Der Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust halbierte die Zeit, die er benötigte, um sein Ziel für die Einhaltung von Beurteilungen zu erreichen

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust erreicht die Zielvorgabe für die Einhaltung der Beurteilungsrichtlinien in der Hälfte der Zeit im Vergleich zu den Papierprozessen der Vorjahre. Nach nur 7 Monaten im ersten Jahr der Einführung liegt die Gesamterfüllung bei über 85%.

Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust [MTW] ist ein großer Akutkrankenhaus-Trust im Südosten Englands. Der Trust wurde am 14. Februar 2000 gegründet und bietet ein breites Spektrum an allgemeinen Krankenhausdiensten sowie einige Bereiche der spezialisierten komplexen Pflege für rund 560.000 Menschen, die im Süden von West Kent und im Norden von East Sussex leben.

Der Trust beschäftigt über 5500 Voll- und Teilzeitmitarbeiter, die hauptsächlich an den beiden Hauptkrankenhäusern in Maidstone und Tunbridge Wells arbeiten. Darüber hinaus versorgt der Trust rund 1,8 Millionen Menschen in Kent, Hastings und Rother mit spezialisierten Krebsdiensten und bietet außerdem Ambulanzen an zahlreichen Orten in Kent und East Sussex an.

Die Herausforderung

Das Beurteilungssystem des Trusts war papierbasiert und jedes Jahr müssen über 5.500 Mitarbeiter ihre jährliche Beurteilung ausfüllen. Bei den Unterlagen handelte es sich um ein Word-Dokument, das aufgrund der Formatierung nur schwer auszufüllen war, so dass es meist von Hand ausgefüllt und dann an die Personalabteilung gescannt werden musste. Die Personalabteilung musste die Rückmeldung dann manuell protokollieren, um die Daten an die Learning and

Das Entwicklungsteam musste die Daten aus den handschriftlichen Formularen manuell zusammenstellen, um sie in die jährliche Lernbedarfsanalyse aufzunehmen.

Dies führte in der Regel dazu, dass Papierkram verloren ging, vor allem wenn Mitarbeiter innerhalb der Organisation wechselten. Manchmal gingen auch die E-Mails verloren. Die Berichterstattung war ungenau. Es gab keine Möglichkeit, Mahnungen an Manager zu senden, die ihre Mitarbeiterbeurteilungen nicht abgeschlossen hatten. Es gab keine Benachrichtigungen an die Teammitglieder selbst.

Der gesamte Prozess war für die Verwaltung sehr intensiv. Es gab keine Governance. Die Berichterstattung war bestenfalls lückenhaft. Das bedeutete auch, dass die jährliche Beurteilung nicht im gesamten Trust gleichmäßig durchgeführt wurde und die Mitarbeiter die Gelegenheit verpassten, Gespräche über ihre Fortschritte und ihr Entwicklungspotenzial zu führen.

Die Lösung

Im Jahr 2018 hat der Trust eine Ausschreibung für ein neues LMS durchgeführt und das System Totara Learn von Think Learning erworben. Im Rahmen der Ausschreibung wurde vereinbart, dass die vorgeschlagene Lösung ein integriertes Online-Beurteilungssystem enthalten muss.

Der Trust war sich einig, dass die Organisation vollständig elektronisch arbeiten würde, indem sie ein webbasiertes Formular erstellte, mit dem die erforderlichen Daten erfasst werden konnten, anstatt den Mitarbeitern nur das Hochladen eines Word- oder PDF-Dokuments zu ermöglichen.

Auch wenn dies einige Herausforderungen mit sich bringt, z.B. für Mitarbeiter in Bereichen mit eingeschränktem Zugang zu Computern, konnte der Trust dieses Problem umgehen, indem er verschiedene Zugangsebenen und verschiedene, auf den jeweiligen Bereich zugeschnittene Formulare einsetzte und alles über das Totara-basierte „MTWLearning“-System zur Verfügung stellte.

