Umgestaltung von Lernen und Entwicklung bei der Polizei von Surrey und Sussex mit Totara

Die Polizei von Surrey und Sussex sind zwei benachbarte Polizeikräfte im Südosten Englands, die für die Aufrechterhaltung von Recht und Ordnung in ihren jeweiligen Bezirken zuständig sind. Die beiden Polizeikräfte bleiben zwar getrennte Einheiten, arbeiten aber bei mehreren wichtigen operativen und administrativen Aufgaben zusammen, einschließlich Lernen und Entwicklung, um die Effizienz und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen zu verbessern.

Die Polizeiarbeit in einem geografisch vielfältigen Gebiet – darunter städtische Zentren, ländliche Gemeinden, große Verkehrsknotenpunkte und Küstenregionen – erfordert flexible und gut ausgebildete Mitarbeiter. Die Beamten und Mitarbeiter müssen darauf vorbereitet sein, ein breites Spektrum an Vorfällen zu bewältigen, von routinemäßigen polizeilichen Aufgaben bis hin zu komplexen strafrechtlichen Ermittlungen und großen öffentlichen Veranstaltungen.

Die Polizei von Surrey und Sussex verfügt über ca. 11.000 Beamte und Mitarbeiter und erbringt wichtige Dienstleistungen, wie z.B. Polizeiarbeit an vorderster Front, spezialisierte Kriminalitätsermittlung, Terrorismusbekämpfung, Schutz der Öffentlichkeit und Bearbeitung von Notrufen. Angesichts der Bandbreite dieser Aufgaben haben die Polizeikräfte eine Vielzahl von Lernenden, darunter Beamte an vorderster Front, Calltaker in der Leitstelle, spezialisierte Ermittlungsteams, Führungspersonal und Verwaltungsmitarbeiter. Jede Gruppe hat ihren eigenen Schulungsbedarf, der von der obligatorischen Entwicklung operativer Fähigkeiten bis hin zu Spezialkursen reicht, die auf die jeweilige Rolle zugeschnitten sind.

Übersicht

Die Polizei von Surrey und Sussex hat eine umfassende Umgestaltung ihrer Lern- und Entwicklungsprozesse (L&D) in Angriff genommen, um die Schulungseffizienz zu verbessern, die Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren und den Beamten und Mitarbeitern eine effektivere Schulungserfahrung zu bieten. Durch die Implementierung von Totara wird der Übergang von manuellen und uneinheitlichen Schulungssystemen zu einer einheitlichen, automatisierten und datengesteuerten Lernumgebung vollzogen. In dieser Fallstudie wird untersucht, wie Totara in Zusammenarbeit mit Think Learning die Polizei von Surrey und Sussex in die Lage versetzt hat, innovativ zu sein, Zeit zu sparen und die Lernergebnisse der gesamten Polizei zu verbessern.

Herausforderungen

Vor der Einführung von Totara stand die Polizei von Surrey und Sussex vor mehreren Herausforderungen:

• Getrennte Systeme: Die Ausbildung wurde über getrennte Systeme verwaltet, was zu Inkonsistenzen und Ineffizienz führte. Diese Systeme waren nicht integriert, so dass Beamte und Mitarbeiter mit mehreren Plattformen arbeiten mussten, was zu Verwirrung und Doppelarbeit führte.

• Handbuch Verwaltungsaufwand: Der Schulungsprozess war in hohem Maße von Tabellenkalkulationen, E-Mails und Kalendereinladungen abhängig, was ihn zeitaufwändig und anfällig für Fehler machte. Die Verwaltungsteams waren mit Aufgaben wie der manuellen Anmeldung von Beamten zu Kursen, der Nachverfolgung der Anwesenheit und dem Versand von Schulungsunterlagen per E-Mail belastet. Diese Ineffizienz reduzierte die Zeit, die für strategische Lern- und Entwicklungsinitiativen zur Verfügung stand.

• Begrenzte Verfolgung und Berichterstattung: Ohne ein zentralisiertes Lernmanagementsystem war es eine Herausforderung, die Absolvierung von Kursen und die Einhaltung von Vorschriften zu überwachen. Die Schulungsunterlagen waren zersplittert, so dass es schwierig war, nachzuvollziehen, welche Beamten die erforderlichen Kurse absolviert hatten, insbesondere diejenigen, die vom College of Policing vorgeschrieben waren. Dieser Mangel an Transparenz führte zu Verzögerungen bei der Berichterstattung und potenziellen Risiken bei der Einhaltung der Vorschriften.

• Komplexe Schulungsanforderungen: Die Polizeiausbildung ist stark strukturiert und besteht aus einer Mischung aus theoretischen und praktischen Komponenten. Beamte müssen obligatorische Schulungen zu Themen wie Ermittlungsverfahren, Schutz der Öffentlichkeit, Führungsqualitäten, fortgeschrittenes Fahren und Sicherheit der Beamten absolvieren. Viele dieser Kurse beinhalten persönliche Elemente, szenariobasiertes Lernen und Beurteilungen, was die digitale Transformation noch komplexer macht.

