CONGRESO EULAR 2022 y Totara Engage - Un congreso híbrido con más de 18.000 participantes

La Alianza Europea de Asociaciones de Reumatología, EULAR para abreviar, es una ONG europea en la que se organizan diversas sociedades nacionales especializadas y organizaciones de pacientes en el campo de la reumatología. El Congreso anual de la EULAR es el evento insignia de la organización, ya que proporciona una plataforma para que las mentes innovadoras ilustren los últimos avances científicos y, esencialmente, tracen el futuro de la reumatología. Cada año, el Congreso atrae a miles de delegados de más de 140 países.

El desafío

Debido a las restricciones por pandemia, el Congreso anual de la EULAR se ha celebrado virtualmente durante los dos años anteriores. En 2022 se produjo el tan esperado regreso, y el Congreso EULAR se celebró tanto virtual como presencialmente en Copenhague. Fue el primer Congreso híbrido de la organización.

EULAR necesitaba una plataforma que proporcionara a los participantes virtuales acceso a todos los contenidos del congreso y les ofreciera la mejor experiencia de usuario híbrida.

Los socios y otras organizaciones participantes deben tener la posibilidad de presentarse en la plataforma y llegar así también a los participantes virtuales.

Integrar la solución con 4 sistemas distintos de terceros era un requisito clave e implicaba a un amplio equipo de socios y proveedores.

La protección de datos y el cumplimiento de la normativa deben tener un papel central en el diseño de la experiencia híbrida.

Se necesitaban informes sólidos, para evaluar el compromiso de los usuarios y proporcionar datos para futuras mejoras.

Por último, el congreso híbrido y el papel de Totara Engage en él deberían sentar las bases para el contenido a la carta de cada congreso futuro, proporcionando no sólo la experiencia de un congreso de una semana, sino un lugar de conocimiento y colaboración duradero para los asistentes.

La solución

Dado que EULAR y LearnChamp son socios desde hace mucho tiempo y que EULAR está acostumbrada a trabajar con Totara, pues ya dispone de dos instancias distintas de Totara Learn, se tomó la decisión de basar en Totara la plataforma de expositores virtuales para el congreso.

Pensando con originalidad, LearnChamp utilizó la capa de servicios compartidos de Totara y las funcionalidades de Engage para crear una amplia plataforma virtual, que daba a los usuarios la sensación de estar moviéndose por las grandes salas del centro de congresos, pudiendo interactuar virtualmente con los expositores, conectar con otros asistentes y unirse a reuniones virtuales.

Se realizó una integración compleja con un sistema proveedor de identidades, una matriz de acceso, una app de congresos, la TV de EULAR, una herramienta de Networking y una herramienta de programas científicos, proporcionando una experiencia de usuario sin fisuras con SSO en funcionamiento.

Los espacios de trabajo se utilizaron para los socios y las organizaciones participantes como “cabinas”, donde podían crear sus propios recursos y compartirlos con los participantes.

Se utilizaron distintos paneles como plano del centro de congresos, donde los participantes de todo el mundo podían hacer clic en las cabinas virtuales e informarse sobre las próximas conferencias y otra información importante.

Las conferencias se retransmitieron en directo a la plataforma y las grabaciones de las conferencias estuvieron disponibles como recursos en la cabina virtual de cada expositor (Workspace). Se pudo hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada vídeo, lo que proporcionó información importante sobre la calidad de cada sesión y el compromiso del usuario.

Los comentarios eran posibles en los Espacios de trabajo y Recursos, aunque estaba activa la opción de moderación personalizada, para liberar, bloquear y eliminar comentarios con el fin de evitar la inserción de publicidad.

Los congresos son lugares para conocer gente y hacer nuevos contactos. Por ello, los participantes también tuvieron la posibilidad de crear sus propios perfiles, descubrir a otros participantes y establecer contactos a través de la plataforma virtual.