Die Ergebnisse

Da die Einrichtung des Online-Formulars so einfach war, konnte der Trust das neue System schnell implementieren und mit einem Minimum an Mitarbeiterschulung in der gesamten Organisation einführen. Die Mitarbeiter haben ihre Beurteilungen jetzt an einem einzigen „sicheren“ Ort gespeichert, der ihnen bei einem Stellenwechsel innerhalb der Organisation folgen wird.

Manager können im Rahmen des Beurteilungsprozesses mit den Formularen auf die Schulungsdaten ihres Teams zugreifen. Der Prozess ist mit den gesetzlichen und obligatorischen Schulungsunterlagen der Mitarbeiter verknüpft und ermöglicht eine sofortige Bestätigung, dass die Mitarbeiter die Anforderungen erfüllen, anstatt sich darauf zu verlassen, dass die Mitarbeiter ihre Nachweise und Zertifikate zum Gespräch mitbringen. Der Trust war auch in der Lage, den Inhalt der Formulare auf die Bedürfnisse bestimmter Mitarbeitergruppen zuzuschneiden, um die Anforderungen der lokalen Behörden und Berufsverbände zu erfüllen.

Es gibt keine „verlorenen“ E-Mails und keinen doppelten Aufwand mehr. Die Personalverwaltung wurde drastisch reduziert. Erledigungen werden automatisch protokolliert. Die Compliance-Berichte sind in Echtzeit und genau. Totara versendet automatisierte E-Mails, um die Mitarbeiter darüber zu informieren, wann sie ihre Online-Beurteilung abschließen müssen, um die Manager daran zu erinnern, den Prozess abzuschließen, und um sie „nächstes Jahr“ an ihrem Jahrestag daran zu erinnern, den Prozess in den jährlichen Prozess einzubauen.

Die Zielvorgabe des Trusts wurde in der Hälfte der Zeit erreicht, die in den Vorjahren für die Papierverfolgung benötigt wurde. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Berichts liegt die Erfüllungsquote bei 86%, und das nach nur 7 Monaten im ersten Jahr.

Die Personalabteilung kann sich nun auf die Qualität des Prozesses konzentrieren, anstatt die Quantität zu verwalten, und die Abteilung für Weiterbildung und Entwicklung kann den Schulungsbedarf exportieren, um ihn ohne zusätzliche Dateneingabe digital für den jährlichen Schulungsplan zusammenzustellen.

Der größte Vorteil ist jedoch, dass alle Mitarbeiter nun gleichberechtigten Zugang zu einem Beurteilungs- und Entwicklungsgespräch haben. Der Trust hat den Dashboards innerhalb des auf Totara Learn basierenden MTWLearning Ressourcen hinzugefügt, um die Mitarbeiter dabei zu unterstützen, ein effektives Gespräch zu führen, Fragen zu stellen und auf nützliche Websites für weitere Informationen zu verweisen. Durch die Integration dieser Gespräche in das System konnte der Trust die Qualität des Prozesses wirklich vorantreiben und ein strategisches Bild davon gewinnen, wie die Mitarbeiter sich selbst im Hinblick auf Talentmanagement und Karriereentwicklung sehen.

„Ich fand das System wirklich toll – einfach und sehr hilfreich für den Prozess. …..und ich bin technikfeindlich. Wenn ich es also benutzen kann und es mag, dann sagt das schon etwas aus!“ – Lynne Sheridan, Leiterin der Entwicklungsabteilung, Maidstone und Tunbridge Wells

„Es geht wirklich um das Klischee, intelligenter und nicht härter zu arbeiten. Die Nutzung der breiteren Funktionalität unseres auf Totara basierenden MTWLearning-Systems, das von Think Learning unterstützt wird, hat unsere Organisation bei der Nutzung von technologiegestütztem Lernen und Entwicklung schnell vorangebracht.“ – Jeanette Barlow, Leiterin für Lernen und Entwicklung, Maidstone und Tunbridge Wells