Der NHS nutzt Totara Learn, um seinen Ansatz zur Einhaltung von Vorschriften zu verändern

Der National Health Service (NHS) ist das öffentlich finanzierte nationale Gesundheitssystem für England und einer der vier nationalen Gesundheitsdienste des Vereinigten Königreichs. Er ist das größte und älteste Gesundheitsversorgungssystem der Welt, das von einer einzigen Kasse finanziert wird.

Die Herausforderung

Die Einhaltung der Vorschriften stellt die Organisationen des Gesundheitswesens im NHS vor mehrere Herausforderungen. Dazu gehören:

• Wie man Lern- und Entwicklungsprozesse (L&D) rationalisiert, um die betriebliche Effizienz zu maximieren und die Kosten in Abteilungen mit hoher Auslastung zu senken
• Finanzierung von IT-Systemen, die auf die Mitarbeiter ausgerichtet sind, in einer Umgebung, in der der Schwerpunkt verständlicherweise auf den Systemen für die Patienten liegt
• Wie Sie einen klaren und genauen Prüfpfad für Compliance-Schulungen anlegen, um organisatorische Risiken zu verwalten und gesetzliche Standards zu erreichen
• Kultureller Wandel in Bezug auf Lernen und Compliance – Einsatz von Technologie, um Manager und Lernende in die Lage zu versetzen, ihre Ausbildung zu verwalten
• Erstellung und Bereitstellung eines Echtzeitzugriffs auf Compliance-Berichte, damit Manager und Mitarbeiter Compliance und Risiken proaktiv verwalten können
• Erstellung genauer organisations- oder abteilungsweiter Berichte zum Nachweis der individuellen Teilnahme an Kursen für die CQC für Leistungsbewertungen. Dies wird zusätzlich erschwert, wenn es eine hohe Personalfluktuation gibt oder viele Zeit-/Bankmitarbeiter arbeiten
• Die Lernenden erhalten klare Informationen darüber, was sie bis wann erledigen müssen, und gleichzeitig Informationen über verschiedene Lernpfade, um die Anforderungen zu erfüllen.
• Abbildung und Aufrechterhaltung der Compliance anhand einer komplexen Reihe von HR-Kriterien, um ein detailliertes, granulares Bild der Compliance-Schulungen aus einem LMS zu erhalten
• Wie können Sie mit den komplexen und sich schnell ändernden Anforderungen Schritt halten? Wenn neue obligatorische Schulungsanforderungen festgelegt werden, müssen diese in Echtzeit an die Mitarbeiter in verschiedenen Funktionen und an verschiedenen Standorten weitergegeben werden.

Die Lösung

Ein wesentlicher Bestandteil der effektiven Einhaltung von Vorschriften ist die genaue Erfassung von Neueintritten, Austritten und Änderungen der Arbeitsaufgaben im LMS. Think hat Totara Learn erfolgreich mit dem HR-System des NHS, Electronic Staff Record (ESR), verknüpft, um eine Datengenauigkeit in Echtzeit (täglich aktualisiert) zu erreichen. Informationen in Echtzeit führen zu einer besseren Entscheidungsfindung und einer besseren Nutzung der Ressourcen.

Management-Hierarchien

Eine der Schwierigkeiten, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind, ist die Hierarchie zwischen Managern und Mitarbeitern zu überblicken. Think Learning hat in Totara Learn eine Funktion entwickelt, mit der Lernende ihren eigenen Manager auswählen können. Dadurch wird ein Workflow ausgelöst, der den alten und den neuen Manager sowie den Lernadministrator benachrichtigt, der diese Auswahl überprüfen kann. Diese Funktion liefert aktuelle Informationen, die zur Verbesserung der Datenqualität in ihrem HR-System verwendet werden können.

Darüber hinaus hat Think Learning eine neue Hierarchie entwickelt, die es ermöglicht, die klinische Überwachung, bei der die Mitarbeiter auf Rotationsbasis arbeiten, was weitere Herausforderungen in Bezug auf die Vertraulichkeit von Daten und die Einhaltung von Vorschriften mit sich bringt, effektiv mit Totara Learn zu verwalten.

Compliance-Berichte und Dashboards

Think Learning hat sein Wissen über die Berichtsanforderungen von LMS im Gesundheitswesen genutzt und eine Reihe spezifischer Compliance-Berichte und Dashboards entwickelt. Diese ermöglichen es Organisationen, sich ein vollständiges Bild davon zu machen, welche Mitarbeiter Prüfungen und Compliance-Schulungen absolviert und bestanden haben. Die Berichte und Dashboards sind grafisch aufbereitet, aggregiert und interaktiv. Der direkte Zugriff darauf ermöglicht es Managern, Prioritäten für die obligatorischen Schulungen zu setzen und die Einhaltung der Vorschriften im Team zu verwalten.

Ein wichtiger Bestandteil der Compliance-Dashboards sind die von Think Learning entwickelten maßgeschneiderten Blöcke. Diese ermöglichen es den Mitarbeitern, auf einen Blick zu sehen, ob sie die Schulungsanforderungen erfüllen, und sie können direkt Aktivitäten buchen.

