Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust fördert die Einhaltung von Vorschriften mit einer innovativen LMS-ESR-Schnittstelle

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ist ein NHS Foundation Trust mit Sitz in South Yorkshire, England. Ihre Vision ist es, als der beste Anbieter von Gesundheit, klinischer Forschung und Bildung in Großbritannien anerkannt zu werden und einen starken Beitrag zu dem Bestreben zu leisten, Sheffield zu einer lebendigen und gesunden Stadtregion zu machen.

Die Herausforderung

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust umfasst mehr als 18.000 klinische Mitarbeiter und ist der Hauptarbeitgeber für etwa 1.000 Ärzte in der Ausbildung, die in anderen NHS Trusts in der Region rotieren. Alle Mitarbeiter haben sehr unterschiedliche Hintergründe und Lernanforderungen, die Totara ihnen erleichtert.

Sie nutzen bereits seit vielen Jahren eine gut eingebettete Totara Learn Plattform, die lokale Inhalte und eLearning für das Gesundheitswesen (eLfH) bereitstellt.

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust verwendet wie 99 % aller NHS-Organisationen das kostenlose Electronic Staff Record (ESR) – ein integriertes Personal- und Lohnbuchhaltungssystem. Es verwaltet die wichtigsten Personal- und Gehaltsabrechnungen für etwa 1,4 Millionen NHS-Mitarbeiter.

In den ESR integriert ist die Oracle Lernplattform (OLM), ein kostenloses Lernmanagementsystem, das einen Katalog von Präsenz- und E-Learning-Kursen bietet. Es bietet die Möglichkeit, den Mitarbeitern auf der Grundlage ihrer Rolle innerhalb des Unternehmens CSTF-Kompetenzen (Core Skills Training Framework) zuzuweisen.

Vor der Implementierung von Totara im Jahr 2012 nutzte der Trust diese ESR OLM-Plattform, die eine lokale Aufzeichnung und zentralisierte Berichterstattung über Schulungen nicht ermöglicht. Außerdem ist der NHS OLM nicht flexibel genug, um komplexe Kompetenzanforderungsprofile für Mitarbeiter in verschiedenen Positionen und Organisationen mit sehr unterschiedlichen Schulungsanforderungen in den verschiedenen Direktionen zu pflegen. Folglich gab es kein einziges System, um genaue Informationen darüber zu erhalten, wer Schulungen absolviert hatte, die den Managern oder dem Vorstand gemeldet wurden.

ESR ist das Hauptsystem für die Übertragung von Kompetenzen neben den Beschäftigungsdaten, aber da STH Totara als LMS verwendet, müssen die Kompetenzinformationen hier erfasst werden, da es üblich ist, dass NHS-Mitarbeiter zwischen verschiedenen Organisationen wechseln (z. B. medizinisches Nachwuchspersonal) und einige Mitarbeiter in zwei Organisationen arbeiten.

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust benötigte daher eine elegante Möglichkeit, sein ESR mit seinem LMS zu verbinden, um die Daten der obligatorischen Compliance-Schulungen aus dem CSTF zwischen den Organisationen zu übertragen. Dadurch sollte vermieden werden, dass Mitarbeiter unnötig Schulungen wiederholen, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Die Lösung

Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust hat sich im Rahmen des NHS Streamlining-Projekts mit Think Learning zusammengetan, da Think über eine große Erfahrung im Gesundheitssektor und speziell im NHS verfügt.

Think Learning hat verstanden, dass der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust eine effektive Schnittstelle zwischen seiner Totara Learn Plattform und dem ESR einrichten musste.

Das bedeutete, dass wir mit dem Trust selbst, NHS England, NHS Improvement und dem zentralen ESR-Systemintegrationsteam zusammenarbeiten mussten, um eine Lösung zu entwickeln, die unnötigen Verwaltungsaufwand und doppelte Arbeit für vielbeschäftigte NHS-Mitarbeiter minimiert.

Die bidirektionale Schnittstelle ermöglicht das Data Warehousing aller Totara CSTF-Daten und externen Lernergebnisse aus eLfH-Inhalten in den ESR, ohne dass ein Administrator eingreifen muss, um Zeit und Mühe zu sparen und das Risiko menschlicher Fehler zu eliminieren.

Diese Schnittstelle wurde zwar im Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust entsprechend ihrem einzigartigen Anwendungsfall entwickelt, aber sie wurde auch von anderen Trusts übernommen, wie dem Hull Teaching Hospitals NHS Foundation Trust und dem York & Scarborough Hospitals NHS Trust. Jeder Trust hat seine eigenen Nuancen und Arbeitsweisen, so dass neben den Sheffield Teaching Hospitals auch andere Trusts die Schnittstelle übernahmen und eine Reihe verschiedener Szenarien testen konnten, um den Wert der Lösung zu maximieren. Anhand der Daten der ersten drei Trusts konnte Think Learning die Ergebnisse verallgemeinern und eine Schnittstelle entwickeln, die in einer Vielzahl von NHS Trusts eingesetzt werden kann.

