EULAR – Wie Totara die Entwicklung des Lernens im Laufe der Jahre definiert

Die Europäische Allianz der Rheumatologieverbände (EULAR) ist seit jeher führend bei der Förderung von Wissen und Ausbildung im Bereich der Rheumatologie. Im Rahmen ihres wachsenden Engagements für digitales Lernen nutzte die EULAR-Schule für Rheumatologie (ESOR) das LMS von Totara , um ihre Plattform erheblich zu verbessern. Von preisgekrönten Projekten bis hin zu bahnbrechenden Innovationen beleuchtet diese Fallstudie die Entwicklung der ESOR anhand ihrer jüngsten Aktualisierungen von Totara und definiert damit die Zukunft der digitalen Bildung im Gesundheitswesen neu.

Die Herausforderung

Die EULAR School of Rheumatology, eine preisgekrönte Plattform im Bereich der medizinischen Fortbildung, hatte bereits beachtliche Erfolge erzielt. Die Plattform war mit leistungsstarken Funktionen für das Lernmanagement ausgestattet, darunter die Zahlungsabwicklung über PayPal, die Kursanmeldung und die Nachverfolgung der Lernendenaktivität. Da jedoch die Nutzerzahlen und der Verwaltungsaufwand zunahmen, stand die EULAR vor mehreren Herausforderungen hinsichtlich der Verbesserung der Effizienz bei der Nutzerverwaltung, der Berichterstellung und der Zahlungsintegration.

Der Anmeldeprozess war zwar funktionsfähig, benötigte jedoch erweiterte Funktionen, um detailliertere Zahlungsoptionen und eine nahtlose Berichterstellung zu ermöglichen. PayPal war zwar weit verbreitet, bot jedoch nicht das gewünschte Maß an Transaktionsdetails und entsprach nicht mehr vollständig den sich wandelnden Anforderungen der EULAR. Zudem waren die Möglichkeiten der Plattform, die Sperrung von Benutzern bei Inaktivität zu automatisieren, Workflows zur Kurserstellung zu automatisieren und umfassende Berichte für Analysen und die Nutzerinteraktion zu erstellen, begrenzt. Der Verwaltungsaufwand stieg, und das Fehlen einer erweiterten Nachverfolgung des Lernfortschritts und der Kursleistung schränkte die Fähigkeit der Plattform ein, effizient zu skalieren.

Zudem musste das Antragsverfahren für Fördermittel und Stipendien, obwohl es funktionsfähig war, modernisiert werden, um den Bedürfnissen der Zielgruppe, darunter Forscher und Fachkräfte im Gesundheitswesen, besser gerecht zu werden. Ziel war es, das Antragsverfahren benutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten, um letztlich eine schnellere und genauere Verwaltung der Fördermittel zu ermöglichen.

Die Lösung

Um diese Herausforderungen anzugehen, arbeitete die EULAR eng mit ihrem langjährigen Partner zusammen LearnChamp und Totara zusammen, um eine Reihe wichtiger Aktualisierungen vornehmen, um eine effizientere, benutzerfreundlichere und funktionsreichere Benutzererfahrung zu bieten. Zu den wichtigsten Änderungen zählten:

1. Zahlungsintegration mit Worldline:

Die EULAR hat PayPal durch die Integration von Worldline Payments ersetzt und damit die Zahlungsabwicklung optimiert. Diese Umstellung ermöglichte ein detaillierteres Kassensystem, eine verbesserte Transaktionsberichterstattung und einen insgesamt besseren Zahlungsprozess. Dank der Integration erhalten die Nutzer nun eine übersichtlichere Aufschlüsselung der Zahlungsoptionen, was ihr Nutzererlebnis verbessert, während den Administratoren umfassende Berichte zu Zahlungen und Anmeldestatus zur Verfügung stehen.

2. Erweiterte Anmeldemethoden:

Das neue Anmeldeverfahren für zahlende Kunden ermöglichte eine bessere Nachverfolgung von Zahlungen und Anmeldestatus. Es wurde ein detaillierteres Checkout-System eingeführt, das den Nutzern bei der Registrierung klare Schritte aufzeigt und den Verwaltungsaufwand für die EULAR-Mitarbeiter verringert.

3. Sperrung des Benutzerkontos wegen Inaktivität:

Um die Sauberkeit und Relevanz der Plattform zu gewährleisten, wurde eine neue Funktion eingeführt, mit der inaktive Nutzer gesperrt werden können. Nutzer, die sich über einen bestimmten Zeitraum nicht angemeldet haben, erhalten nun Benachrichtigungen, die sie daran erinnern, dass ihre Konten bald ablaufen, was dazu beiträgt, eine aktive und engagierte Nutzerbasis aufrechtzuerhalten.

4. Verbesserte Kalenderseite:

Die neuen Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit auf der Kalenderseite in Totara wurden entwickelt, um die Navigation zu optimieren und den Lernenden einen schnellen Zugriff auf relevante Veranstaltungen zu ermöglichen. Es wurden erweiterte Such- und Filterfunktionen integriert, mit denen Benutzer Veranstaltungen nach Titel, Datum, Ort und Art filtern können. Darüber hinaus werden Totara-Webinar-Veranstaltungen nun automatisch neben externen Veranstaltungen angezeigt, sodass Benutzer ihre Lernpläne effektiver gestalten können.

