Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust garantiza el cumplimiento del aprendizaje personalizado

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

El Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust presta servicios de salud mental y asistencia social en Kent, en colaboración con el Consejo del Condado de Kent. En Medway, colaboran estrechamente con la autoridad unitaria local para prestar servicios sanitarios y sociales conjuntos.

Es uno de los mayores consorcios de salud mental del país, cubre un área de 1.450 millas cuadradas y atiende a 1,7 millones de personas en Kent y Medway, empleando a 3.318 trabajadores y 228 trabajadores en comisión de servicios, repartidos en 66 edificios de 33 centros.

El desafío

Como organización que presta servicios sanitarios al público, el KMPT es inspeccionado periódicamente por la Comisión de Calidad Asistencial (CQC). Las inspecciones pueden producirse en calendarios planificados o ser ad hoc, lo que exige que el Trust tenga acceso en tiempo real a los informes de cumplimiento en todo momento, que el personal y sus responsables tengan datos en tiempo real al alcance de la mano, y que el personal pueda utilizar su sistema de gestión del aprendizaje de forma sencilla y fácil para mantenerse al día con su formación reglamentaria, obligatoria y esencial.

Los profesionales sanitarios son personas muy ocupadas; trabajan para atender a los pacientes, prestar apoyo a sus familias y están sometidos a la presión de cumplir no sólo los objetivos internos, sino también los nacionales. En la mayoría de los casos, la formación relacionada con su función y el cumplimiento de los requisitos locales pasan a un segundo plano. El aprendizaje debe ser fácilmente accesible, sencillo de entender y rápido.

Para KMPT es imperativo que el compromiso de los usuarios tenga una alta prioridad en su despliegue de Totara Learn, y cómo este compromiso es esencial para que la formación y el cumplimiento sean eficaces, ayudando a su vez a cumplir sus objetivos organizativos, todo ello sin sobrecargar a la organización y haciendo el trabajo de la forma más eficaz posible.

La solución

Totara Learn y los plugins personalizados proporcionados por Think Learning son clave para garantizar que KMPT tenga un compromiso de usuario muy alto, con toda la información necesaria para los usuarios finales en sus páginas de inicio individualizadas y nada más que 1 ó 2 clics desde esa página de inicio. Esto significa que los usuarios finales y la dirección ven sus cifras de cumplimiento en el momento de iniciar la sesión y pueden tomar al instante las medidas necesarias con un conocimiento mínimo del sistema y en un tiempo mínimo. Los usuarios ven su propio cumplimiento; los directivos ven sus propios datos y los de su personal directo e indirecto, lo que aumenta el cumplimiento de toda la organización.

Todos los usuarios se sienten a gusto con el sistema, tienen la posibilidad de ver su cumplimiento y pueden actualizar su aprendizaje sin problemas, sin tener conocimientos del sistema. Accesible y digerible. Lo demuestran sus estadísticas de cumplimiento y participación de los usuarios. Esto incluye no sólo las funciones básicas del sistema, sino indicadores gráficos para informar al personal y a los directivos del cumplimiento y áreas en las que pueden registrar el aprendizaje personal, ver su historial completo de aprendizaje, ver lo que tienen que hacer para seguir cumpliendo, pero sin abrumar a los usuarios finales con el aprendizaje que ya cumplen y que pueden aparcar temporalmente.

El personal también necesita recordatorios para hacer su formación, a intervalos regulares con copia a sus jefes cuando se retrasan. Totara Learn lo permite con mensajes totalmente personalizables, y Think Learning lo complementa con plugins personalizados que gestionan los recordatorios de aniversario para la Evaluación y otras funciones no relacionadas con la formación.

Los cuadros de mando son una forma intuitiva de proporcionar el conjunto de información más importante en la interfaz del LMS en un lenguaje sencillo. Puede abarcar desde la renovación, el cumplimiento puntual y la evaluación, mostrada mediante ilustraciones gráficas o datos contextuales. Todo ello totalmente interactivo, con enlaces para ver informes más detallados. Si eres director de KMPT, verás el cumplimiento de tu equipo; si eres enfermero, verás enlaces a tu Kit de Herramientas de Revalidación; si eres miembro del personal, verás tu cumplimiento personal con enlaces directos a lo que tienes que hacer hoy para cumplir. Conseguir que la página de inicio sea “correcta” para KMPT significa que su personal se comprometerá con Totara. Hacerla mal significará que no lo harán. Junto con los diseñadores del sitio web de Think, el LMS refleja plenamente la marca local, proporciona plena accesibilidad a los distintos usuarios y muestra los Infobloques Dinámicos de Think.

La elaboración de informes es clave para el consejo de administración del Kent & Medway health & Social Care NHS Trust. Sus jerarquías de ESR se cargaron en Totara como parte de la implementación y se actualizaron automáticamente a través de Active Directory, con los bloques de información dinámicos de Think, que les permiten profundizar en su jerarquía con informes de porcentajes por niveles hasta llegar al personal real y su cumplimiento en formatos RAG [rojo-ámbar-verde]. Los pivotes en tiempo real en Totara aligeran la carga de trabajo de los equipos administrativos de KMPT.

