Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust impulsa el cumplimiento con una innovadora interfaz LMS-ESR

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

El Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust es un NHS Foundation Trust situado en South Yorkshire, Inglaterra. Su visión es ser reconocidos como el mejor proveedor de salud, investigación clínica y educación del Reino Unido y un fuerte contribuyente a la aspiración de Sheffield de ser una ciudad-región vibrante y saludable.

El desafío

Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust cuenta con más de 18.000 empleados clínicos y es el principal empleador de unos 1.000 médicos en formación, que rotan por otros NHS Trusts de la región. Todos los empleados tienen una formación y unas necesidades de aprendizaje muy diferentes, que Totara les facilita.

Llevan muchos años utilizando felizmente una plataforma Totara Learn bien integrada que aloja contenidos locales y eLearning para la sanidad (eLfH).

Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust, como el 99% de las demás organizaciones del NHS, utiliza el sistema gratuito Electronic Staff Record (ESR), un sistema integrado de RRHH y nóminas. Gestiona los recursos humanos básicos y las nóminas de aproximadamente 1,4 millones de empleados del NHS.

Integrada en la ESR está la plataforma de aprendizaje Oracle (OLM), un sistema gratuito de gestión del aprendizaje que proporciona un catálogo de cursos presenciales y de aprendizaje electrónico. Incluye la funcionalidad que permite asignar competencias CSTF (Core Skills Training Framework) al personal en función de su función dentro de la organización.

Antes de implantar Totara en 2012, el Trust utilizaba esta plataforma ESR OLM, que no facilita el registro local y la notificación centralizada de la formación, y tampoco se podían crear perfiles de voluntarios u otros “no empleados”. Además, el OLM del NHS no es lo suficientemente flexible como para mantener perfiles complejos de requisitos de competencia para empleados de distintos puestos y organizaciones, con requisitos de formación muy diferentes en las distintas direcciones. En consecuencia, no existía un sistema único para obtener información precisa sobre quién había completado la formación y comunicársela a los directivos o al consejo.

El ESR es el principal sistema para transferir competencias junto con los registros de empleo, pero como STH utiliza Totara como su LMS, y es aquí donde hay que registrar la información sobre competencias, ya que es habitual que el personal del NHS rote por y entre organizaciones (como el personal médico subalterno), y algunos empleados trabajan en dos organizaciones.

Por tanto, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust necesitaba una forma elegante de conectar su ESR con su LMS para transferir datos de formación de cumplimiento obligatorio del CSTF entre organizaciones, lo que ayudaría a evitar que el personal repitiera la formación innecesariamente para ahorrar tiempo y recursos.

La solución

Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust se asoció con Think Learning en el marco del proyecto de racionalización del NHS, debido a la experiencia de Think en el sector sanitario, y concretamente dentro del NHS.

Think Learning comprendió la necesidad de Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust de construir una interfaz eficaz entre su plataforma Totara Learn y el ESR.

Esto supuso trabajar con el propio Trust, NHS England, NHS Improvement y el equipo central de integración de sistemas ESR para crear una solución que redujera al mínimo el trabajo administrativo innecesario y la duplicación de esfuerzos para el atareado personal del NHS.

La interfaz bidireccional proporciona el almacenamiento de todos los datos del CSTF de Totara y los resultados de aprendizaje externos del contenido de eLfH en el ESR sin ninguna intervención del administrador para ahorrar tiempo y esfuerzo, además de eliminar el riesgo de error humano.

Aunque esta interfaz se desarrolló en Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust de acuerdo con su caso de uso único, también ha sido adoptada por otros Trusts, como Hull Teaching Hospitals NHS Foundation Trust y York & Scarborough Hospitals NHS Trust. Cada centro tiene sus propios matices y formas de trabajar, así que, junto con Sheffield Teaching Hospitals, otros centros adoptaron la interfaz y pudieron probar una serie de escenarios diferentes para maximizar el valor de la solución. Con los datos de los tres Trusts iniciales, Think Learning pudo generalizar los resultados para crear una interfaz que pudiera utilizarse en una amplia gama de Trusts del NHS.