• Persönliches Training Anforderungen: Aufgrund der Natur der Polizeiarbeit erfordert ein Großteil der Ausbildung persönliche, praktische Sitzungen. Kurse wie Sicherheitstraining für Polizisten, Handschellentraining, Erste Hilfe und körperliches Eingreifen können nicht effektiv online durchgeführt werden. Ohne ein einheitliches System war es jedoch schwierig, diese persönlichen Schulungselemente neben dem Online-Lernen zu verfolgen und zu verwalten.

• Notwendigkeit eines Blended Learning-Ansatzes: Das Ausbildungsmodell der Polizei umfasst eine Kombination aus Präsenzunterricht, praktischem Training und Online-Materialien. Die Beamten müssen sich mit vorgelesenem Material beschäftigen, an Seminaren teilnehmen, Beurteilungen durchführen und praktische Übungen absolvieren. Vor Totara gab es keine nahtlose Möglichkeit, einen gemischten Lernpfad zu verfolgen, der all diese Komponenten integriert, so dass es schwierig war, den individuellen Fortschritt und die Einhaltung der Vorgaben zu überwachen.

• Multi-Force-Zusammenarbeit: Die Polizei von Surrey und Sussex arbeitet als zwei verschiedene Polizeikräfte, hat aber mehrere gemeinsame Dienste, darunter auch die Ausbildung. Zuvor hatte jede Einheit ihren eigenen Ansatz für die Durchführung von Schulungen, was zu Unstimmigkeiten bei der Verfügbarkeit von Kursen, deren Inhalt und der Verwaltung führte. Die Vereinheitlichung der Ausbildung in beiden Polizeidienststellen war eine große Herausforderung, die das Team angehen musste.

Was müssen sie lernen?

Polizeibeamte und -mitarbeiter müssen eine Vielzahl von Trainingskursen absolvieren, von denen viele vom College of Policing vorgeschrieben sind. Zu den wichtigsten Ausbildungsbereichen gehören:

• Operatives und taktisches Training: Kurse zu Ermittlungstechniken, zum Umgang mit der öffentlichen Ordnung, zu Notfallmaßnahmen und zur Befragung von Verdächtigen.

• Entwicklung von Fachkenntnissen: Schulungen in den Bereichen Terrorismusbekämpfung, Cyberkriminalität, Ermittlungen bei häuslicher Gewalt und forensische Verfahren.

• Sicherheit der Beamten und Schutz der Öffentlichkeit: Regelmäßig aktualisierte Schulungen zu Selbstverteidigung, Handschellentraining, Erster Hilfe und Krisenintervention.

• Fahrer Ausbildung: Fortgeschrittenen- und Verfolgungsfahrtraining für Beamte, die Polizeifahrzeuge bedienen.

• Führungsqualitäten und berufliche Entwicklung: Kurse für Vorgesetzte und leitende Beamte zur Entwicklung von Führungs- und Entscheidungsfähigkeiten.

• Schulungen zu Gesetzgebung und Compliance: Regelmäßige Aktualisierungen zum Strafrecht, zu den Menschenrechten und zur Verfahrensgerechtigkeit, um sicherzustellen, dass die Beamten die sich entwickelnden rechtlichen Anforderungen einhalten.

Lösung

In Zusammenarbeit mit Think Learning haben die Polizei von Surrey und Sussex Totara implementiert, um eine zentralisierte Schulungsplattform zu schaffen, die Prozesse rationalisiert, den Verwaltungsaufwand reduziert und die Zugänglichkeit für alle Beamten und Mitarbeiter verbessert.

„Der Chief Constable hat innerhalb eines Jahres Sitzungen für leitende Angestellte abgehalten. Im alten System hätte das Verwaltungsteam etwa 10 Minuten pro Teilnehmer gebraucht, um diese Personen zu buchen. Wir haben das System auf Learn umgestellt und es damit automatisiert. Es nahmen etwa 650-700 Personen teil, also 650 mal 10 Minuten… wir haben berechnet, dass wir etwa zwei oder drei Wochen Verwaltungsarbeit eingespart haben.“

– Ian Chiverton

Wichtigste implementierte Funktionen:

• Automatisierte Kurseinschreibung & Selbstbedienungszugang: Beamte können sich jetzt selbst für Kurse anmelden, so dass weniger manuelle Eingriffe durch Administratoren erforderlich sind.

• Umfassendes Trainingsprogramm Management: Groß angelegte Trainingsprogramme, wie das PCEP (Police Constable Entry Programme) und das CDIP (Control Room Call Taker Training Programme), werden jetzt effektiv verfolgt und verwaltet.

• Verbesserte Compliance und Berichterstattung: Die Möglichkeit, Berichte in Echtzeit zu erstellen, hat die Einhaltung von Schulungsvorschriften und die betriebliche Überwachung erheblich verbessert.

• Nahtlose Integration mit anderen Systemen: Ein täglicher Datenfeed stellt sicher, dass die Benutzerinformationen auf dem neuesten Stand sind, und es ist geplant, eine Zwei-Wege-Integration einzuführen, um den Abschluss von Schulungen und Qualifikationsberechtigungen zu verfolgen.

