Transformación del Aprendizaje y el Desarrollo en la Policía de Surrey y Sussex con Totara

La Policía de Surrey y Sussex son dos cuerpos de policía vecinos del sureste de Inglaterra, responsables del mantenimiento de la ley y el orden en sus respectivos condados. Aunque siguen siendo entidades separadas, los dos cuerpos colaboran en varias funciones operativas y administrativas clave, como el aprendizaje y el desarrollo, para mejorar la eficacia y el reparto de recursos.

La vigilancia de una zona geográfica diversa -que incluye centros urbanos, comunidades rurales, grandes centros de transporte y regiones costeras- requiere una plantilla flexible y bien formada. Los agentes y el personal deben estar preparados para hacer frente a una amplia gama de incidentes, desde tareas policiales rutinarias hasta investigaciones criminales complejas y grandes acontecimientos públicos.

Con aproximadamente 11.000 agentes y personal, las policías de Surrey y Sussex prestan servicios críticos como la respuesta policial de primera línea, la investigación criminal especializada, las operaciones antiterroristas, la protección pública y la gestión de llamadas de emergencia. Dada la amplitud de estas responsabilidades, las fuerzas tienen una población de aprendizaje diversa, que abarca a agentes de primera línea, receptores de llamadas de la sala de control, equipos de investigación especializados, personal directivo y personal administrativo. Cada grupo tiene necesidades de formación distintas, que van desde el desarrollo obligatorio de aptitudes operativas hasta cursos especializados adaptados a sus funciones.

Visión general

La Policía de Surrey y Sussex se ha embarcado en una importante transformación de sus procesos de aprendizaje y desarrollo (L&D) para mejorar la eficacia de la formación, agilizar las tareas administrativas y proporcionar una experiencia formativa más eficaz a los agentes y al personal. Al implantar Totara, están pasando de sistemas de formación manuales y dispares a un entorno de aprendizaje unificado, automatizado y basado en datos. Este estudio de caso explora cómo Totara, en colaboración con Think Learning, ha permitido a la Policía de Surrey y Sussex innovar, ahorrar tiempo y mejorar los resultados del aprendizaje en todo el cuerpo.

Desafíos

Antes de adoptar Totara, la Policía de Surrey y Sussex se enfrentó a varios retos:

• Sistemas dispares: La formación se gestionaba mediante sistemas separados, lo que provocaba incoherencias e ineficiencias. Estos sistemas carecían de integración, lo que significaba que los agentes y el personal tenían que navegar por múltiples plataformas, provocando confusión y duplicación de esfuerzos.

• Carga administrativa manual: El proceso de formación dependía en gran medida de hojas de cálculo, correos electrónicos e invitaciones de calendario, lo que lo hacía lento y propenso a errores. Los equipos administrativos se veían sobrecargados con tareas como inscribir manualmente a los agentes en los cursos, hacer un seguimiento de la asistencia y enviar materiales de formación por correo electrónico. Esta ineficacia reducía el tiempo disponible para iniciativas estratégicas de aprendizaje y desarrollo.

• Seguimiento e informes limitados: Sin un sistema centralizado de gestión del aprendizaje, el seguimiento de la finalización y el cumplimiento de los cursos era todo un reto. Los registros de formación estaban fragmentados, lo que dificultaba el seguimiento de los agentes que habían completado los cursos requeridos, sobre todo los exigidos por el Colegio de Policía. Esta falta de visibilidad provocaba retrasos en los informes y posibles riesgos de cumplimiento.

• Necesidades complejas de formación: La formación policial está muy estructurada, con una mezcla de componentes teóricos y prácticos. Los agentes deben completar una formación obligatoria sobre temas como procedimientos de investigación, protección pública, liderazgo, conducción avanzada y seguridad de los agentes. Muchos de estos cursos implican elementos presenciales, aprendizaje basado en escenarios y evaluaciones, lo que añade una capa extra de complejidad a la transformación digital.