Es un pequeño detalle, pero la paleta de colores KMPT se aplicó a cada Info-Bloque para que el GAR coincida con la marca, y que los colores coincidan con los límites porcentuales locales, lo que significa que pueden establecer ROJO hasta el 50%, AMBAR hasta el 75% [y así sucesivamente]. Junto con los bloques RAG personales y los bloques de lanzamiento codificados por colores, esto significa que todos los usuarios saben qué hacer y cuándo. Manteniendo el cumplimiento de la Fundación. En todo momento.

Como todas las organizaciones del SNS, KMPT tiene que presupuestar con cuidado, su dinero tiene que servir para apoyar la atención al paciente. Si bien el sistema de gestión de aprendizaje apoya este objetivo, la formación debe ser eficaz y cumplir los requisitos presupuestarios. Al ser de código abierto, Totara Learn es una solución rentable para el Trust y, tras un exhaustivo ejercicio de adquisición, seleccionaron a Think Learning, un socio Platinum ubicado en el Reino Unido con el que asociarse. Trabajar con Think también permitió a KMPT acceder a un enorme recurso de eLearning de contenido nacional disponible gratuitamente, sin coste adicional, al que los alumnos pueden acceder 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año, en un proceso fluido con informes completos. También están experimentando con conferencias web utilizando Totara y otras herramientas de código abierto que no suponen ningún coste adicional.

El resultado

Kent & Medway Partnership and Social Care NHS Trust comenzó a utilizar Totara Learn en septiembre de 2018. En 3 meses están disfrutando de más de un 81,3% de compromiso de los usuarios, y una media del 88,64% de cumplimiento para toda la formación básica. Bastante notable.

Incorporación: Un nuevo miembro del equipo ve su panel de inducción de incorporación para conocer la organización y el programa de aprendizaje que debe completar como “recién llegado”. Una vez que hayan completado estos programas, se les colocará en la audiencia adecuada y se les presentará su panel de control personalizado.

Personal externo: Los usuarios externos a la organización, como médicos y enfermeros en prácticas, pueden iniciar sesión y acceder a cursos locales a través de paneles de control específicos. Esto abre el aprendizaje dentro del LMS a un público externo, llevando la formación presencial, los seminarios, las conferencias y el aprendizaje online a tus estudiantes, voluntarios y personal interino.

Personal no clínico: el personal puede ver paneles que muestran bloques totalmente interactivos que ilustran su cumplimiento personal de la formación obligatoria, con información sobre la cartera electrónica y la evaluación con un solo clic desde su página de inicio.

Personal clínico y médico: el personal clínico y médico cualificado puede ver cuadros de mando que muestran su cumplimiento personal en la formación básica específica, con información adicional sobre el DPC, la cartera electrónica, la revalidación, la evaluación, la supervisión y la baja por estudios, todo ello con un solo clic desde este cuadro de mando principal.

Directivos: Los directivos inician sesión y ven inmediatamente su cumplimiento, pero además pueden ver datos gráficos totalmente interactivos de su personal directo e indirecto, que les informan del cumplimiento de su equipo y del equipo en general sin necesidad de hacer más clics. Esto les proporciona al instante las herramientas necesarias para mejorar el cumplimiento de sus propios empleados. Cuando los directivos ven ROJO, actúan. Cuando los directivos ven VERDE, pueden relajarse.

Altos directivos y miembros del Consejo de Administración; informes a su alcance con funciones completas de exportación. En tablas dinámicas para su uso inmediato sin conocimientos de Excel.

Administradores: Los administradores del sistema tienen su propio panel de control, que incluye enlaces directos dentro del sistema a las áreas que suelen utilizar. Para ello no necesitan responder completamente a Think Learning, ya que está diseñado para que sus administradores puedan gestionar los cuadros de mando localmente y para que se puedan mezclar y combinar todos los bloques, a fin de formar una serie de cuadros de mando interactivos específicos que satisfagan sus necesidades organizativas y profesionales continuas.

“Desde la introducción de iLearn, el 76% de nuestro personal ha accedido al sistema en sólo 12 semanas, lo que ya ha mejorado el cumplimiento de la Formación Esencial basada en e-learning. Cuando los empleados se conectan, acceden directamente a su panel de control, donde ven inmediatamente la Formación Esencial que tienen al día, la que está a punto de caducar y la que no tienen al día. Este sistema está generando una cultura de cambio, haciendo a los empleados responsables de su propio aprendizaje y permitiéndoles gestionarlo eficazmente. La facilidad para reservar sesiones presenciales y completar sesiones de e-learning ha revolucionado la forma de acceder a la formación en toda la Fundación. Los gestores pueden acceder a informes en tiempo real y ver de inmediato dónde deben centrar su atención, así como ver qué empleados están recibiendo qué formación, lo que les permite planificar mejor sus turnos. Desde el punto de vista de la gestión del aprendizaje, iLearn nos ha permitido gestionar mejor el cumplimiento, planificar mejor qué formación ofrecemos y dónde. Nos ha permitido acceder a la amplia gama de contenidos de aprendizaje electrónico del Sistema Nacional de Salud que antes no podíamos utilizar”.
– Jefe de Aprendizaje y Desarrollo, Kent & Medway NHS & Social Care Partnership Trust