Eines der Ergebnisse des Testprozesses war beispielsweise, dass anfänglich Kompetenzen exportiert wurden, die nicht mit den lokalen Verlängerungszeiträumen übereinstimmten oder falsche Ablauf-/Fälligkeitsdaten aufwiesen, was bedeutete, dass die Schnittstelle die korrekten Abschluss- und Fälligkeitsdaten ermitteln musste.

Die Schnittstelle bietet flexible Konfigurationsoptionen, um lokale Prozesse zu ermöglichen. Dies macht diese Lösung unglaublich robust und anpassungsfähig und kann potenziell in vielen NHS Trusts eingesetzt werden.

Neben der ESR-Schnittstelle hat der Trust auch eine direkte Integration mit eLearning for Healthcare (eLfH) unter Verwendung von AICC, um nationale Inhalte des NHS zu ermöglichen, die über 6.000 Lernpakete für nicht-klinisches, klinisches und medizinisches Personal enthalten, die alle kostenlos für NHS Trusts genutzt werden können. Die eLfH AICC-Integration bedeutet, dass NHS-Mitarbeiter jederzeit und überall nahtlos auf die zentralisierten Schulungen in Totara zugreifen können und ermöglicht eine vollständige Berichterstattung sowohl in Totara als auch für eLfH in ihren internen Systemen.

Die Ergebnisse

„Der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust ist begeistert von der Schnittstelle, die sich bei der Automatisierung der Prozesse für das zentrale Team als äußerst kosteneffizient erwiesen hat. Da die Schulungsunterlagen neuer Mitarbeiter, einschließlich der Ärzte auf Rotation, automatisch hochgeladen werden, können die Leiter und Manager vom ersten Tag an sicher sein, dass die Patientensicherheit nicht gefährdet ist und dass die einzelnen Mitarbeiter nicht unnötig zu Schulungen aufgefordert werden. Totara funktioniert hervorragend für den Trust, und diese Schnittstelle hat Totara weiter in unsere zentralen organisatorischen Prozesse und Systeme eingebettet.“
– Alison Hales, Leiterin der Personalentwicklung, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust

Die bidirektionale Schnittstelle zwischen NHS ESR und Totara Learn CSTF von Think Learning erweist sich für den Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust bereits als äußerst vorteilhaft.

Die Schnittstelle erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeiter und medizinischer Rotationskräfte und stellt sicher, dass sie ihre zeit- und kostenintensive Einführungsschulung absolvieren.

Durch die Möglichkeit, CSTF-Schulungsunterlagen zwischen NHS Trusts zu migrieren, können neue Mitarbeiter schneller auf die Stationen gebracht werden, was die Einhaltung der Vorschriften und die Sicherheit verbessert.

Ein großer Vorteil dieser Lösung ist, dass der Import und Export von Kompetenz- und Zertifizierungsabschlüssen jede Nacht zwischen Totara und dem ESR stattfindet, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist.

Die Zeitersparnis durch diese Schnittstelle ist enorm – wenn alle medizinischen Mitarbeiter mit vollständig abgeschlossenen CSTF-Kursen ankommen, entspricht die Zeitersparnis, die dadurch entsteht, dass die Ärzte vom ersten Tag ihrer Anstellung an „auf den Stationen“ sind, anstatt die Grundausbildung über ein Jahr hinweg zu wiederholen, etwa 500 zusätzlichen Tagen, die die Ärzte am Patientenbett verbringen können, um die Pflege und letztlich die Patientensicherheit zu verbessern.

Darüber hinaus profitiert der Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust von einer verbesserten Compliance bei allen CSTF-Zertifizierungen, verbesserten Prozessen für Neueinsteiger und einem verbesserten Datenfluss zwischen anderen Organisationen.

Zusätzlich zur ESR-Schnittstelle können die Mitarbeiter ihre CSTF-Compliance- und nationalen NHS-spezifischen Schulungsinhalte über die in ihr Totara Learn LMS eingebetteten eLearning for Healthcare-Module aktualisieren. Dies führt zu verbesserten Lernergebnissen, einfachem Zugang zu Lerninhalten für die Mitarbeiter und, was besonders wichtig ist, zu einem ständig wachsenden Katalog von Inhalten, die der Trust ohne zusätzliche Kosten nutzen kann.

Von Mai 2021 bis Februar 2022 hat der Sheffield Teaching Hospitals NHS Trust 150.000 Kompetenzen zwischen Totara und der ESR übertragen – etwa acht pro Person. Die Auswirkungen dieser Zeitersparnis werden sich im Laufe der Zeit noch verstärken, wenn die Mitarbeiter weiterhin zwischen den NHS-Organisationen wechseln.