Die Software AG verbessert das digitale Lernen für ihre Mitarbeiter, Kunden und Partner, indem sie deren Erfahrungen mit Totara in Wert umsetzt

Die Software AG ist ein Unternehmenssoftwarehersteller mit mehr als 10.000 Unternehmenskunden in über 70 Ländern. Als zweitgrößtes Softwareunternehmen in Deutschland und siebtgrößtes in Europa hat die Software AG das Ziel, die Welt zu vereinfachen. Dies geschieht durch die nahtlose Verbindung von Daten, Anwendungen, Prozessen, Geräten und Clouds, damit Informationen und Erkenntnisse freier fließen können. Dies hilft den Kunden der Software AG, Daten in Wert zu verwandeln.

Die Herausforderung

Die Software AG verfügte über zwei separate Totara-Instanzen (intern und extern), die von verschiedenen Gruppen im Unternehmen verwaltet wurden. Das interne System, das von der Personalabteilung verwaltet wurde, diente der Mitarbeiterschulung, während die externe Instanz Kunden und Partner unterstützte (es handelt sich um das kommerzielle Bildungsgeschäft). Die Zielgruppen waren nicht nur unterschiedlich, sondern die Systeme arbeiteten auch mit verschiedenen Totara-Versionen, unterschiedlichen Hosting-Umgebungen und ließen allgemeine Synergien vermissen, was eine optimale Leistung und einen klaren Upgrade-Pfad verhinderte.

Die Software AG wusste, dass diese Struktur sie daran hinderte, voranzukommen. Sie mussten ihr Lerngeschäft modernisieren und die Art und Weise, wie sie ihre Lernenden unterstützten, neu überdenken.

Sie begannen ihre Reise mit der Einführung einer neuen Lernstrategie, die auf einer Customer Journey Map basierte. So konnte sichergestellt werden, dass das richtige Wissen zur richtigen Zeit an den richtigen Lernenden vermittelt wurde. Die zweite Phase bestand darin, das LMS neu zu gestalten, um die neue Strategie zu unterstützen.

Sie brauchten eine weltweite Abdeckung mit Platz für die Unterstützung von Blended-Learning-Programmen, die Entwicklung von individuellen Lernplänen und die Möglichkeit, wertvolle Erkenntnisse aus den Daten ihrer Lernenden zu gewinnen, während sie gleichzeitig Kursersteller, Lernkoordinatoren und Interessenvertreter dabei unterstützen, sich frei in ihrer komplexen Lernlandschaft zu bewegen.

Die Lösung musste beide Systeme abdecken, mit dem Ziel der Interoperabilität. Und da die Lernenden der Software AG nun im Mittelpunkt des Designs standen, brauchten sie eine UI/UX, die das integrierte Benutzererlebnis vereinheitlicht.

Machen Sie keinen Fehler, die Lernenden der Software AG waren sehr deutlich. Sie wollten die Möglichkeit haben, ihren eigenen Lernansatz zu wählen (d.h. selbstbestimmtes Lernen, maßgeschneiderte Lernpläne) mit Empfehlungen, wie sie am besten das richtige Lernen zur richtigen Zeit finden können.

Und nicht zuletzt sollte die Lösung nicht nur die heutigen Anforderungen der Software AG erfüllen, sondern auch dazu beitragen, dass die Software AG weiter wächst, sich weiterentwickelt und die Erfahrungen der Lernenden kontinuierlich verbessert.

Die Lösung

Nach reiflicher Überlegung entschied sich die Software AG dafür, die beiden Systeme – eines für die internen Mitarbeiter und eines für Kunden und Partner – beizubehalten, sie aber in ein einheitliches Produkt zu überführen. Die Systeme werden in unterschiedlichen Umgebungen gehostet und entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Zielgruppe konfiguriert. Darüber hinaus können die Site-Administratoren der Software AG eine einheitliche Roadmap entwickeln, die sicherstellt, dass regelmäßige Sicherheitsupdates, neue Funktionen und Plugins für alle verfügbar sind.

Die komplexe Umgebung der Software AG war ein perfekter Kandidat für die flexible Open-Source-Plattform von Totara, die es der Software AG ermöglicht, die Bedürfnisse völlig unterschiedlicher Benutzergruppen abzudecken und gleichzeitig ein hohes Maß an Interoperabilität zu bieten.

Die einheitliche Codebasis ermöglicht es der Software AG, einen gemeinsamen Ansatz für beide Plattformen zu verfolgen und gleichzeitig für jede Instanz ein vollständig konfigurierbares benutzerdefiniertes Thema zu verwenden und individuelle UX-Anforderungen zu unterstützen, die für jede Benutzergruppe erforderlich sind.

