Die European Alliance of Associations for Rheumatology, kurz EULAR, ist eine europäische Nichtregierungsorganisation, in der verschiedene nationale Fachgesellschaften und Patientenorganisationen auf dem Gebiet der Rheumatologie organisiert sind. Der jährlich stattfindende EULAR-Kongress ist das Aushängeschild der Organisation und bietet innovativen Köpfen eine Plattform, um die neuesten wissenschaftlichen Durchbrüche zu präsentieren und die Zukunft der Rheumatologie zu gestalten. Jedes Jahr zieht der Kongress Tausende von Delegierten aus mehr als 140 Ländern an.
Die Herausforderung
Aufgrund von Pandemieeinschränkungen wurde der jährliche EULAR-Kongress in den letzten beiden Jahren virtuell abgehalten. Im Jahr 2022 gab es das lang erwartete Comeback, und der EULAR-Kongress wurde sowohl virtuell als auch vor Ort in Kopenhagen abgehalten. Es war der allererste Hybrid-Kongress der Organisation.
Die EULAR benötigte eine Plattform, die den virtuellen Teilnehmern den Zugang zu allen Inhalten des Kongresses ermöglicht und ihnen das beste hybride Nutzererlebnis bietet.
Partner und andere teilnehmende Organisationen sollten die Möglichkeit haben, sich auf der Plattform zu präsentieren und so auch die virtuellen Teilnehmer zu erreichen.
Die Integration der Lösung mit 4 verschiedenen Systemen von Drittanbietern war eine der wichtigsten Anforderungen und erforderte ein umfangreiches Team von Partnern und Lieferanten.
Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sollten bei der Gestaltung des hybriden Angebots eine zentrale Rolle spielen.
Es wurde eine aussagekräftige Berichterstattung benötigt, um das Engagement der Nutzer zu bewerten und Daten für zukünftige Verbesserungen bereitzustellen.
Schließlich sollte der hybride Kongress und die Rolle von Totara Engage darin den Grundstein für On-Demand-Inhalte von jedem zukünftigen Kongress legen, die nicht nur das einwöchige Kongresserlebnis bieten, sondern auch einen dauerhaften Ort des Wissens und der Zusammenarbeit für die Teilnehmer.
Die Lösung
Da die EULAR und LearnChamp langjährige Partner sind und die EULAR an die Arbeit mit Totara gewöhnt ist und bereits zwei separate Totara Learn-Instanzen besitzt, wurde beschlossen, die virtuelle Ausstellerplattform für den Kongress auf Totara zu stützen.
LearnChamp nutzte Totaras Shared Service Layer und die Engage-Funktionen, um eine umfassende virtuelle Plattform zu schaffen, die den Nutzern das Gefühl gab, sich durch die großen Hallen des Kongresszentrums zu bewegen, virtuell mit den Ausstellern in Kontakt zu treten, sich mit anderen Teilnehmern zu verbinden und an virtuellen Meetings teilzunehmen.
Es wurde eine komplexe Integration mit einem Identitätsprovider-System, einer Zugriffsmatrix, einer Kongress-App, dem TV der EULAR, einem Networking-Tool und einem wissenschaftlichen Programm-Tool vorgenommen, um eine nahtlose Benutzererfahrung mit SSO zu ermöglichen.
Die Arbeitsbereiche wurden für Partner und teilnehmende Organisationen als „Stände“ genutzt, wo sie eigene Ressourcen erstellen und mit den Teilnehmern teilen konnten.
Verschiedene Dashboards dienten als Lageplan des Kongresszentrums, auf dem die Teilnehmer aus aller Welt die virtuellen Stände anklicken und sich über die nächsten Vorträge und andere wichtige Informationen informieren konnten.
Die Vorträge wurden live auf die Plattform gestreamt und die Aufzeichnungen der Vorträge waren als Ressourcen im virtuellen Stand (Workspace) jedes Ausstellers verfügbar. Die Möglichkeit, die für jedes Video aufgewendete Zeit zu verfolgen, lieferte wichtige Erkenntnisse über die Qualität der einzelnen Sitzungen und das Engagement der Nutzer.
Kommentare waren in den Arbeitsbereichen und Ressourcen möglich, obwohl dort eine benutzerdefinierte Moderationsoption aktiv war, um Kommentare freizugeben, zu blockieren und zu löschen, um die Platzierung von Werbung zu verhindern.
Kongresse sind Orte, um Menschen zu treffen und neue Kontakte zu knüpfen. Daher hatten die Teilnehmer auch die Möglichkeit, eigene Profile zu erstellen, andere Teilnehmer zu entdecken und sich über die virtuelle Plattform zu vernetzen.
