Arriva startet ein Lernzentrum für Compliance, um seine vielfältigen europäischen Mitarbeiter zu unterstützen

Arriva ist ein führender Anbieter von Personenbeförderungsdiensten in ganz Europa, der rund 40.000 Mitarbeiter beschäftigt und etwa 1,2 Milliarden Fahrgastfahrten in 12 europäischen Ländern durchführt. Als Teil der Deutschen Bahn (DB) bietet Arriva nicht nur Busse und Züge an, sondern betreibt auch Straßenbahnen, Wasserbusse sowie Car- und Bike-Sharing-Systeme.

Die Herausforderung

Compliance ist für Arriva extrem wichtig und alle neuen Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Funktion, erhalten einen Satz von 4 Compliance-Kursen:

1. Informationssicherheit
2. Finanzkriminalität
3. Standards für geschäftliches Verhalten
4. Fairer Wettbewerb

Jeder Mitarbeiter muss diese Kurse innerhalb eines 4-wöchigen Zeitfensters absolvieren, wobei eine Erfolgsquote von mindestens 80% erforderlich ist. Außerdem gibt es jedes Jahr Auffrischungsschulungen für alle Mitarbeiter.

Arriva hat mehr als 39.000 Mitarbeiter in 12 europäischen Ländern. Da so viele verschiedene Sprachen gesprochen werden, benötigte Arriva eine robuste E-Learning-Lösung, um sicherzustellen, dass die Compliance-Anforderungen kosteneffizient erfüllt und die erforderlichen Schulungen allen Mitarbeitern unabhängig vom geografischen Standort angeboten werden konnten. Diese Schulungen mussten außerdem von höchster Qualität und einheitlich sein und in 14 verschiedenen Ländern sowie in Dutzenden von verschiedenen Abteilungen und Funktionen angeboten werden, die jeweils ihre eigenen Kursprogramme zu absolvieren hatten.

Die Lösung

Das Unternehmen verfügte über ein kleines, auf E-Learning spezialisiertes Team, das damit begann, gezielte Projekte zu implementieren, intelligent zu starten und zu skalieren. Dies zeigte die Flexibilität von Totara Learn und wie es das Compliance-Training von Arriva in allen europäischen Niederlassungen neu beleben konnte.

Die Programmfunktion von Totara ermöglicht es, die Compliance-Schulung zu einem vollständig automatisierten Prozess im gesamten Unternehmen zu machen, indem die Zuweisung von Kursen auf der Grundlage von Benutzerprofilen automatisiert wird (z. B. durch das Versenden von Einladungen an neue Mitarbeiter, sobald diese bei Arriva anfangen, an der obligatorischen Schulung teilzunehmen). Und aufgrund der 4-wöchigen Frist sendet das System auch automatisch Erinnerungen an die einzelnen Lernenden und ihre Vorgesetzten über ihren Compliance-Status.

Da Arriva auf einem europäischen Markt tätig ist, hat das Unternehmen auch stark von den mehrsprachigen Funktionen von Totara profitiert, die es ermöglichen, dieselben Compliance-Inhalte gemeinsam zu nutzen und gleichzeitig den Mitarbeitern in verschiedenen Ländern die Möglichkeit zu geben, ihre bevorzugte Sprache zu wählen. Die Automatisierung des Compliance-Prozesses und die Einführung von Tests in der jeweiligen Landessprache haben zu enormen Kosteneinsparungen und höheren Erfolgsquoten geführt.

Arriva nutzt das System nicht nur für das Hosting des Schulungsmaterials, sondern auch für die Daten, die es ausgibt, indem es eine Integration zwischen Totara und seinem Management-Informationssystem herstellt. Auf diese Weise kann Arriva mit Totara Learn lokalisierte Dashboards erstellen, die wichtige Statistiken wie die prozentualen Abschlussquoten für die einzelnen Geschäftsbereiche hervorheben. So können die Compliance Champions in den verschiedenen Geschäftsbereichen von Arriva und die einzelnen Manager sehen, wie ihre Teams vorankommen, und klar erkennen, welche Mitarbeiter die Schulung abgeschlossen haben, welche sich verzögert haben, wer noch nicht angefangen hat usw. Dies hat dazu geführt, dass die Compliance-Raten gestiegen sind, während der Zeitaufwand des Managements für die Verwaltung der Schulungen deutlich gesunken ist.

Da die vier Trainingsprogramme obligatorisch sind, ist die Möglichkeit, über die Abschlussaktivitäten zu berichten, von entscheidender Bedeutung. Ein unschätzbares Merkmal für die L&D-Abteilung ist die Automatisierung der Lösung und die Möglichkeit, auf einfache Weise eine prüfbare und zugängliche Aufzeichnung über alle von den Mitarbeitern durchgeführten Schulungen zu führen.