Management von Zielgruppen

Die Erfahrung von Think Learning bei der Analyse von Personaldaten ermöglicht es ihnen, effektiv mit Lern- und Entwicklungsteams zusammenzuarbeiten, um spezielle Schulungsanforderungen für erweiterte, rollenspezifische Schulungen und die Einhaltung von Kompetenzen zu erfassen. Think Learning hat einen dynamischen, wartungsfreien Ansatz zur Festlegung von Zielgruppen in Totara Learn entwickelt, mit dem sich die Einhaltung der Vorgaben verfolgen lässt.

Das Targeting kann alle verfügbaren HR-Felder nutzen, einschließlich Stellenfunktion, Gehaltsgruppe, Kostenstelle, Berufscodes und beruflicher Registrierungsstatus. Organisationen des Gesundheitswesens, die Totara Learn verwenden, können sich daher darauf verlassen, dass für neue Mitarbeiter und neue Positionen innerhalb der Organisation automatisch Compliance-Anforderungen festgelegt werden, die sich in den Berichten genau widerspiegeln.

Revalidierung von Krankenschwestern

Formulare, die den NMC-Revalidierungsvorlagen entsprechen (CPD Log, Praxisbezogenes Feedback, Reflective Accounts, Practice Hours), wurden in Totara Learn nachgebildet. So können Organisationen sehr schnell eine NMC-konforme e-Portfolio-Lösung einführen.

Erweiterungen der IT-Infrastruktur

Organisationen des Gesundheitswesens hatten aufgrund ihrer IT-Infrastruktur und Browser-Kompatibilitätsproblemen Probleme bei der Nachverfolgung ihres E-Learning. Think hat diese Probleme behoben, so dass die nationalen E-Learning-Angebote jetzt genau erfasst werden und für die Lernenden leichter zugänglich sind.

Think Learning hat eine integrierte E-Learning-Lösung für die Einhaltung von Vorschriften entwickelt, die Inhalte von e-LFH, NSA, BMJ und NHS-IT-Kenntnisse integriert.

Die Ergebnisse

Think Learning hat eine Umfrage zu den Auswirkungen von Totara Learn auf die Compliance bei seinen Kunden im Gesundheitswesen durchgeführt. Nachfolgend einige Highlights:

• 100% der Befragten gaben an, dass es in Totara Learn einfacher ist, Schulungen auf bestimmte Zielgruppen auszurichten als in älteren Systemen
• 75% der Befragten sind der Meinung, dass Mitarbeiter und Manager die Compliance-Berichte und -Blöcke nützlich finden (25% wussten es nicht)
• 87,5% der Befragten gaben an, dass sich die Lernenden nach der Einführung von Totara Learn mehr mit dem Lernen und der Entwicklung beschäftigen.
• 100% der Befragten haben festgestellt, dass die Zahl der Mitarbeiter, die Online-Lernkurse belegen, gestiegen ist.
• 75 % der Befragten gaben an, dass sie eine Verringerung des Zeitaufwands für die Verwaltung von Kursen, die Einhaltung von Vorschriften und die Unterstützung von Lernenden feststellen konnten (25 % wussten es nicht).
• 100 % der Befragten gaben an, dass die zusätzlichen Compliance-Funktionen von Think, z. B. Compliance-Blöcke, RAG-Bericht, Compliance-Berichte und zusammenklappbare Berichte, wertvoll sind. (37,5% stuften sie als kritisch, 50% als sehr wichtig und 12,5% als wichtig ein)

 

„Das Lernen ist für die Mitarbeiter leichter zugänglich, und die ausgefeilten Daten zur Einhaltung der Grundfertigkeiten haben unsere Konformitätsrate auf 92 % erhöht.Wenn wir sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter geschult sind, dann ist das gut für die Patientenversorgung. Unsere Prozesse sind zeit- und kosteneffizienter, wenn wir die Totara Learn Plattform nutzen, die von Think Learning speziell für den Gesundheitsmarkt angepasst wurde.“ – Deborah Tarrant, Director of People and OD, Barking Havering and Redbridge University NHS Trust & Präsidentin der HPMA

„Wir sind sehr erfreut, dass Totara Learn es uns ermöglicht, die obligatorischen Schulungen auf eine ansprechende und benutzerfreundliche Weise durchzuführen, die den Mitarbeitern und ihren Managern die Kontrolle gibt. Das passt sehr gut zu der Kultur, die wir im Trust zu entwickeln versuchen, um den Teams vor Ort mehr Kontrolle über die Art und Weise zu geben, wie die Pflege geleistet wird.“ – Dr. Adrian Whittington, Direktor für Aus- und Weiterbildung, Sussex Partnership NHS Foundation Trust

 

„Unsere anfängliche Einführung von Totara Learn hat uns die Grundlage gegeben, die Verwaltung des Trusts in Bezug auf rollenspezifische Schulungen, Beurteilungen und Supervision, persönliche Entwicklungsplanung, Anträge auf Studienurlaub und -finanzierung sowie Kompetenzbewertungen zu verbessern. Das Verständnis von Think für das Gesundheitswesen und insbesondere für die Anforderungen des NHS war von unschätzbarem Wert für die Schaffung einer maßgeschneiderten Plattform, die unseren wachsenden Anforderungen gerecht wird.“ – Lucy Reid, Leiterin der Abteilung für Lern- und Wissenssysteme, Abteilung für Bildung und Entwicklung, South London and Maudsley NHS Foundation Trust