para reflejar plenamente la formación asignada basada en el Marco de Formación de Competencias Básicas (CSTF), un requisito obligatorio en todo el SNS.

Para automatizar la carga del informe en Totara, UCLH se asoció con Think Learning e implementó su plugin de importación automatizada de RRHH. Esta integración permitió una transferencia de datos perfecta cada día, garantizando que los perfiles del personal en Totara se actualizaran continuamente con la información más reciente y precisa de ESR.

Esta implementación elimina la necesidad de intervención humana, minimizando así los errores de introducción de datos y garantizando la precisión. Al eliminar la introducción y corrección manual de datos, se mejoró significativamente la integridad de los mismos. Esto también garantizó que los extractos enlazaran directamente con las fuentes de la confianza, manteniendo la alineación con la estructura y las jerarquías de la confianza.

Proporcionando así una base fiable para la toma de decisiones y la supervisión del cumplimiento.
Aprovechando los informes, el UCLH podría generar con confianza datos que reflejen con precisión la jerarquía organizativa, facilitando la toma de decisiones informadas a todos los niveles de la organización en relación con la formación y la educación.

Además, el UCLH implantó la interfaz automatizada bidireccional ESR de Think, desarrollada directamente con el NHS de Inglaterra, que permite transferir los registros CSTF (Formación Obligatoria) del personal que ya había alcanzado la conformidad en otras organizaciones del NHS. Esto mejora aún más la precisión y la exhaustividad de los registros de formación del personal en Totara y garantiza que, por ejemplo, el personal médico que haya obtenido la conformidad de otros Trusts del NHS pueda desempeñar sus funciones sin tener que repetir la formación de conformidad, lo que aumenta el tiempo dedicado a los pacientes.

Al aprovechar las soluciones integradas, UCLH puede exportar datos de una base de datos PostGreSQL Replica que se ejecuta junto con Totara al sistema de informes de datos Power BI. Esto permite a los altos directivos de toda la organización acceder a datos precisos y en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones informadas y garantiza el cumplimiento eficaz de los requisitos normativos.

Resultados

La implantación ha tenido un éxito notable para el UCLH. Totara se mantiene ahora diariamente con datos precisos de los usuarios, incluidos los requisitos de formación CSTF asignados con precisión y alineados con las funciones. Los gestores se benefician de una descripción precisa de sus equipos, lo que facilita la asignación eficaz de recursos.

La automatización permite la creación diaria de nuevas cuentas de usuario facilitando procesos de incorporación que se adelantan seis semanas a las fechas de inicio, mejorando la eficacia y reduciendo la carga administrativa.

La posibilidad de exportar la formación cumplimiento a Power BI permite a los responsables de la toma de decisiones disponer de información práctica. La visibilidad en tiempo real del cumplimiento de la formación permite intervenciones proactivas y garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos.

La implantación satisfactoria de estos procesos mejora significativamente la precisión de los datos, la eficacia operativa y la capacidad de toma de decisiones.

El establecimiento de una fuente de datos combinada permitió la inclusión de identificadores únicos clave que facilitan la conciliación de los usuarios con los datos centrales de RRHH. Esta capacidad permite la portabilidad sin fisuras de los datos de formación antes de las fechas de inicio de los nuevos empleados, lo que mejora el proceso de incorporación y garantiza una transición más fluida para los nuevos empleados.

Esta integración fue especialmente beneficiosa para los grupos de personal médico y dental, ya que a menudo rotan por el NHS. Al reconciliar a los usuarios con ESR, el UCLH se asegura de que este personal no tenga que repetir la formación que ya ha recibido. De este modo se abordó un reto importante, la racionalización de los procesos de incorporación del personal médico y dental, mejorando en última instancia las experiencias y reduciendo las cargas administrativas.

La implantación de procesos automatizados ha supuesto un importante ahorro de tiempo y una mayor eficacia operativa:

Reducción del tiempo de administración: La automatización ha eliminado enormemente la necesidad de introducir datos manualmente y las tareas de conciliación. Esto ha liberado recursos administrativos, permitiendo al personal centrarse en iniciativas más estratégicas.
Eliminación de la formación redundante: Los nuevos empleados que han completado la formación en otras organizaciones del SNS ya no necesitan repetir la formación que han completado con la frecuencia requerida. Esto garantiza una incorporación más eficaz y evita duplicaciones innecesarias.

Informes de cumplimiento mejorados: Con la automatización de los datos de cumplimiento exportados a Power BI que permite la creación de cuadros de mando de informes en vivo, se ahorra tiempo y también proporciona una visión en tiempo real de los datos de cumplimiento, con una toma de decisiones más informada e intervenciones proactivas.

En general, estas mejoras demuestran el impacto transformador de la automatización en la eficiencia operativa y la gestión del cumplimiento en el UCLH.