Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern sind in einer städtischen Organisation eine Herausforderung. Die Tätigkeiten der einzelnen Abteilungen sind völlig unterschiedlich. Gleichzeitig ist es für alle Mitarbeiter wichtig, ein Gefühl der Gemeinschaft zu haben – dass sie ein wichtiger Teil von etwas Größerem sind.
Um erfolgreich zu sein, ist eine klare und gemeinsame Struktur für den Dialog, die Ziele und das Follow-up erforderlich. Aleido wurde damit beauftragt, diese für die Gemeinde Huddinge zu schaffen, indem das Leistungsmanagementsystem Totara Perform implementiert und angepasst wurde .
Die Herausforderung
Wir mussten unsere Mitarbeitergespräche digitalisieren, weil wir keine gute Möglichkeit hatten, die Dokumentation aufzubewahren. Für die Manager war es kompliziert, den Überblick darüber zu behalten, worüber sie zuvor mit den Mitarbeitern gesprochen hatten
sagt Torunn Svensson Hällqvist, Personalstrategin der Gemeinde Huddinge.
Gemeinsam mit Torunn haben die Experten von Aleidos einen Vorschlag für eine maßgeschneiderte Struktur in Totara Perform für die Gemeinde Huddinge erstellt. Er basierte auf den Vorlagen von Huddinge für die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter und wurde so angepasst, dass er mit der aktuellen Forschung über Zielsetzung und Nachverfolgung übereinstimmt.
Wir haben zehn politische Ziele in der Stadtverwaltung. Damit sich jeder Einzelne motiviert fühlt, müssen sowohl die Ziele der Abteilungen als auch die eigenen Ziele des Einzelnen mit den politischen Zielen verknüpft sein. Wenn jedem Mitarbeiter klar ist, dass er zu einem höheren Ziel beiträgt, ist es für ihn einfacher, Sinn und Motivation in seiner Arbeit zu spüren. Diese Lösung war möglich, weil Totara Perform so individuell anpassbar ist. – Torunn Svensson Hällqvist, Personalstrategin bei der Gemeinde Huddinge.
Die Lösung: Check-ins bei Bedarf
Heute führen alle Mitarbeiter der Kommune Huddinge ein jährliches Leistungsgespräch mit ihrem Vorgesetzten. Gleichzeitig hat die Forschung gezeigt, dass eine häufigere Nachverfolgung notwendig ist, damit sich die Mitarbeiter bei der Arbeit motiviert fühlen. Daher wurde in Totara Perform eine maßgeschneiderte Struktur für die Zielverfolgung geschaffen, was bedeutet, dass ein größerer Teil der Verantwortung für die Nachverfolgung auf den Einzelnen entfällt.
Jetzt kann jeder Mitarbeiter sehen, wie er in Bezug auf die Ziele abschneidet, die er zusammen mit seinem Manager festgelegt hat. Für den Manager ist das System eine Erleichterung, denn er kann die Fortschritte jedes Mitarbeiters verfolgen. Auf diese Weise kann die jährliche Überprüfung durch kürzere Überprüfungen ergänzt werden, wenn entweder der Manager oder der Mitarbeiter dies für notwendig hält.
, sagt Torunn Svensson Hällqvist.
Maßgeschneidert auf ihre Bedürfnisse
Auch die Vorbereitung der jährlichen Beurteilungen fällt den Managern leicht, denn alles, was in der Vergangenheit gesagt wurde, ist leicht zu finden. Das System bietet auch einen klaren Überblick darüber, wer wen verwaltet, Statistiken, Fortschritte und vieles mehr. Dies sind Elemente, die zusammengenommen Zeit sparen und einen qualitativen Beitrag zur Organisation leisten.
“Sowohl Totara Perform als auch Totara Learn, das die Gemeinde Huddinge schon früher verwendet hat, sind Plugin-basierte Systeme. Das bedeutet, dass wir als Totara-Partner fast alles tun können, was der Kunde wünscht.”
Jonas Faxerin Barkman, Projektleiter bei Aleido.
Das Ergebnis
Die Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter der Gemeinde Huddinge in Totara Perform begann Anfang 2022 mit einer Testgruppe. Nach dem Dialog mit den Teilnehmern wurden einige kleinere Anpassungen vorgenommen, bevor das System für die über 7.000 Mitarbeiter der Kommune geöffnet wurde. Die Resonanz war sehr positiv – unter anderem haben die Mitarbeiter berichtet, dass die Manager als gut vorbereitet wahrgenommen werden.
Wir haben viel positives Feedback erhalten, insbesondere von unseren Managern. Das Team von Aleido hat uns bei diesem Veränderungsprozess fantastisch unterstützt. Wenn ich Fragen hatte oder mir etwas Sorgen machte, bekam ich schnell eine Antwort, und das war entscheidend dafür, dass wir den Mut hatten, dies umzusetzen.
, sagt Torunn.
Ihr Totara Partner hat mit beigetragen:
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Totara Perform – Installation und Schulung zu den Möglichkeiten des Systems.
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Anpassungen – Maßgeschneiderte Lösungen in Totara Perform, um sicherzustellen, dass das System den Bedürfnissen und Wünschen der Gemeinde Huddinge entspricht.
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Beratung – Als Partner hat Aleido während des gesamten Prozesses kontinuierlich Beratung, Workshops und Unterstützung angeboten.
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