• Dashboards werden verwendet, um personalisierte Homepages, eine bessere Navigation und anpassbare Blöcke zu erstellen, die das Veranstaltungsmanagement, Zertifizierungen, Programme, Lernstunden, Empfehlungen usw. abdecken.

• Programme und Zertifizierungen werden eingesetzt, um interne und externe Benutzer bei der Schulung und Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen und einen optimierten Lernpfad für die wichtigsten Produkte und Prozesse der Software AG zu schaffen.
• Adaptive Lernpfade ermöglichen wichtige Übergänge wie Onboarding oder interne Leistungsentwicklung.
• Lernpläne werden jetzt erweitert, um internen Managern vorgefertigte Inhalte (Kurse, Programme, Ziele und Kompetenzen) anzubieten, damit sie schnell einen vorgeschriebenen Ansatz zur Leistungssteigerung anbieten können.

• Eine Analysemaschine, mit der Sie die in Totara verbrachte Zeit nachverfolgen können, gibt Lernenden und dem Management einen Einblick in die individuellen und teambezogenen beruflichen Entwicklungsbemühungen.

Aber die Software AG hat es nicht dabei belassen. Sie nutzen jetzt die Integrationsmöglichkeiten von Totara, um Tools zur Analyse von Geschäftsdaten, MS Teams, einen externen Anbieter von digitalen Abzeichen, Tools zur Vertriebsförderung, externe Lernangebote, ihr CRM und Gamification-Tools zu integrieren.

Durch die Interoperabilität zwischen den beiden Totara-Systemen konnte die Software AG eine stabilere, ausgereiftere Lernkultur etablieren und das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung sicherstellen, während sie sich gleichzeitig auf ein besseres Lernerlebnis konzentriert. Mit Blick auf die Zukunft bietet die Totara-Roadmap unendliche Möglichkeiten für ein besseres Kompetenzmanagement, Zusammenarbeit, soziales Lernen, KI-Integration, Videointegration und vieles mehr.

Ergebnisse

Der Relaunch der beiden Systeme, ihre tiefe Integration ineinander und die völlig neue Benutzererfahrung führten vom ersten Tag an zu sichtbaren Ergebnissen:

• Das interne System der Software AG weist jetzt eine Nutzungsrate von 90 % auf, was zeigt, dass die internen Lernenden jetzt auf einer beständigeren Basis aktiv sind.
• Das externe System der Software AG hat seither seinen Website-Traffic um 300% gesteigert, was einem 40%igen Anstieg des Verbrauchs im Jahresvergleich entspricht.
• Da nun mehrere Authentifizierungs- und Registrierungsmethoden zur Verfügung stehen, ist die Software AG in der Lage, die individuellen Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen zu erfüllen und die Erwartungen der Stakeholder zu übertreffen.
• Mit einem neuen, einheitlichen Benutzererlebnis hilft Totara der Software AG nun, ihre Markenbekanntheit zu steigern.
• Das neue Hochleistungs-Hosting und die Lastverteilung ermöglichen es der Software AG nun, die Lernanforderungen in 70 Ländern und einer Vielzahl von Zeitzonen effektiv zu unterstützen, wodurch vor dem Projekt eine Leistungssteigerung von 40 % erreicht wurde.
• Dank der gemeinsamen Code-Basis kann nun jedes System der Software AG auf die neuesten Totara-Funktionen zugreifen, wodurch eine vierteljährliche Upgrade-Rhythmik entsteht. Die Fähigkeit, Upgrades effizienter zu unterstützen, hat die Upgrade-Kosten der Software AG um mehr als 50% gesenkt.
• Mithilfe von MS PowerBI und der Learning Analytics-Erweiterung ist die Software AG nun in der Lage, wertvollere Einblicke in die Leistungsdaten der Lernenden zu gewinnen und den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, ihr Geschäft besser zu steuern.
• Mit einer sicheren, skalierbaren Lösung ist die Software AG in der Lage, Doppelarbeit zu reduzieren, indem sie Inhalte einfach zwischen den beiden Systemen austauscht. Dies bedeutet weniger Arbeit für das Verwaltungsteam, die Beseitigung doppelter Aufgaben, kürzere Veröffentlichungszeiten für die Ersteller von Inhalten und einen schnelleren Zugriff auf neue Inhalte für die Lernenden.
• Auch die Lernenden der Software AG sind mit den Änderungen zufrieden, wie das direkte und unaufgeforderte Feedback der Lernenden zeigt.