Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust redujo a la mitad el tiempo necesario para alcanzar su objetivo de cumplimiento de la evaluación

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust alcanza su objetivo de cumplimiento de la evaluación en la mitad de tiempo que en años anteriores, con procesos de seguimiento en papel y un cumplimiento general superior al 85% a los 7 meses de su primer año de implantación.

Maidstone and Tunbridge Wells NHS Trust [MTW ] es un gran hospital de agudos del sureste de Inglaterra. El Trust se constituyó legalmente el 14 de febrero de 2000 y presta una gama completa de servicios hospitalarios generales, y algunas áreas de atención compleja especializada, a unas 560.000 personas que viven en el sur de Kent Occidental y el norte de Sussex Oriental.

La Fundación emplea a más de 5.500 personas a tiempo completo y parcial, que trabajan principalmente en los dos hospitales principales de Maidstone y Tunbridge Wells. Además, la Fundación presta servicios especializados en cáncer a cerca de 1,8 millones de personas en Kent, Hastings y Rother, y también ofrece consultas externas en una amplia gama de localidades de Kent y Sussex Oriental.

El desafío

El sistema de evaluación de la Fundación era en papel y cada año más de 5.500 empleados debían completar su evaluación anual. El papeleo era un documento de Word difícil de cumplimentar debido al formato, por lo que la mayoría de las veces se cumplimentaba a mano y luego había que escanearlo y enviarlo a RRHH. Después, RRHH tenía que registrar manualmente la declaración para proporcionar los datos de cumplimiento a la Oficina de Aprendizaje y Formación.

El equipo de desarrollo tenía que cotejar manualmente los datos de los formularios escritos a mano para incluirlos en su análisis anual de las necesidades de aprendizaje.

Por lo general, esto hacía que se perdiera documentación, sobre todo cuando el personal se desplazaba por la organización. A veces los correos electrónicos se extraviaban. Los informes eran inexactos. No había medios para enviar recordatorios a los directivos que no habían completado las evaluaciones del personal. No había notificaciones a los propios miembros del equipo.

Todo el proceso fue muy intensivo para la administración. No había gobernanza. Los informes eran irregulares en el mejor de los casos. También significaba que la evaluación anual no se realizaba de forma equitativa en toda la organización y que el personal perdía la oportunidad de mantener conversaciones sobre su progreso y potencial de desarrollo.

La solución

En 2018, el Trust sacó a concurso un nuevo LMS y adquirió el sistema Totara Learn de Think Learning. Como parte del ejercicio de contratación, se acordó que la solución propuesta debía incluir un sistema integrado de evaluación en línea.

Como organización, la Fundación acordó que sería totalmente electrónica, creando un formulario web que recogiera los datos necesarios, en lugar de permitir que el personal se limitara a cargar un documento de Word o PDF.

Aunque esto supondría algunos retos, por ejemplo para el personal de las zonas con acceso limitado a los ordenadores, el Trust pudo solucionarlos utilizando distintos niveles de acceso junto con distintos formularios adaptados a cada zona específica y haciendo que todo estuviera disponible a través del sistema “MTWLearning” basado en Totara.

Resultados

Gracias a la facilidad de configuración del formulario online, la Fundación pudo implantar rápidamente el nuevo sistema y lanzarlo en toda la organización con una formación mínima del personal. El personal tiene ahora su evaluación almacenada en un único lugar “seguro” que le seguirá por toda la organización en caso de que cambie de puesto.

Los directivos pueden acceder a los datos de formación de su equipo como parte del proceso de evaluación con los formularios. El proceso está vinculado a los registros de formación reglamentaria y obligatoria del personal, lo que permite confirmar al instante que el personal cumple los requisitos, en lugar de tener que traer las pruebas y certificados a la reunión, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. La Fundación también ha podido adaptar el contenido de los formularios a las necesidades específicas de cada grupo de personal para cumplir los requisitos locales y de los organismos profesionales.

Se acabaron los correos electrónicos “perdidos” y la duplicación de esfuerzos. La administración de RRHH se ha reducido drásticamente. Las finalizaciones se registran automáticamente. Los informes de cumplimiento son precisos y en tiempo real. Totara envía correos electrónicos automatizados para informar al personal de cuándo tienen que completar su evaluación online, para recordar a los jefes que completen el proceso y “el año que viene” en su aniversario, para que puedan incorporar el proceso al proceso anual.

El objetivo de cumplimiento del Fideicomiso se alcanzó en la mitad de tiempo que en los procesos de persecución del papel de años anteriores. En el momento de redactar este informe, el cumplimiento de las evaluaciones es del 86%, cuando sólo han transcurrido 7 meses del primer año.

RRHH puede concentrarse ahora en la calidad del proceso en lugar de administrar la cantidad, y Aprendizaje y Desarrollo puede exportar los requisitos de formación para cotejarlos digitalmente para el plan de formación anual sin necesidad de introducir datos adicionales.

Sin embargo, el mayor beneficio es que ahora todo el personal tiene acceso equitativo a una evaluación y a conversaciones sobre desarrollo. La Fundación ha añadido recursos a los cuadros de mando de MTWLearning, basado en Totara Learn, para ayudar al personal a mantener una conversación eficaz, formular preguntas de orientación y enlazar con sitios web útiles para obtener más información. Gracias a la integración de estas conversaciones en el sistema, la Fundación ha podido empezar a mejorar la calidad del proceso y obtener una imagen estratégica de cómo se ve el personal en términos de gestión del talento y progresión profesional.

“El sistema me ha parecido estupendo, sencillo y muy útil para el proceso. …..y soy tecnófobo, así que si puedo usarlo y me gusta, ¡eso dice algo!”. – Lynne Sheridan, Jefa de Desarrollo de Prestaciones, Maidstone y Tunbridge Wells

“Realmente se trata del tópico de trabajar de forma más inteligente, no más dura. Utilizar la amplia funcionalidad de nuestro sistema MTWLearning basado en Totara y respaldado por Think Learning ha hecho avanzar rápidamente a nuestra organización en el uso del aprendizaje y el desarrollo mejorados por la tecnología.” – Jeanette Barlow, Directora de Aprendizaje y Desarrollo, Maidstone y Tunbridge Wells