SPAR's Totara-gestütztes Leistungsmanagement

Die SPAR Österreichische Warenhandels AG ist einer der größten Einzelhändler Europas und betreibt verschiedene Marken wie SPAR, INTERSPAR, SES und Hervis. Lehrlinge sind ein fester Bestandteil der Belegschaft von SPAR und sammeln durch eine strukturierte Ausbildung praktische Erfahrungen. Diese Fallstudie zeigt, wie SPAR Totara Perform einsetzt, um die Verwaltung von Ausbildungsprogrammen, die Leistungsverfolgung und die Kompetenzentwicklung zu optimieren und den Auszubildenden klare Wege zur Verbesserung ihrer Fähigkeiten und zum beruflichen Aufstieg zu bieten.

Die Herausforderung

Das Hauptziel der Einführung von Totara Perform war es, das Ausbildungsprogramm zu verbessern. Trotz seiner robusten Struktur hatte das Programm Probleme, die Fortschritte und Kompetenzen der Auszubildenden über mehrere Marken hinweg zu verfolgen. Während das Ausbildungsprogramm wertvolle praktische Erfahrungen und Schulungen bot, fehlte es dem alten System an detailliertem Leistungsfeedback und einem klaren Rahmen für die Verwaltung der Entwicklung der Auszubildenden.

Anforderungen an das Lehrlingsprogramm:
Vor der Integration von Totara Perform verfügte SPAR nicht über eine flexible Lösung, um die Leistung der Lehrlinge in Echtzeit zu verfolgen. Die Auszubildenden waren in verschiedenen Kursen und Aktivitäten eingeschrieben, aber ihre Fortschritte waren nicht vollständig mit Leistungskennzahlen, Kurs- und Zertifizierungsabschlüssen oder Qualifikationen abgeglichen. Die Manager hatten Schwierigkeiten, ihre Entwicklung zu verfolgen und zeitnahes Feedback zu geben, was das Wachstum und die Entwicklung der Auszubildenden behinderte.

Komplexe Systeme zur Verfolgung von Qualifikationen:
Als Weiterentwicklung musste SPAR interne und externe Qualifikationen nahtloser in das System integrieren. Die Mitarbeiter absolvierten zwar obligatorische Schulungen und externe Zertifizierungen, aber diese Qualifikationen wurden nicht konsequent an einem Ort verfolgt. Den Managern fehlte der Überblick über das gesamte Qualifikationsportfolio der Auszubildenden, insbesondere über externe Qualifikationen wie Erste-Hilfe- oder Brandschutzschulungen, die für die Karriereentwicklung und die Einhaltung von Vorschriften wichtig waren.

Ineffiziente Verwaltung:
Vor der Umstellung auf Totara Perform war SPAR auf mehrere Systeme angewiesen , um den Fortschritt der Auszubildenden, ihre Qualifikationen und Leistungsbeurteilungen zu verfolgen . Dies führte zu Ineffizienzen bei der Datenverwaltung und zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand. Mit über 94.000 Nutzern in den verschiedenen Marken benötigte SPAR eine Lösung, die verschiedene Datenpunkte in eine Plattform integrieren konnte, um Prozesse zu rationalisieren und die manuelle Überwachung zu reduzieren.

Die Lösung

SPAR wandte sich an Totara Perform, um die Herausforderungen bei der Verwaltung von Leistungsworkflows in großem Umfang zu lösen. Der Wechsel zu Totara Perform ermöglichte es SPAR, sein Leistungsmanagement zu zentralisieren und das Lernen und die Entwicklung der Mitarbeiter besser zu verfolgen.

Totara Perform für die Lehrlingsentwicklung:
Totara Perform wurde eingeführt, um den Fortschritt und die Leistung der Auszubildenden anhand klar definierter Ziele zu verfolgen. Auch wenn die Kompetenzen noch nicht vollständig in das Ausbildungsprogramm integriert sind, bietet Totara Perform einen umfassenden Überblick über die Aktivitäten, Ziele und Rückmeldungen der Auszubildenden, so dass die Manager die Fortschritte in Echtzeit verfolgen können. Die Auszubildenden haben nun einen besseren Einblick in ihre Ausbildung und Leistung, was eine effektivere Entwicklungsplanung in jeder Phase ihrer Entwicklung ermöglicht und sicherstellt, dass niemand zurückbleibt.

Nachverfolgung von Qualifikationen und Funktionen:
SPAR hat in Totara Perform einen Funktionskatalog eingeführt, mit dem wichtige Unternehmensfunktionen, die für die Lehrlingsausbildung relevant sind, nachverfolgt werden können. Dieser Katalog ermöglicht es Managern, Mitarbeitern bestimmte Funktionen zuzuweisen, wie z.B. Rollen in Erster Hilfe, Brandschutz und anderen kritischen Bereichen. Diese Qualifikationen und Geschäftsfunktionen werden nun innerhalb der Plattform nachverfolgt, so dass sichergestellt ist, dass die Mitarbeiter über die für ihre Aufgaben erforderlichen Zertifizierungen und Fähigkeiten verfügen und dass die Manager schnell auf diese Informationen zugreifen können. Diese wichtige Verbesserung umfasste die Möglichkeit für Mitarbeiter, externe Qualifikationen hochzuladen (z. B. Zertifizierungen von Drittanbietern). Manager können diese Qualifikationen überprüfen und sie mit den Kompetenzprofilen der Mitarbeiter in Totara Perform verknüpfen. Durch diese Integration entsteht eine vollständige und leicht zugängliche Aufzeichnung der Qualifikationen, die den Lernprozess und die Karriereentwicklung der Mitarbeiter besser verdeutlicht.

