Automatisierung von HR-Daten in Totara, Integration mit PowerBi und dem NHS ESR

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Das UCLH (University College London Hospitals NHS Foundation Trust) im Herzen Londons ist einer der größten NHS-Trusts im Vereinigten Königreich und bietet erstklassige Akut- und Spezialdienste.

Unser Ziel ist es, eine erstklassige Patientenversorgung, exzellente Ausbildung und Forschung von Weltrang zu bieten.

In Partnerschaft mit dem University College London (UCL) sind wir eines der fünf umfassenden biomedizinischen Forschungszentren des Landes. Wir sind Mitglied von UCL Partners, einem Zusammenschluss einiger der weltbekannten medizinischen Forschungszentren und Krankenhäuser in Großbritannien.

Die Herausforderung

Das UCLH stand vor der Herausforderung, aktuelle Benutzerdaten in Totara zu halten, indem sie mit dem NHS ESR synchronisiert werden. Diese Synchronisierung gewährleistet genaue Daten in Power BI, die täglich die Einhaltung der CSTF-Schulungspflicht widerspiegeln.

Der Prozess umfasste die manuelle Extraktion von Datensätzen aus dem NHS ESR für 16.000 Mitarbeiter. Anschließend waren umfangreiche Datenbereinigungen, Formatierungen und manuelle Uploads in Totara erforderlich, was ein hohes Risiko von Fehlern durch menschliche Eingriffe mit sich brachte.

Das UCLH erkannte den Bedarf an schlankeren Lösungen und versuchte, Totara in andere interne Systeme zu integrieren. Dadurch sollte der Synchronisierungsprozess automatisiert, manuelle Eingriffe reduziert und die Datengenauigkeit verbessert werden.

Durch die Implementierung eines integrierten Systems stellt das UCLH einen nahtlosen Datenfluss zwischen ESR und Totara sicher, was die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten in Echtzeit erleichtert und eine genaue Berichterstattung über die Einhaltung der CSTF-Schulungen ermöglicht. Diese strategische Initiative mindert nicht nur das Fehlerrisiko, sondern optimiert auch die betriebliche Effizienz.

Die Lösung

Die Zusammenarbeit mit dem Workforce Intelligence Team ermöglichte einen täglichen SQL-Bericht, der in Kombination mit anderen internen Datenquellen die vollständige Automatisierung von Datenbereinigungsprozessen ermöglicht.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass die Datensätze so genau wie möglich bleiben, wobei die Benutzerprofile mit Totara Audiences verknüpft werden, um die zugewiesenen Schulungen auf der Grundlage des Core Skills Training Framework (CSTF), einer obligatorischen Anforderung im NHS, vollständig wiederzugeben.

Um das Hochladen des Berichts in Totara zu automatisieren, ging das UCLH eine Partnerschaft mit Think Learning ein und implementierte deren automatisches HR-Import-Plugin. Diese Integration ermöglichte einen nahtlosen Datentransfer und stellte sicher, dass die Personalprofile in Totara kontinuierlich mit den neuesten und genauen Informationen aus ESR aktualisiert wurden.

Durch diese Implementierung entfällt die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe, wodurch Fehler bei der Dateneingabe minimiert werden und die Genauigkeit gewährleistet ist. Durch den Wegfall der manuellen Dateneingabe und -korrektur wurde die Integrität der Daten erheblich verbessert. Dadurch wurde auch sichergestellt, dass die Auszüge direkt zu den Quellen des Trusts zurückverfolgt werden können, so dass eine Übereinstimmung mit der Struktur und den Hierarchien des Trusts gewährleistet ist.

So erhalten Sie eine zuverlässige Grundlage für die Entscheidungsfindung und die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften.
Durch die Nutzung der Berichterstattung kann UCLH zuverlässig Daten generieren, die die Organisationshierarchie genau widerspiegeln und so eine fundierte Entscheidungsfindung auf allen Ebenen der Organisation in Bezug auf die Aus- und Weiterbildung ermöglichen.