LearnChamp erstellte einen neuen Totara-Block und ein Dashboard, das dann mit der App des Kongresses verbunden wurde. So konnten die Benutzer Selfies machen, diese hochladen und ein Selfie-Mosaik auf dem Dashboard erstellen, was das Engagement durch Gamification für die Teilnehmer vor Ort steigerte und allen nach dem Kongress in guter Erinnerung blieb.
„Mit Totara und LearnChamp waren wir in der Lage, eine innovative und ansprechende Plattform für unseren Hybridkongress zu schaffen. LearnChamp hat unsere Vision wirklich zum Leben erweckt und gemeinsam haben wir einen neuen Standard für zukünftige Veranstaltungen in unserem Bereich gesetzt.“
– Geneviève Schärer, Leiterin des operativen Geschäfts (COO)
Ergebnisse
- Die EULAR veranstaltete einen erfolgreichen Hybrid-Kongress mit über 18.000 Teilnehmern. Ein Drittel der Kongressteilnehmer waren virtuelle Besucher, was die Leistungsfähigkeit von Totara bei einer großen Anzahl gleichzeitiger Benutzer unter Beweis stellt.
- Das UX-Designteam von LearnChamp hat ein einladendes virtuelles Plattformdesign und ein UX-Konzept für alle integrierten Systeme erstellt.
- Der virtuelle Teil in Engage basierte visuell auf dem realen Lageplan, wobei das Dashboard von Totara und benutzerdefinierte Block-Plugins für ein spielerisches Benutzererlebnis verwendet wurden.
- Integrierte kongressweite Nachrichten und Benachrichtigungen auf allen beteiligten Plattformen.
- Ein integrierter Helpdesk mit automatisiertem Supportprozess hat dazu beigetragen, die Erfahrung der Benutzer zu optimieren.
- Die teilnehmenden Organisationen/Partner konnten ihre eigenen „Kongressstände“ erstellen und diese mit Inhalten füllen. Die Stände wurden in Arbeitsbereichen innerhalb von Totara Engage gespeichert. Für diesen Teil wurde eine mandantenfähige Einrichtung verwendet, um einen starken Datenschutz zu gewährleisten. Die Partner wurden von LearnChamp im Vorfeld geschult und auch während der Tage und nach dem Kongress unterstützt.
- Die hybriden Veranstaltungen mit Totara Engage fanden sowohl persönlich als auch virtuell statt, so dass die Teilnehmer entscheiden konnten, wie sie an der Veranstaltung teilnehmen wollten. Sowohl die persönlichen als auch die virtuellen Teilnehmer hatten die gleichen Vorteile: Sie konnten mit den Rednern und Sponsoren interagieren und sich untereinander vernetzen.
- Unmittelbar nach dem Kongress wurden die wichtigsten Statistiken und Analysen zu Besucherzahlen und Teilnahme direkt in Totara ausgewertet und konnten so nahtlos an die EULAR weitergegeben werden, wobei die strenge Datenschutzpolitik der EULAR angepasst wurde.
- Konzentrieren Sie sich auf Berichte über Klicks und Besucher von Bannern auf der Plattform – so erhalten Sie Daten über den Arbeitsablauf der Benutzer.
- Verfolgung der Mitgliedschaft für jeden Arbeitsbereich für die teilnehmenden EULAR-Partner.
- Statistiken zum Engagement von Inhalten und Video-Tracking-Berichte für Engage.
- Berichte über das Engagement der Benutzer, die ihre Besuche in verschiedenen Bereichen der Plattform anzeigen.
Mit Hilfe der Kongress-App war es den Teilnehmern möglich, ein Selfie zu machen, das dann auf Wunsch für alle auf einem riesigen 150-Zoll-Bildschirm auf dem Kongress zu sehen war, der ein maßgeschneidertes Dashboard in Totara anzeigte, hinter dem ein automatisierter Compliance-Prozess für die Qualität und den Inhalt der Fotos stand. Das Ergebnis waren lustige und unvergessliche Erinnerungsfotos. Um das Erlebnis abzurunden, wurden die Schnappschüsse am letzten Tag zu einem „Mosaik“ zusammengefügt. So wurde das Erlebnis für alle Teilnehmer noch spielerischer.
Die Ergebnisse des EULAR-Hybridkongresses führten zu einer stärkeren Konzentration auf On-Demand-Inhalte von solchen Veranstaltungen für unsere Kunden, zu einer besseren Verwaltung der Inhalte, zu einer stärkeren Einbindung der Nutzer und zu einem Plan für kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten – von den Sitzungen des Kongresses, über die App, zu Hause und in den Jahren danach.
„Ich könnte nicht zufriedener mit dem Erfolg unseres Hybrid-Kongresses sein. Die Expertise von LearnChamp bei der Nutzung von Totara machte die Benutzererfahrung für unsere Teilnehmer und Partner mühelos und angenehm.“
– Kanyka Nam, Kongressmanagerin