LearnChamp creó un nuevo bloque y panel de control de Totara, que luego se conectó a la aplicación del congreso, permitiendo a los usuarios hacerse selfies, subirlos y crear un mosaico de selfies en el panel de control, aumentando el compromiso a través de la gamificación para los participantes in situ y manteniendo vivos los recuerdos después del congreso para todos.

“Con Totara y LearnChamp pudimos crear una plataforma innovadora y atractiva para nuestro congreso híbrido. LearnChamp realmente dio vida a nuestra visión y juntos establecimos un nuevo estándar para futuros eventos en nuestro campo.”

– Geneviève Schärer, Jefa de Operaciones (COO)

Resultados

• EULAR celebró un exitoso congreso híbrido con más de 18.000 participantes. Un tercio de los asistentes al congreso eran visitantes virtuales, lo que demuestra la capacidad de rendimiento de Totara con un gran número de usuarios simultáneos.
• El equipo de diseño UX de LearnChamp creó un diseño de plataforma virtual acogedor y un concepto UX para todos los sistemas integrados.
• La parte virtual en Engage se basó visualmente en el plano real del sitio, utilizando el panel de control de Totara y plugins de bloques personalizados para una experiencia de usuario gamificada.
• Noticias y notificaciones integradas para todo el congreso en todas las plataformas implicadas.
• El servicio de asistencia integrado con un proceso de automatización del soporte detrás, ayudó a agilizar la experiencia de los usuarios.
• Las organizaciones/socios participantes podían crear sus propios “stands/stands del Congreso” y llenarlos de contenido. Los stands se almacenaron en espacios de trabajo dentro de Totara Engage. Para esta parte se utilizó una configuración multiinquilino con el fin de garantizar una sólida protección de los datos. Los socios fueron formados por LearnChamp con antelación y recibieron apoyo también durante los días y después del congreso.
• Los eventos híbridos con Totara Engage tuvieron lugar tanto en persona como virtualmente, lo que permitió a los participantes decidir cómo querían participar en el evento. Tanto los participantes presenciales como los virtuales tenían las mismas ventajas: podían interactuar con los ponentes, así como con los patrocinadores, y establecer contactos entre sí.
• Inmediatamente después del Congreso, las estadísticas y análisis más importantes sobre el número de visitantes y la participación se evaluaron directamente en Totara y, de este modo, pudieron transmitirse sin problemas a EULAR, adaptando la estricta política de protección de datos de EULAR.
• Céntrate en los informes sobre clics y visitas de banners en la plataforma, que proporcionan datos sobre el flujo de trabajo de los usuarios.
• Seguimiento de la afiliación a cada Espacio de Trabajo para los socios EULAR participantes.
• Informes estadísticos de participación en contenidos y seguimiento de vídeos para Engage.
• Informes de participación de los usuarios, mostrando sus visitas únicas en diferentes áreas de la plataforma.

Con la ayuda de la aplicación del Congreso, los participantes podían hacerse un selfie que, si lo deseaban, podía ser visto por todos en una enorme pantalla de 150 pulgadas en el Congreso, que mostraba un panel de control hecho a medida en Totara con un proceso automatizado de cumplimiento de la calidad y el contenido de las fotos. El resultado fueron unas fotos de recuerdo divertidas y memorables. Para rematar la experiencia, las instantáneas se combinaron en un “mosaico” el último día. Aportando una experiencia de usuario aún más gamificada para todos los asistentes.

Los resultados del congreso híbrido de EULAR nos llevaron a centrarnos más en los contenidos a la carta de este tipo de eventos para nuestro cliente, a mejorar la gestión de contenidos, el compromiso de los usuarios y un plan de opciones educativas continuas: desde las sesiones del congreso, en la app, en casa y los años posteriores.

“No podría estar más satisfecho con el éxito de nuestro congreso híbrido. La experiencia de LearnChamp en la utilización de Totara hizo que la experiencia de usuario de nuestros asistentes y socios fuera fácil y agradable.”

– Kanyka Nam, Directora del Congreso