Arriva es un proveedor líder de transporte de pasajeros en Europa, que emplea a unas 40.000 personas y realiza unos 1.200 millones de viajes de pasajeros en 12 países europeos. Como parte de Deutsche Bahn (DB), Arriva no sólo presta servicios de autobús y tren, sino que también gestiona tranvías, autobuses acuáticos y sistemas de uso compartido de coches y bicicletas.
El desafío
El cumplimiento es extremadamente importante para Arriva y todos los nuevos empleados, independientemente de su función, reciben un conjunto de 4 cursos de cumplimiento:
- Seguridad de la información
- Delitos financieros
- Normas de conducta empresarial
- Competir lealmente
Todos los empleados tienen que completar estos cursos en un plazo de 4 semanas, con un porcentaje de aprobados exigido de al menos el 80%. También hay formación de reciclaje cada año para todos los empleados.
Arriva tiene más de 39.000 empleados repartidos por 12 países de Europa. Con tantos idiomas hablados, Arriva necesitaba una sólida solución de aprendizaje electrónico para garantizar que sus requisitos de cumplimiento pudieran cumplirse de forma rentable y que la formación necesaria pudiera impartirse a todos sus empleados, independientemente de su ubicación geográfica. Esta formación también tenía que ser de la máxima calidad, coherente e impartida en 14 países distintos y docenas de departamentos y puestos de trabajo diferentes, cada uno con su propio conjunto de programas de cursos que completar.
La solución
La organización contaba con un pequeño equipo centrado en el e-learning que empezó a implantar proyectos específicos, comenzando de forma inteligente y escalando. Esto demostró la flexibilidad de Totara Learn y cómo podía revitalizar la formación en cumplimiento normativo de Arriva en todas sus operaciones europeas.
La función de programa de Totara permite que la formación para el cumplimiento sea un proceso totalmente automatizado en toda la empresa, automatizando la asignación de cursos en función de los perfiles de los usuarios (por ejemplo, enviando invitaciones a los nuevos empleados en cuanto se incorporan a Arriva para que participen en la formación obligatoria). Y debido al plazo de 4 semanas, el sistema también envía automáticamente recordatorios tanto al alumno individual como a su jefe sobre su estado de cumplimiento.
Dado que Arriva opera en un mercado europeo, también se han beneficiado enormemente del conjunto de funciones multilingües de Totara, que permite compartir el mismo contenido de cumplimiento, al tiempo que ofrece a los empleados de distintos países la posibilidad de seleccionar su idioma preferido. Automatizar el proceso de cumplimiento e introducir pruebas en el idioma local ha supuesto un enorme ahorro de costes y un aumento de las tasas de éxito.
Arriva también utiliza el sistema no sólo para alojar el material de formación, sino también los datos que genera, estableciendo una integración entre Totara y su sistema de información de gestión. Esto permite a Arriva utilizar Totara Learn para crear cuadros de mando localizados que destacan estadísticas clave, como los porcentajes de finalización específicos de cada área de negocio, lo que permite a los Responsables de Cumplimiento de cada una de las diferentes áreas de negocio de Arriva y a los gestores individuales ver cómo progresan sus equipos, identificando claramente a los empleados que han completado la formación, los que la han retrasado, los que no la han empezado, etc. Esto ha supuesto un aumento de los índices de cumplimiento, al tiempo que ha disminuido significativamente el tiempo que los directivos dedican a administrar la formación.
Como los cuatro programas de formación son obligatorios, la capacidad de informar sobre la actividad de finalización es vital. Una característica inestimable para el departamento de I+D es la automatización de la solución y la posibilidad de mantener fácilmente un registro auditable y accesible de toda la formación realizada por los empleados.
Resultados
Al empezar con una solución pequeña y específica, Arriva Learning está teniendo ahora un gran impacto en el negocio. Como resultado de esta iniciativa de utilizar Totara Learn para la formación inicial de cumplimiento de sus empleados, Arriva dispone ahora de una nueva y potente estrategia de aprendizaje que permite a sus alumnos ser rápidamente competentes en los objetivos de cumplimiento de Arriva. Desde la puesta en marcha del sistema en 2018, se han completado un total de 59.409 cursos de los 4 módulos de cumplimiento, traducidos a 14 idiomas diferentes.
La solución Totara se encuentra ahora en su tercera iteración de módulos de aprendizaje digital, con un cuarto conjunto en desarrollo. En cada nueva iteración, Arriva Learning pretende dar un paso más en cuanto a nuevos contenidos atractivos y funcionalidad mejorada del sistema, aprovechando las nuevas funciones de Totara para ofrecer continuamente un estilo de aprendizaje contemporáneo a sus empleados.
No sólo ha aumentado la tasa de cumplimiento al 99% en todo el grupo, frente a una tasa de cumplimiento objetivo del 95%, sino que se han liberado cantidades significativas de tiempo y recursos al pasar del anterior proceso de cumplimiento, que exigía mucho trabajo, a uno que en gran medida se ejecuta solo. Sólo la automatización de las actualizaciones del CSV ahorra al menos una hora semanal de tiempo de administración. Los equipos de Arriva Learning pueden ahora centrarse en la estrategia y la planificación a largo plazo, en lugar de en una sucesión de tareas administrativas y de apoyo.
El uso del sistema Arriva Learning ha permitido un control mucho mayor y una sensación de autoservicio más accesible del proceso que cuando se utilizaba el enfoque antiguo. El sistema es fácil de navegar y, desde la perspectiva de los administradores del sistema, fácil de solucionar cuando surgen problemas.
Debido a la naturaleza de la formación sobre cumplimiento, la mayoría de las veces, ninguna noticia es una buena noticia. Los empleados de Arriva tienen limitaciones de tiempo en el desempeño de sus funciones, por lo que ver que los empleados de Arriva que han completado su formación sobre cumplimiento normativo en el sistema lo han hecho con un apoyo mínimo y sin ninguna queja, demuestra claramente que la plataforma y los módulos son accesibles y fáciles de navegar: todo un éxito.
Además, desde la perspectiva del usuario final, el sistema basado en Totara también ha sido abrumadoramente positivo. Arriva Learning recibe constantemente comentarios positivos sobre el contenido y la facilidad de uso de sus cursos, a través de correos electrónicos de empleados y reseñas de directores de cumplimiento y altos ejecutivos.
«En primer lugar, Arriva Learning siempre es compatible con los SCORMS desarrollados por terceros, no hay problemas de funcionalidad y esto nos da confianza a la hora de adquirir o crear cursos modernos y atractivos.
Gracias a la función multilingüe, se puede crear una página de aprendizaje con todos los idiomas incorporados, lo que supone un gran ahorro de tiempo. Del mismo modo, al configurar un programa para los alumnos, también se puede configurar para comunicarse directamente con el usuario en su lengua materna. Esta función es perfecta para los recordatorios / notificaciones de cumplimiento, ya que también se puede configurar para que funcione dentro de un conjunto concreto de parámetros definidos por el usuario, por ejemplo, 1 semana después de la inscripción al curso / gestor de alertas, etc.
La función de audiencia también permite introducir grupos específicos de empleados en determinados paquetes de aprendizaje, lo que permite ofrecer material de actualización personalizado y relevante para el empleado. Esto nos da un mayor elemento de control y una sensación más profesional y contemporánea del aprendizaje, ya que los distintos compañeros no reciben simplemente un curso genérico amplio».
– Samy Menad, Coordinador de Cumplimiento del Grupo
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