Ergebnisse

Arriva Learning hat mit einer kleinen und zielgerichteten Lösung begonnen und hat nun einen großen Einfluss auf das Unternehmen. Als Ergebnis dieser Initiative, Totara Learn für die Compliance-Schulung der Mitarbeiter einzusetzen, verfügt Arriva nun über eine leistungsstarke neue Lernstrategie, die es den Lernenden ermöglicht, sich schnell mit den Compliance-Zielen von Arriva vertraut zu machen. Seit das System 2018 in Betrieb genommen wurde, wurden insgesamt 59.409 Abschlüsse für die 4 Compliance-Module erzielt, die in 14 verschiedene Sprachen übersetzt wurden.

Die Totara-Lösung befindet sich jetzt in der dritten Iteration digitaler Lernmodule und ein viertes Set wird gerade entwickelt. Mit jeder neuen Iteration möchte Arriva Learning einen weiteren Schritt nach vorne machen, was neue, ansprechende Inhalte und verbesserte Systemfunktionen angeht. Dabei werden neue Totara-Funktionen genutzt, um den Mitarbeitern kontinuierlich einen zeitgemäßen Lernstil zu bieten.

Nicht nur, dass sich die Erfüllungsquote konzernweit auf 99 % erhöht hat, gegenüber einer angestrebten Erfüllungsquote von 95 %, sondern es wurden auch beträchtliche Mengen an Zeit und Ressourcen freigesetzt, indem der frühere arbeitsintensive Compliance-Prozess durch einen Prozess abgelöst wurde, der weitgehend von selbst läuft. Allein durch die Automatisierung der CSV-Aktualisierungen wird mindestens 1 Stunde pro Woche an Verwaltungszeit eingespart. Die Teams von Arriva Learning können sich nun auf die Strategie und die langfristige Planung konzentrieren, anstatt sich mit einer Reihe von Verwaltungs- und Supportaufgaben zu beschäftigen.

Die Verwendung des Arriva Learning Systems hat eine weitaus bessere Kontrolle und ein zugänglicheres Selbstbedienungsgefühl für den Prozess ermöglicht als die alte Methode. Das System ist einfach zu navigieren und aus Sicht der Systemadministratoren leicht zu beheben, wenn Probleme auftreten.

Es liegt in der Natur von Compliance-Schulungen, dass keine Nachrichten oft gute Nachrichten sind. Da die Mitarbeiter von Arriva aufgrund ihrer Aufgaben unter Zeitdruck stehen, zeigt die Tatsache, dass die zehntausenden von Arriva-Mitarbeitern, die ihre Compliance-Schulungen mit dem System absolviert haben, die Schulungen mit minimaler Unterstützung und ohne Beanstandungen abschließen, deutlich, dass die Plattform und die Module zugänglich und leicht zu navigieren sind – ein voller Erfolg.

Auch aus Sicht der Endbenutzer ist das Totara-basierte System überwältigend positiv. Arriva Learning erhält ständig positives Feedback zum Inhalt und zur Benutzerfreundlichkeit der Kurse, sowohl durch E-Mails von Mitarbeitern als auch durch Bewertungen von Compliance-Managern und leitenden Angestellten.

„In erster Linie ist Arriva Learning immer mit SCORMS kompatibel, das von Dritten entwickelt wurde. Es gibt keine Probleme mit der Funktionalität und das gibt uns Vertrauen bei der Beschaffung/Erstellung moderner, ansprechender Kurse.

Dank der mehrsprachigen Funktion kann eine Lernseite mit allen Sprachen erstellt werden, was eine große Zeitersparnis bedeutet. Auch bei der Einrichtung eines Programms für Lernende kann dieses so eingestellt werden, dass es direkt mit dem Benutzer in dessen Muttersprache kommuniziert. Diese Funktion eignet sich perfekt für Erinnerungen/Benachrichtigungen zur Einhaltung von Vorschriften, da sie auch innerhalb einer bestimmten Reihe von benutzerdefinierten Parametern arbeiten kann, z.B. 1 Woche nach der Einschreibung in einen Kurs / Alarmmanager usw.

Die Zielgruppenfunktion ermöglicht es auch, bestimmte Gruppen von Mitarbeitern zu bestimmten Lernpaketen zusammenzufassen, so dass maßgeschneidertes, personalisiertes Auffrischungsmaterial bereitgestellt werden kann, das für den jeweiligen Mitarbeiter relevant ist. Das gibt uns ein größeres Maß an Kontrolle und ein professionelleres und zeitgemäßeres Gefühl beim Lernen, da die verschiedenen Kollegen nicht nur einen allgemeinen Kurs erhalten.“

– Samy Menad, Koordinator für die Einhaltung der Vorschriften der Gruppe