Antecedentes
El West College Scotland es un centro de enseñanza superior con campus en Paisley, Greenock y Clydebank. Imparten cursos a más de 21.000 estudiantes y emplean a más de 1.200 trabajadores, lo que la convierte en una de las mayores instituciones educativas del país.
El desafío
WCS se basaba en un listado de una página de su formación obligatoria y cualquier gestión del rendimiento era extremadamente informal y no estaba documentada. Dada la falta de procesos, los directivos se veían obligados a confiar en datos obsoletos para gestionar importantes conversaciones sobre el rendimiento en torno a los objetivos, el cumplimiento y la recertificación.
Su recurso existente era un documento de SharePoint que se había utilizado menos de 300 veces en 5 años; eso es sólo una vez a la semana para una plantilla de más de 1.000 personas.
Paul Ferguson, Socio Empresarial de Desarrollo Operativo, se incorporó en 2021 y tenía una visión clara de la organización. Paul sabía que se estaban produciendo buenas conversaciones a nivel organizativo, ya que WSC estaba floreciendo. El reto consistía en crear una tecnología innovadora que pudiera dar respuesta a algunos retos clave del talento, como el cumplimiento, la gestión del rendimiento y el seguimiento de objetivos.
La solución
Paul quería construir una solución centrada en el usuario, por lo que buscó a Totara y Think Learning como socios clave. Juntos, construyeron un ecosistema de aprendizaje que aprovechaba lo que ocurría orgánicamente y dotaba a los usuarios de las herramientas y recursos digitales que necesitaban.
Junto con Think, y gracias a la flexibilidad del código base de Totara, el equipo de WCS pudo vincular los productos de Totara a plugins a medida para adaptar el LMS a sus necesidades. Totara Learn era una parte esencial de Evolve LMS. Pero el equipo de WCS también implementó Perform para abordar retos clave.
Implementaron la herramienta de competencias Perform para que el personal pudiera adjuntar a su cuenta cuatro perfiles de competencias en los que él y su jefe pudieran trazar su progreso en determinadas competencias. Esto estructuró automáticamente las conversaciones que ya estaban teniendo lugar.
A partir de ahí, Paul quería un espacio en el que los usuarios pudieran autodirigir su desarrollo. Think creó una herramienta a medida llamada Mis Conversaciones para que las personas pudieran apropiarse de su eficacia personal, registrando las conversaciones con su jefe y relacionándolas con sus competencias.
Este enfoque orientado al usuario continuó también después del lanzamiento. Paul analizó por qué los usuarios no se interesaban por los materiales de aprendizaje y descubrió que la falta de tiempo era uno de los mayores retos. Por eso, el equipo de Think añadió una función de tiempo al contenido de aprendizaje, para que los usuarios pudieran filtrar los resultados por el tiempo que faltaba para completarlo. Así, hasta el empleado con menos tiempo puede encontrar un curso que se adapte a sus necesidades.
Una última innovación consistió en capacitar a los directores para dirigir a sus equipos de forma eficaz con informes en tiempo real exclusivos para cada persona. Utilizando jerarquías y posiciones dentro de Totara, el equipo de Formación y Desarrollo puede ver las estadísticas generales sobre el cumplimiento y las fechas de vencimiento de la recertificación. Mientras tanto, los directores pueden ver los cursos con los que más participa su equipo. Esto les permite detectar tendencias, por ejemplo, si su equipo está realizando cursos sobre el agotamiento.
Además, han utilizado el generador de informes para mostrar a los directores en qué seminarios está inscrito su equipo, para ayudarles a planificar su capacidad. Todo ello para garantizar que el LMS presta un apoyo eficaz a sus usuarios mediante una innovadora combinación de herramientas.
Presupuesto del cliente
«La herramienta ‘Mis Conversaciones’ de Evolve LMS es la base para construir una relación de trabajo significativa con tu jefe. Una vez que tienes esa base, se convierte en el intercambio de ideas, el punto de partida de conversaciones difíciles y la capacidad de hacer avanzar a un equipo.» (Robert Hart, Profesor de Construcción)
Resultados
El cumplimiento ha aumentado del 60% al 92%, ya que los usuarios tienen a su disposición todas las herramientas que necesitan para asegurarse de que se mantienen al día en el aprendizaje y la recertificación. Y los gestores pueden ver fácilmente quién se acerca a la recertificación y enviar recordatorios y avisos.
Desde su lanzamiento, los usuarios han realizado más de 5.800 horas de aprendizaje. Mientras tanto, se han dedicado más de 200 horas a las evaluaciones. Antes, esto era difícil de seguir y controlar. Desde el punto de vista del rendimiento, se han añadido 550 objetivos (competencias) al LMS, y más de 200 personas han completado al menos 1 perfil de competencias.
Esto demuestra un gran compromiso con el LMS y es fácil ver por qué. La plataforma se ha creado desde cero pensando en el usuario, ya sea éste un alumno, un directivo o incluso el equipo de formación y desarrollo.
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Educación y Capacitación
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