5. Benachrichtigungen:

Die EULAR hat ein umfassendes Benachrichtigungssystem entwickelt. Es wurden neue Benachrichtigungen für verschiedene Phasen des Lernprozesses erstellt, darunter Zahlungsbestätigungen, Benachrichtigungen über Stipendien, Aktualisierungen zur Anmeldung und vieles mehr. Zudem wurde eine neue Benachrichtigung für die Quiz-Aktivität hinzugefügt, um sicherzustellen, dass die Nutzer umgehend informiert werden, sobald sie ihre Ergebnisse der Abschlussprüfung erhalten haben.

6. Automatisierter Workflow zur Kurserstellung:

Dank einer neuen Automatisierungsfunktion konnten Administratoren die Prozesse zur Kurserstellung optimieren, indem sie anpassbare Kursvorlagen nutzten, die den spezifischen Anforderungen von ESOR entsprachen. Diese Automatisierung reduzierte den Verwaltungsaufwand und stellte sicher, dass neue Kurse nahtlos erstellt wurden, ohne dass alle Einstellungen für jeden Kurs manuell eingegeben werden mussten.

7. Erweiterte Berichterstellung:

EULAR hat neue Berichtsfunktionen eingeführt, die es Administratoren ermöglichen, die Kursleistung und die Nutzeraktivität effektiver zu verfolgen. Die neuen Berichtstools sollen Administratoren ein tieferes Verständnis des Lernerverhaltens und der Kursleistung vermitteln. Die Möglichkeit, die leistungsstärksten Kurse und Kennzahlen zur Lernerbeteiligung zu verfolgen, könnte EULAR dabei helfen, Inhalte zu priorisieren, die bei der Zielgruppe am besten ankommen, und so ein besseres Lernerlebnis zu gewährleisten. Die neuen Zahlungsberichte und die Nachverfolgung von Anmeldungen sorgen zudem für mehr Transparenz bei den Finanzvorgängen.

Die Ergebnisse

Die Einführung dieser neuen Funktionen hat sich erheblich auf die Plattform der EULAR ausgewirkt und sowohl die Benutzer- als auch die Verwaltungserfahrung verbessert. Auch wenn die Weiterentwicklung noch andauert, bilden die neuen Funktionen eine Grundlage für mehr Effizienz und ein stärkeres Engagement in der Zukunft.

1. Verbesserte Benutzererfahrung: Die Lernenden profitieren nun von einem reibungsloseren, intuitiveren Anmeldeprozess mit besserer Übersicht über Zahlungen, Kursverfügbarkeit und bevorstehende Veranstaltungen. Die Möglichkeit, Kalendertermine zu suchen und zu filtern, erleichterte es den Nutzern, die Lernangebote zu finden, die zu ihren Zeitplänen und Bedürfnissen passten. Benachrichtigungen hielten die Nutzer bei jedem Schritt ihrer Lernreise auf dem Laufenden und stellten sicher, dass sie engagiert blieben und über ihre Fortschritte informiert waren.

2. Optimierte Verwaltungsprozesse: Die Einführung von Automatisierungslösungen für die Kurserstellung, die Sperrung inaktiver Benutzer sowie die Integration von Worldline Payments wird den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Da weniger manuelle Aufgaben anfallen, können sich die Administratoren auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren, wie beispielsweise die Kursentwicklung und die Förderung der Lernendenbindung.

3. Erweiterte Einblicke und Berichterstellung: Die neuen Berichtstools sollen Administratoren ein tieferes Verständnis des Lernerverhaltens und der Kursleistung vermitteln. Die Möglichkeit, die erfolgreichsten Kurse sowie Kennzahlen zur Lernerbeteiligung zu verfolgen, könnte der EULAR dabei helfen, Inhalte zu priorisieren, die bei ihrer Zielgruppe am besten ankommen, und so ein besseres Lernerlebnis zu gewährleisten. Die neuen Zahlungsberichte und die Nachverfolgung der Anmeldungen sorgen zudem für mehr Transparenz bei den Finanzvorgängen.

4. Zukunftsplan: Mit Blick auf die Zukunft arbeitet die EULAR bereits daran, in den kommenden Monaten weitere Neuerungen umzusetzen, wie beispielsweise die Erstellung von Rabattcodes für Kurse und die Möglichkeit, Kurse als Favoriten zu speichern. Diese Aktualisierungen sollen die Personalisierung verbessern und den Nutzern noch besser auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lernerfahrungen bieten. Kontinuierliches Feedback und iterative Verbesserungen werden sicherstellen, dass diese Funktionen auf der Grundlage der Nutzerbedürfnisse und des Feedbacks weiterentwickelt werden.

Das System ist seit Februar in Betrieb, wobei das Nutzer-Feedback direkt über die Plattform erfasst wird – und dieses war durchweg positiv.

Die Einführung eines LMS ist ein kontinuierlicher, schrittweiser Prozess, der sich durch jährliche Überprüfungen und fortlaufende Anpassungen weiterentwickelt. Die Integration leistungsstarker neuer Funktionen, erweiterter Berichtsfunktionen und verbesserter Zahlungssysteme hat die Führungsrolle der EULAR in der rheumatologischen Fortbildung weiter gefestigt und den Weg für noch größere Innovationen in der Zukunft geebnet.