• Demandas de Formación Presencial: Debido a la naturaleza del trabajo policial, gran parte de la formación requiere sesiones prácticas en persona. Cursos como la formación en seguridad de los agentes, técnicas de esposado, primeros auxilios e intervención física no pueden impartirse eficazmente en línea. Sin embargo, el seguimiento y la gestión de estos elementos de formación presencial junto con el aprendizaje online resultaba difícil sin un sistema unificado.

• Necesidad de un enfoque de aprendizaje combinado: El modelo de formación policial incluye una combinación de aprendizaje presencial, formación práctica y materiales en línea. Los agentes deben participar en materiales de lectura previa, asistir a seminarios, completar evaluaciones y realizar ejercicios prácticos. Antes de Totara, no existía una forma fluida de seguir un itinerario de aprendizaje combinado que integrara todos estos componentes, lo que dificultaba el seguimiento del progreso y el cumplimiento individuales.

• Colaboración multifuerza: La Policía de Surrey y Sussex operan como dos cuerpos distintos, pero comparten varios servicios, incluida la formación. Anteriormente, cada cuerpo tenía su propio enfoque de la formación, lo que provocaba incoherencias en la disponibilidad, el contenido y la administración de los cursos. La normalización de la formación en ambos cuerpos era un reto importante que el equipo tenía que abordar.

¿Qué necesitan aprender?

Los agentes de policía y el personal deben completar una amplia variedad de cursos de formación, muchos de los cuales son obligatorios por el Colegio de Policía. Las principales áreas de formación son:

• Entrenamiento Operativo y Táctico: Cursos sobre técnicas de investigación, gestión del orden público, respuesta de emergencia e interrogatorio de sospechosos.

• Desarrollo de competencias especializadas: Formación en lucha antiterrorista, ciberdelincuencia, investigaciones de maltrato doméstico y procedimientos forenses.

• Seguridad de los Agentes y Protección Ciudadana: Formación actualizada periódicamente sobre defensa personal, técnicas de esposado, primeros auxilios e intervención en crisis.

• Formación de conductores: Formación en conducción avanzada y de persecución para agentes que manejan vehículos policiales.

• Liderazgo y desarrollo profesional: Cursos para que supervisores y oficiales superiores desarrollen sus capacidades de liderazgo y toma de decisiones.

• Formación sobre legislación y cumplimiento: Actualizaciones periódicas sobre derecho penal, derechos humanos y justicia procesal para garantizar que los funcionarios siguen cumpliendo los cambiantes requisitos legales.

Solución

En colaboración con Think Learning, la Policía de Surrey y Sussex ha implantado Totara para crear una plataforma de formación centralizada que agilice los procesos, reduzca la carga administrativa y mejore la accesibilidad para todos los agentes y el personal.

“El Jefe de Policía impartió sesiones a altos cargos durante un año. Con el antiguo sistema, el equipo de administración habría tardado unos 10 minutos por asistente en inscribir a esas personas. Lo pusimos en Learn y lo automatizamos. Asistieron unas 650-700 personas, así que 650 por 10 minutos… acabamos calculando que se habían ahorrado unas dos o tres semanas de trabajo administrativo”.

– Ian Chiverton

Características clave implementadas:

• Inscripción automatizada en cursos y acceso de autoservicio: Ahora los funcionarios pueden autoinscribirse en los cursos, reduciendo la necesidad de intervención manual de los administradores.

• Gestión integral de programas de formación: Los programas de formación a gran escala, como el PCEP (Programa de Ingreso de Agentes de Policía) y el CDIP (Programa de Formación de Operadores de Sala de Control), son ahora objeto de un seguimiento y una gestión eficaces.

• Cumplimiento e informes mejorados: La capacidad de generar informes en tiempo real ha mejorado significativamente el cumplimiento de la formación y la supervisión operativa.

• Integración perfecta con otros sistemas: Una alimentación diaria de datos garantiza que la información de los usuarios esté actualizada, y está previsto introducir una integración bidireccional para realizar un seguimiento de la finalización de la formación y las autorizaciones de competencias.

“La alimentación de datos de nuestro sistema de RRHH a Learn es crucial. Trabajamos para mantenerlo y asegurarnos de que llegan datos precisos a Learn”.