Por ejemplo, uno de los hallazgos en el proceso de pruebas fue que inicialmente se exportaban competencias que no coincidían con los periodos de renovación locales o tenían fechas de vencimiento/expiración incorrectas, lo que significaba que la interfaz tenía que averiguar cuáles debían ser esas fechas de finalización y vencimiento correctas.

La interfaz ofrece opciones de configuración flexibles para permitir procesos locales, lo que la convierte en una solución increíblemente robusta y adaptable que puede extenderse potencialmente a muchos Trusts del NHS.

Además de la interfaz ESR, el Trust también se integra directamente con eLearning for Healthcare (eLfH) mediante AICC para permitir el contenido nacional del NHS, que contiene más de 6.000 paquetes de aprendizaje diseñados para personal no clínico, clínico y médico, todos ellos de uso gratuito para los Trusts del NHS. La integración de eLfH AICC significa que los empleados del NHS pueden acceder a la formación centralizada sin problemas dentro de Totara en cualquier momento y lugar, y permite la elaboración de informes completos tanto en Totara como también para eLfH en sus sistemas internos.

Resultados

“Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust está encantada con la interfaz, que ha demostrado ser extremadamente rentable a la hora de automatizar procesos para el equipo central. Como los registros de formación de los nuevos empleados, incluidos los médicos en rotación, se cargan automáticamente, los responsables y gestores tienen la garantía desde el primer día de que la seguridad del paciente no se ve comprometida, y no se pide a las personas que completen la formación innecesariamente. Totara funciona de maravilla para el Trust, y esta interfaz ha integrado aún más Totara en nuestros procesos y sistemas organizativos básicos”
– Alison Hales, Jefa de Desarrollo de Personas, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust

La interfaz bidireccional NHS ESR – Totara Learn CSTF de Think Learning ya está resultando enormemente beneficiosa para Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust.

La interfaz facilita la incorporación de los nuevos empleados y del personal médico de rotación, garantizando que cumplen los requisitos de formación inicial, que requiere mucho tiempo y dinero.

La posibilidad de migrar los registros de formación del CSTF entre los Trusts del NHS también agiliza la incorporación de nuevos empleados a las salas y mejora el cumplimiento y la seguridad.

Una gran ventaja de esta solución es que la importación y exportación de las competencias y certificaciones completadas tiene lugar entre Totara y el ESR todas las noches, sin necesidad de intervención humana.

El ahorro de tiempo que supone esta interfaz es enorme: si todo el personal médico llega con los cursos del CSTF totalmente terminados, el tiempo que se ahorra al tener a los médicos “en las salas” el primer día de su contratación, en lugar de repetir la formación básica a lo largo de un año, equivale aproximadamente a 500 días adicionales que los médicos pueden dedicar a la cabecera del paciente mejorando la atención y, en última instancia, la seguridad del paciente.

Además de esto, Sheffield Teaching Hospitals NHS Foundation Trust está disfrutando de un mejor cumplimiento en todas las certificaciones alineadas con el CSTF, mejores procesos de nuevos entrantes y un mejor flujo de datos entre otras organizaciones.

Además de la interfaz ESR, el personal puede actualizar su contenido de formación sobre el cumplimiento del CSTF y el contenido de formación nacional específico del NHS a través de los módulos de eLearning for Healthcare integrados en su LMS Totara Learn, lo que se traduce en mejores resultados de aprendizaje, un acceso sencillo al aprendizaje para el personal y, lo que es más importante, un catálogo cada vez mayor de contenido que la confianza puede utilizar sin coste adicional.

Desde mayo de 2021 hasta febrero de 2022, Sheffield Teaching Hospitals NHS Trust ha transferido la friolera de 150.000 competencias entre Totara y el ESR, aproximadamente ocho por persona, y el impacto de este ahorro de tiempo no hará sino aumentar con el tiempo, a medida que los empleados sigan transfiriéndose entre organizaciones del NHS.