Hospitales Universitarios de Oxford

Hablamos con Claire Boba, Jefa de Proyecto: Learning Technology de Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust, para averiguar cómo su equipo utilizó Think para crear una experiencia mejor para los alumnos y los equipos administrativos que se ocupan del desarrollo profesional continuo.

Acerca de los Hospitales Universitarios de Oxford

Los Hospitales Universitarios de Oxford (OUH) son un centro de excelencia clínica de renombre mundial y uno de los mayores consorcios docentes del NHS en el Reino Unido.

Es uno de los mayores hospitales universitarios del Reino Unido y está formado por cuatro hospitales: el Hospital John Radcliffe (que incluye el Hospital Infantil, el Ala Oeste, el Hospital Oftalmológico, el Centro Cardiológico y el Centro de la Mujer), el Hospital Churchill y el Centro Ortopédico Nuffield, todos ellos situados en Oxford, y el Hospital General Horton, en Banbury, al norte de Oxfordshire.

El desafío

El desarrollo profesional continuo (DPC) es una parte importante del desarrollo del personal clínico de la OUH. También es un elemento clave para garantizar que la Fundación presta una asistencia acorde con sus objetivos y valores. Sin embargo, los procesos se rigen por presupuestos estrictos en los que no se puede gastar de más ni de menos.

Por ello, el equipo de CPD necesitaba poder hacer un seguimiento de a quién daban dinero, cuánto y con qué frecuencia. Además, necesitaban información muy específica para NHS England. Era necesario demostrar cómo se gastaba el dinero, a qué proveedores se recurría, a qué grupos de personal se destinaba el dinero y en qué medida se acercaba la fundación al presupuesto establecido.

La OUH es una fundación muy grande, con miles de empleados que pueden optar a la financiación del DPC. Como tal, el equipo debe hacer un seguimiento de los gastos desde muchos lugares diferentes y, dado que la formación suele ser impartida por proveedores de formación externos, a menudo se produce una laguna en los datos.

Esto suponía una importante carga administrativa para el equipo, que a menudo se veía obligado a buscar mucha información y a obtener datos inexactos. También dificultaba la tarea de asegurarse de que cada departamento gastaba la cantidad correcta de presupuesto, ya que tenían poca o ninguna confianza en los datos disponibles.

La solución

El equipo de la OUH se puso en contacto con el equipo de Think Learning porque ya trabajaban con nosotros para su LMS. Nos describieron su reto, y nuestros consultores de soluciones propusieron SkillFund.

Iba a ser un recurso central para que el equipo de DPC: creara presupuestos, planificara el gasto a principios de año, para que los alumnos buscaran y solicitaran cursos y para que los directores y responsables de educación revisaran y aprobaran las solicitudes de financiación de DPC.

Claire dijo: «En general, fue un proceso realmente bueno, positivo y atractivo. El equipo de Think, en particular Tim y Louis, captaron lo que necesitábamos y crearon algo realmente positivo para toda nuestra organización. »

SkillFund funciona de la siguiente manera:

1 El alumno rellena el formulario de solicitud y el gestor apoya o rechaza la solicitud
2 El responsable local crea y añade al alumno a una ENT
3 La división revisa la solicitud del alumno y la envía para su aprobación final
4 La aprobación final central: el alumno recibe una alerta automática sobre la aprobación de la financiación
5 El alumno ya puede matricularse en su curso
6 El equipo de DPC paga las tasas del curso mediante factura

El resultado

El panel de SkillFund ha permitido al equipo de la OUH y, sobre todo, a los responsables de educación, tanto a nivel de división como local, hacer un mejor seguimiento de cuánto se ha gastado y cuánto queda. Es una interfaz mucho más limpia e informativa que las hojas de cálculo, y los datos están en tiempo real, ofreciendo una fuente central de verdad.

Permite tanto a los alumnos como a los gestores seguir el progreso de las solicitudes de financiación en tiempo real con numerosas notificaciones automatizadas, proporcionando una transparencia total a todos los implicados.

Claire añadió: «Una de las principales ventajas de SkillFund es disponer de toda la información que NHS England nos pide en las declaraciones trimestrales en una sola descarga. Hace que sea realmente fácil proporcionar lo que necesitan dentro de los plazos que establecen. .»

«Sabemos todo, desde qué proveedor, grupo de personal, trimestre, curso, etc. Es muy fácil exportarlo y enviarlo .»

Ahora, el equipo tiene un núcleo central de cursos, que pueden añadir y editar, y que los alumnos pueden consultar, igual que hacen con los cursos normales de su LMS. Esto también les permite controlar mejor la calidad de la formación que completan los alumnos, ya que pueden asegurarse de que recomiendan los mejores proveedores.

Hasta ahora, casi 4.000 formularios de solicitud de DPC totalmente rastreables han sido creados por alumnos y enviados a las personas adecuadas para su aprobación, con notificaciones automáticas a las partes interesadas pertinentes.

1,8 millones de libras de gasto planificado rastreable han pasado por SkillFund, todo lo cual ha sido revisable por los distintos responsables presupuestarios y notificable. Más información sobre SkillFund y cómo puede ayudarte a gestionar el presupuesto de formación externa.