– Ian Chiverton

Impacto y resultados

“Hasta ahora hemos impartido 2.250 seminarios en la plataforma, a los que han asistido unas 19.600 personas. Si tenemos en cuenta que antes todos ellos habrían requerido un seguimiento manual, el tiempo ahorrado en administración es inconmensurable. Nos ha permitido hacer que el aprendizaje sea más autoservicio y ágil”.

“Permite a la administración de L&D añadir valor. La agilización de los procesos de reserva libera tiempo, permitiendo un mayor apoyo a los equipos de formación, lo que a su vez reduce la carga administrativa de los formadores.”

– Kirsty Denman

La adopción de Totara ha supuesto mejoras sustanciales en la eficacia, la precisión de los datos y la experiencia del usuario:

• Mayor accesibilidad y compromiso: Se han creado más de 11.000 cuentas de usuario, con 8.923 usuarios activos que se conectan para acceder a la formación.

• Registros automatizados de formación y seguimiento del cumplimiento: Ahora se puede acceder instantáneamente a los datos de formación, lo que permite el cumplimiento de las normas de la Escuela de Policía y simplifica las auditorías.

“Nos inspeccionan organismos externos, y les impresionó mucho cómo Totara Learn hace el seguimiento de la formación”.

– Ian Chiverton

“Ahora podemos decir a los departamentos exactamente cuántas personas han asistido a los seminarios, cuántas no se han presentado, con qué frecuencia se ha reservado a los formadores y qué salas se han utilizado. Son datos que antes habrían sido difíciles de corroborar, ya que habrían estado dispersos en múltiples sistemas”.

– Ian Chiverton

• Reducción masiva del trabajo administrativo: Las tareas que antes eran manuales, como el envío de recordatorios de los cursos y el seguimiento de su finalización, ahora están automatizadas. Por ejemplo, la formación de altos cargos del Jefe de Policía ahorró unas tres semanas de trabajo administrativo gracias a la automatización.

• Mayor capacidad de autoservicio: Ahora los agentes pueden gestionar sus programas de formación de forma independiente.

• Formación coherente en ambas fuerzas: La implantación de Totara ha unificado los programas de formación en Surrey y Sussex, lo que permite una formación transversal y una experiencia de aprendizaje más estandarizada.

“Desde que adoptamos Learn, hemos podido dar a los usuarios acceso a sus propios registros de formación. Nuestros equipos de administración también tienen acceso instantáneo a informes de formación detallados que hemos podido personalizar según las necesidades de cada departamento. Antes de Learn, se habría podido acceder a ambos mediante una solicitud de asistencia a los equipos de administración y habría llevado tiempo producirlos.”

– Ian Chiverton

Planes de futuro

De cara al futuro, la Policía de Surrey y Sussex tiene previsto mejorar aún más su ecosistema de aprendizaje mediante:

• Ampliar Totara para cubrir todas las necesidades de formación: Actualmente, un tercio de toda la formación está en la plataforma, con planes para incorporar áreas clave como la formación de conductores y las rutas de entrada de los funcionarios.

• Implementación de flujos de trabajo de aprobación avanzados: Mejora de los procesos de aprobación para incluir firmas en varias fases para programas de formación críticos.

• Reforzar la integración con otros sistemas: Desarrollar un intercambio de datos bidireccional entre Totara y otros sistemas para permitir un seguimiento de las capacidades y una planificación de la mano de obra sin fisuras.

La Policía de Surrey y Sussex ha aprovechado con éxito Totara para modernizar y racionalizar sus programas de formación. El sistema no sólo ha mejorado la eficacia y el cumplimiento, sino que también ha allanado el camino para futuras innovaciones en la formación policial. Al adoptar la transformación digital, las fuerzas han creado un entorno de aprendizaje escalable, eficiente y fácil de usar que respalda tanto los objetivos operativos como los estratégicos.

Su trayectoria demuestra cómo un sistema de gestión del aprendizaje bien implantado puede impulsar importantes mejoras operativas, garantizando en última instancia que los agentes reciban la formación de alta calidad necesaria para servir eficazmente a sus comunidades.