Darüber hinaus hat das UCLH die bidirektionale automatisierte ESR-Schnittstelle von Think implementiert, die direkt mit NHS England entwickelt wurde und die Übertragung von CSTF-Datensätzen (obligatorische Schulungen) für Mitarbeiter ermöglicht, die bereits in anderen NHS-Organisationen die Anforderungen erfüllt haben. Dadurch wird die Genauigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen über die Mitarbeiterschulung in Totara weiter verbessert und sichergestellt, dass z. B. medizinisches Personal, das die Anforderungen in anderen NHS Trusts erfüllt hat, seinen Pflichten nachkommen kann, ohne die Schulung wiederholen zu müssen, was die Zeit, die es mit den Patienten verbringt, verlängert.

Durch den Einsatz integrierter Lösungen ist UCLH in der Lage, Daten aus einer PostGreSQL Replica-Datenbank, die parallel zu Totara läuft, in das Datenberichtssystem Power BI zu exportieren. Dies ermöglicht den leitenden Managern in der gesamten Organisation den Zugriff auf aktuelle, genaue Daten, die eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen und sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen effektiv erfüllt werden.

Die Ergebnisse

Die Implementierung war für das UCLH ein bemerkenswerter Erfolg. Totara wird jetzt täglich mit genauen Benutzerdaten gepflegt, einschließlich genau zugewiesener CSTF-Schulungsanforderungen, die auf die Rollen abgestimmt sind. Die Manager profitieren von einer genauen Darstellung ihrer Teams, was eine effektive Ressourcenzuweisung erleichtert.

Automatisierung ermöglicht die tägliche Erstellung neuer Benutzerkonten und erleichtert Onboarding-Prozesse die sechs Wochen vor dem Starttermin liegen, was die Effizienz erhöht und den Verwaltungsaufwand verringert.

Die Möglichkeit, Schulungen zu exportieren Compliance Daten täglich in Power BI zu exportieren, ermöglicht Entscheidungsträgern verwertbare Erkenntnisse. Der Echtzeiteinblick in die Einhaltung von Schulungsvorschriften ermöglicht proaktive Maßnahmen und stellt sicher, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Die erfolgreiche Implementierung dieser Prozesse verbessert die Datengenauigkeit, die betriebliche Effizienz und die Entscheidungsfähigkeit erheblich.

Die Einrichtung einer kombinierten Datenquelle ermöglichte die Aufnahme wichtiger eindeutiger Identifikatoren, die den Abgleich der Benutzer mit den zentralen HR-Daten erleichtern. Diese Fähigkeit unterstützt die nahtlose Übertragbarkeit von Schulungsdaten vor dem Starttermin neuer Mitarbeiter und verbessert den Onboarding-Prozess, um einen reibungsloseren Übergang für neue Mitarbeiter zu gewährleisten.

Diese Integration war besonders für medizinische und zahnmedizinische Mitarbeiter von Vorteil, da diese häufig innerhalb des NHS wechseln. Durch den Abgleich der Benutzer mit ESR stellt UCLH sicher, dass diese Mitarbeiter keine Schulungen wiederholen müssen, die sie bereits absolviert haben. Dies war eine große Herausforderung bei der Rationalisierung der Onboarding-Prozesse für medizinisches und zahnmedizinisches Personal, was letztendlich die Erfahrungen verbessert und den Verwaltungsaufwand reduziert.

Die Einführung automatisierter Prozesse hat zu einer erheblichen Zeitersparnis und betrieblichen Effizienz geführt:

Geringerer Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und des Abgleichs. Dadurch wurden Verwaltungsressourcen freigesetzt, so dass sich die Mitarbeiter auf strategischere Initiativen konzentrieren können.
Redundante Schulungen entfallen: Neue Mitarbeiter, die ihre Ausbildung bei anderen NHS-Organisationen absolviert haben, müssen die bereits absolvierten Schulungen nicht mehr in der erforderlichen Häufigkeit wiederholen. Dies gewährleistet eine effizientere Einarbeitung und vermeidet unnötige Doppelarbeit.

Verbesserte Compliance-Berichterstattung: Mit der Automatisierung werden Compliance-Daten in Power BI exportiert, was die Erstellung von Live-Berichts-Dashboards ermöglicht. Das spart Zeit und bietet zudem Echtzeit-Einblicke in Compliance-Daten, die eine fundiertere Entscheidungsfindung und proaktive Interventionen ermöglichen.

Insgesamt zeigen diese Verbesserungen die transformative Wirkung der Automatisierung auf die betriebliche Effizienz und das Compliance-Management am UCLH.