Rationalisierte Berichterstattung und Feedback:
SPAR arbeitete mit LearnChamp zusammengearbeitet, umbenutzerdefinierte Berichtstools in Totara Perform zu erstellen. Diese Berichte geben den Managern Einblick in die Qualifikationen, die Leistung und den Fortschritt der Mitarbeiter.

Darüber hinaus ermöglicht die Plattform monatliche Feedback-Runden, die den Managern helfen, die Entwicklung der Auszubildenden zu verfolgen und zeitnahes, umsetzbares Feedback zu geben. Diese Feedbackschleifen haben die Qualität der Interaktionen zwischen Manager und Auszubildenden erheblich verbessert.

Leistungsmanagement:
Mit Totara Perform wechselte SPAR von einem statischen Schulungssystem zu einer dynamischen Leistungsmanagement-Plattform. Die Manager können jetzt nicht nur die Kursabschlüsse, sondern auch die Entwicklung der Auszubildenden in verschiedenen Schlüsselkompetenzen und Fertigkeiten verfolgen. Kompetenzen sind zwar noch kein großer Teil des Ausbildungsprogramms, aber dies wird in Zukunft integriert, um die Verfolgung der Entwicklung weiter zu verbessern.

Das Ergebnis

Die Einführung von Totara Perform hat die Leistungsüberprüfungsprozesse von SPAR verändert und zu erheblichen Verbesserungen in Bezug auf Effizienz und Effektivität geführt. Das System befindet sich noch in der Entwicklung, aber die bisherigen Ergebnisse zeigen positive Auswirkungen auf das Leistungsmanagement des Ausbildungsprogramms, die Feedbackprozesse und die Verfolgung von Qualifikationen.

Verbessertes Ausbildungsmanagement:
Mit Totara Perform kann SPAR die Leistung, die Qualifikationen und den Fortschritt der Auszubildenden zentral verfolgen, so dass die Manager gezieltere und proaktive Unterstützung leisten können.

Mehr Feedback und Engagement:
Die Einführung von monatlichen Feedback-Runden und die Möglichkeit, die Leistung in Echtzeit zu überwachen, hat das Engagement der Auszubildenden deutlich verbessert. Das System ermöglicht es den Managern, regelmäßiger mit den Auszubildenden zu interagieren und wertvolle Einblicke in ihre Fortschritte zu erhalten. Inzwischen wurden über 82 000 Aufgaben im System erstellt, was das hohe Volumen an Feedback und Interaktion zwischen Auszubildenden und Managern verdeutlicht.

Rationalisierte Verwaltungsprozesse:
Durch die Integration von Totara Perform mit HR-, Finanz- und anderen Systemen und die Konsolidierung der Leistungsverfolgung hat SPAR den Verwaltungsaufwand reduziert. Die Möglichkeit, die Leistungsdaten der Mitarbeiter und die Geschäftsfunktionen innerhalb einer Plattform zu verwalten, hat die Effizienz verbessert und den Bedarf an mehreren Systemen beseitigt. Diese Integration ermöglicht es der Personalabteilung und den Managern, auf alle relevanten Lehrlingsdaten aus einer einzigen Quelle zuzugreifen.

Klarere Nachverfolgung von Qualifikationen:
Das neue System hat es SPAR ermöglicht, sowohl interne als auch externe Qualifikationen effektiver zu verwalten. Auszubildende laden jetzt ihre Zertifizierungen von Dritten direkt in Totara Perform hoch, die dann überprüft und mit ihrem Ausbildungsfortschritt verknüpft werden. Auf diese Weise wurde eine umfassende Aufzeichnung der Qualifikationen der Auszubildenden geschaffen, die für mehr Klarheit in Bezug auf ihren beruflichen Werdegang sorgt.

Skalierbares Feedback und Performance Tracking:
Mit der Möglichkeit, über 2.000 monatliche Feedback-Aufgaben zu verfolgen und umfangreiche Feedback-Prozesse zu verwalten, hat SPAR eine skalierbare Lösung für die Verwaltung von Auszubildenden in seinen verschiedenen Marken und Tochtergesellschaften geschaffen. Dadurch kann SPAR sein Ausbildungsprogramm weiter ausbauen und anpassen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen.

Laufende Verbesserungen:
SPAR arbeitet kontinuierlich mit den Produktmanagern von Totara zusammen, um die Plattform zu verfeinern und weitere Funktionen einzubauen, wie z.B. ein besseres Kompetenzmanagement und erweiterte Zielsetzungsfunktionen. Derzeit wird das System auf ein neues Design und eine neue Benutzeroberfläche umgestellt, die eine intuitivere und benutzerfreundlichere Oberfläche für Mitarbeiter und Manager verspricht. Diese laufenden Aktualisierungen stellen sicher, dass Totara Perform sich ständig weiterentwickelt und den Anforderungen von SPAR gerecht wird, indem es die Benutzerfreundlichkeit und die Leistungsverfolgung weiter verbessert, während das System wächst.