„Unser Datenfeed von unserem HR-System zu Learn ist entscheidend. Wir arbeiten daran, ihn zu pflegen und sicherzustellen, dass genaue Daten in Learn einfließen.“

– Ian Chiverton

Auswirkungen & Ergebnisse

„Wir haben bisher 2.250 Seminare über die Plattform abgehalten, an denen etwa 19.600 Personen teilgenommen haben. Wenn man bedenkt, dass all diese Veranstaltungen zuvor manuell erfasst werden mussten, ist die Zeitersparnis bei der Verwaltung unermesslich. Es hat uns ermöglicht, das Lernen selbst zu gestalten und zu rationalisieren.“

„Die L&D-Verwaltung kann so einen Mehrwert schaffen. Die gestrafften Buchungsprozesse schaffen Zeit und ermöglichen eine bessere Unterstützung der Schulungsteams, was wiederum den Verwaltungsaufwand für die Trainer reduziert.“

– Kirsty Denman

Die Einführung von Totara hat zu erheblichen Verbesserungen bei der Effizienz, der Datengenauigkeit und der Benutzerfreundlichkeit geführt:

• Größere Zugänglichkeit & Engagement: Mehr als 11.000 Benutzerkonten wurden erstellt, und 8.923 aktive Benutzer haben sich eingeloggt, um auf Schulungen zuzugreifen.

• Automatisierte Trainingsaufzeichnungen & Compliance Tracking: Die Schulungsdaten sind jetzt sofort abrufbar und ermöglichen die Einhaltung der Standards des College of Policing und vereinfachen Audits.

„Wir werden von externen Stellen inspiziert, und sie waren sehr beeindruckt davon, wie Totara Learn die Ausbildung verfolgt.“

– Ian Chiverton

„Wir können den Abteilungen jetzt genau sagen, wie viele Personen an den Seminaren teilgenommen haben, wie viele nicht erschienen sind, wie oft die Trainer ausgebucht waren und welche Räume genutzt wurden. Das sind Daten, die früher nur schwer zu bestätigen gewesen wären, da sie über mehrere Systeme verteilt waren.“

– Ian Chiverton

• Massive Reduzierung der Verwaltungsarbeit: Zuvor manuelle Aufgaben, wie das Versenden von Kurserinnerungen und das Nachverfolgen des Abschlusses, sind nun automatisiert. So sparte beispielsweise das Senior Leadership Training des Chief Constable durch die Automatisierung schätzungsweise drei Wochen an Verwaltungsarbeit ein.

• Verbesserte Selbstbedienungsmöglichkeiten: Offiziere können ihre Trainingspläne jetzt selbständig verwalten.

• Konsistentes Training bei beiden Streitkräften: Durch die Einführung von Totara wurden die Schulungsprogramme in Surrey und Sussex vereinheitlicht. Dies ermöglicht eine truppenübergreifende Schulung und eine einheitlichere Lernerfahrung.

„Seit wir Learn eingeführt haben, können wir den Benutzern Zugriff auf ihre eigenen Schulungsunterlagen geben. Unsere Verwaltungsteams haben außerdem sofortigen Zugriff auf detaillierte Schulungsberichte, die wir an die Anforderungen der einzelnen Abteilungen anpassen können. Vor Learn wäre beides nur über eine Support-Anfrage bei den Verwaltungsteams zugänglich gewesen und hätte viel Zeit in Anspruch genommen.“

– Ian Chiverton

Pläne für die Zukunft

Mit Blick auf die Zukunft plant die Polizei von Surrey und Sussex, ihr Lernökosystem weiter zu verbessern:

• Erweiterung von Totara zur Abdeckung aller Schulungsbedürfnisse: Gegenwärtig wird ein Drittel aller Schulungen auf der Plattform durchgeführt, und es ist geplant, wichtige Bereiche wie Fahrertraining und Einstiegswege für Beamte einzubeziehen .

• Implementierung von erweiterten Genehmigungs-Workflows: Erweiterung der Genehmigungsprozesse um mehrstufige Genehmigungen für wichtige Schulungsprogramme.

• Stärkere Integration mit anderen Systemen: Entwicklung eines zweiseitigen Datenaustauschs zwischen Totara und anderen Systemen, um eine nahtlose Verfolgung von Fähigkeiten und Personalplanung zu ermöglichen.

Die Polizei von Surrey und Sussex hat Totara erfolgreich eingesetzt, um ihre Schulungsprogramme zu modernisieren und zu rationalisieren. Das System hat nicht nur die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften verbessert, sondern auch den Weg für zukünftige Innovationen in der Polizeiausbildung geebnet. Durch die digitale Transformation haben die Behörden eine skalierbare, effiziente und benutzerfreundliche Lernumgebung geschaffen, die sowohl operative als auch strategische Ziele unterstützt.

Ihr Weg zeigt, wie ein gut implementiertes Lernmanagementsystem zu erheblichen operativen Verbesserungen führen kann und letztlich sicherstellt, dass die Beamten die qualitativ hochwertige Ausbildung erhalten, die sie benötigen, um ihren Gemeinden effektiv zu dienen.