The Royal Marsden NHS Foundation Trust

Cambiar las percepciones

Garantizar que el aprendizaje electrónico se considere una herramienta de aprendizaje valorada, relevante y fácil de usar, que se utilice ampliamente para permitir el desarrollo de habilidades y la evaluación de competencias, disponible en el punto de necesidad de forma fácil de usar, eficiente y eficaz.

Ahorro de tiempo

Reducir el tiempo dedicado por el personal del servicio y el equipo de I+D a resolver problemas de acceso y uso del e-learning.

La solución

Mientras supervisaba los nuevos desarrollos de la plataforma ESR, el Trust decidió convocar un concurso para un nuevo sistema de gestión del aprendizaje y, tras una serie de visitas y conversaciones con otros hospitales, seleccionó a Think Learning para que proporcionara una instalación de Totara Learn denominada «The Learning Hub».

El Hub necesitaba, como mínimo, tener disponible el aprendizaje en línea a finales de marzo de 2016, idealmente con las Pruebas de Aceptación del Usuario (UAT) realizadas en un plazo de seis semanas, para cumplir los objetivos internos fijados para el cumplimiento.

El enfoque

El proyecto tiene un planteamiento en varias fases:

Fase 1 – seis semanas hasta las Pruebas de Aceptación del Usuario (PAU)

Migrar los paquetes de aprendizaje electrónico obligatorio existentes al nuevo sistema y facilitar el acceso hacia finales de año. Integrar las cuentas del Directorio Activo para que los alumnos utilicen el nombre de usuario de su ordenador para acceder al Hub, independientemente de su ubicación. Integrar los informes de finalización del aprendizaje en el sistema existente de control del cumplimiento.

Fase 2 – después de la puesta en marcha inicial

Integrar la jerarquía organizativa y los requisitos de formación en la preparación de informes de estado rojo, ámbar, verde en paralelo con el sistema de informes existente de la Fundación para el aprendizaje obligatorio.

Migración de los registros de aprendizaje existentes. Pilotar la gestión de cursos presenciales mediante el calendario de Totara Learn. Diseñar y probar cursos de e-learning no obligatorios. Pilota la integración con el aprendizaje en plataformas de aprendizaje externas.

Resultados

Think Learning, el Trust y los equipos informáticos de ambas redes tuvieron que trabajar sin problemas para comprender y desarrollar expectativas realistas que permitieran cumplir los ajustados plazos previstos. El proyecto contó con un director de proyecto hasta marzo de 2016, con un fuerte patrocinio del Trust. El Trust tiene una marca muy conocida y era esencial garantizar que esto se reflejara en el diseño y el desarrollo del sistema.

El equipo de Aprendizaje y Desarrollo estaba trabajando estrechamente con Workforce Intelligence para garantizar que los datos correctos en los sistemas adecuados coincidieran con el aprendizaje y las certificaciones requeridas para el Hub. Se plantearon retos adicionales al trabajar con los socios de TI internos y externos para garantizar que se pudiera ofrecer la solución de autenticación más segura y adecuada. La experiencia de Think Learning ayudó a dirigir estas conversaciones de forma productiva.

La importancia de la flexibilidad

La experiencia de Think Learning en el NHS y en sistemas nos permitió cumplir los complejos requisitos técnicos y ajustarnos a los calendarios de los proveedores de TI que trabajaban en múltiples proyectos. Cumplimos el hito de la UAT a principios de diciembre y, aunque oficialmente no entramos en funcionamiento hasta enero, la estabilidad del sistema Totara Learn hizo que todos los alumnos de la Fundación pudieran completar y registrar con éxito su aprendizaje durante la UAT, incluidas las Navidades.

Los alumnos pueden ver una rápida actualización visual con una combinación de la barra de progreso y el registro de aprendizaje que les asegura que han completado con éxito todas sus actividades de aprendizaje. Esto significa que no repiten módulos o evaluaciones innecesariamente.

Hemos coordinado la asistencia a los alumnos con el servicio de asistencia informática para mejorar la elaboración de informes y la resolución de problemas, de modo que el personal del servicio de asistencia esté mejor situado para gestionar las consultas, utilizando un software compartido para que las acciones se asignen adecuadamente y los problemas se resuelvan con rapidez. Aunque esto no ha sido perfecto, ha habido muy pocas consultas con la implementación de la fase 1. Los retos actuales están relacionados con la naturaleza del cambio organizativo y con garantizar que los datos y las cuentas se correspondan con estos cambios. Se está desarrollando un nuevo proceso para que los nuevos empleados puedan completar su aprendizaje en línea antes de su primer día.

Los beneficios

Desde la puesta en marcha hemos mejorado significativamente nuestra tasa de cumplimiento, al tiempo que proporcionamos una mejor experiencia a los alumnos, incluido nuestro personal que completa su aprendizaje durante la noche. El aumento de la actualización del aprendizaje electrónico está ayudando a aumentar la capacidad y a aprovechar al máximo los recursos de los formadores internos.

Los alumnos pueden acceder a módulos de aprendizaje electrónico en un sistema externo utilizando un código que Think Learning ha desarrollado para que el alumno inicie y complete un módulo con normalidad mientras el sistema se conecta con el Hub entre bastidores. Se trata de un desarrollo apasionante para futuras integraciones en nuestra estrategia de aprendizaje y para vincular nuestra oferta educativa con la Royal Marsden School y las asociaciones académicas.

Informar

Un nuevo informe personalizado proporciona datos de finalización que pueden cargarse fácilmente en nuestra herramienta de informes de cumplimiento.

Ahorro

El Fideicomiso espera que se produzcan algunos ahorros significativos en eficiencia gracias a la reducción de la demanda de personal que asiste a clases presenciales, en particular el personal clínico.