La Universidad de Chalmers construye un comienzo más inteligente para cada empleado

La Universidad Tecnológica de Chalmers es una destacada universidad sueca conocida por su investigación y educación de categoría mundial en tecnología, ciencia y estudios marítimos. Con una plantilla internacional y una sólida cultura de innovación, Chalmers se compromete a ofrecer una experiencia excepcional a sus empleados desde el primer día.

El desafío

Antes, la incorporación a Chalmers estaba fragmentada. Los nuevos empleados recibían distintos niveles de información según el departamento, el director o la ubicación. Esta incoherencia creaba lagunas de conocimiento, duplicación de esfuerzos y una carga administrativa innecesaria.

Al mismo tiempo, los recién llegados se veían a menudo abrumados por grandes volúmenes de información compleja -políticas, condiciones de empleo, normas de seguridad, logística del campus y cultura organizativa-, que se les transmitía de un modo que podía resultar pesado en lugar de inspirador.

Chalmers lo necesitaba:

• Garantizar que cada empleado reciba una introducción coherente y de alta calidad
• Reducir la carga de trabajo administrativo de los gestores
• Presentar la información esencial de forma atractiva, inclusiva y que refleje la identidad de la universidad
• Apoyar una mano de obra internacional con un aprendizaje accesible y multilingüe
• Mejorar la productividad y la integración de los empleados a largo plazo

El objetivo estaba claro: crear una experiencia de incorporación digital que educara, implicara y hiciera sentir a los nuevos empleados: “Aquí es donde quiero estar”.

La solución

Utilizando Totara, Chalmers desarrolló un programa de incorporación digital totalmente estandarizado y escalable dentro de su LMS, el Kompetensportalen.

El programa consta de cinco cursos estructurados:

1. ¡Bienvenido/a!
2. Esto es Chalmers
3. Cómo orientarse en el campus
4. Tu empleo – Entorno laboral, derechos y prestaciones
5. Instrucciones de seguridad y protección contra incendios

Normalización con flexibilidad

Cada nuevo empleado recibe ahora los mismos conocimientos básicos, expectativas e introducción cultural. Esto garantiza la equidad, la coherencia y el cumplimiento en toda la organización, al tiempo que elimina la duplicación de esfuerzos entre departamentos.

Las actualizaciones pueden hacerse de forma centralizada y desplegarse al instante, garantizando la precisión y la alineación a escala.

Diseño de aprendizaje atractivo e interactivo

Para evitar la sobrecarga de información, la incorporación se realiza en módulos manejables, del tamaño de un bocado, repartidos a lo largo del tiempo. La experiencia combina:

• Aprendizaje basado en vídeo y texto
• Narración interactiva basada en escenarios
• Un tono cálido y personal utilizando un “tú” directo

Esta mezcla de contenido factual y creativo refleja la identidad de Chalmers, donde los logros históricos se encuentran con la innovación futura, a la vez que hace que el aprendizaje sea accesible y motivador.

Accesibilidad y automatización

• Disponible en sueco e inglés
• Detección automática de idiomas basada en la configuración del alumno
• Cumple plenamente los requisitos de accesibilidad
• Inscripciones automatizadas e informes centralizados

La plataforma permite a los alumnos completar la formación a su propio ritmo, revisar el contenido en cualquier momento y realizar un seguimiento claro de su progreso.

Resultados

El nuevo programa de incorporación ha transformado la experiencia de los empleados en Chalmers.

Mayor eficacia y ahorro de costes

• Importante ahorro de tiempo para los gestores, que ya no tienen que coordinar manualmente los contenidos introductorios
• Reducción del esfuerzo administrativo mediante la automatización y la gestión centralizada
• Informes racionalizados y seguimiento del cumplimiento
• Implantación escalable en toda la organización

Mayor coherencia y compromiso

• Todos los nuevos empleados participan ahora en un programa estructurado y coherente
• Mayores tasas de finalización y mayor compromiso
• Mayor claridad en torno a las expectativas, las políticas y la cultura
• Marca de empleador más fuerte a través de un proceso de incorporación profesional y cohesionado.

Los directivos han respondido positivamente, y muchos han solicitado la ampliación de los módulos para incluir contenidos adicionales, lo que supone un fuerte respaldo al impacto del programa.