De manual a moderno: cómo Catalyst IT, la Policía de Nueva Zelanda y el Grupo H.W. Richardson colaboraron en el plugin OJT para transformar la formación

Ganador del premio Totara al Mejor Uso del Aprendizaje Integrado

Catalyst IT está especializada en tecnologías libres y de código abierto, incluida Totara. Somos expertos en implantar y dar soporte a toda la gama de funciones de Totara.

Gestionar las evaluaciones a gran escala es un reto para cualquier organización. Para la Policía de Nueva Zelanda y el Grupo H.W. Richardson (HWR), el proceso era manual, lento y basado en papel, lo que ralentizaba el progreso y limitaba la visibilidad del desarrollo de los alumnos.

Utilizando Totara y el poder de la colaboración de código abierto, las dos organizaciones se unieron para construir una forma mejor.

El desafío

La Policía de Nueva Zelanda gestionaba a mano miles de evaluaciones en el puesto de trabajo (OJT). Esto creaba cuellos de botella administrativos, retrasos en el seguimiento del progreso y dificultaba la obtención de información clara sobre el rendimiento de los alumnos. Del mismo modo, HWR -una de las mayores empresas de transporte de Nueva Zelanda- también dependía de procesos de evaluación manuales y se enfrentaba a las mismas ineficiencias.

Ambas organizaciones ya utilizaban Totara. Tras conectar en un evento del Grupo de Usuarios de Totara, vieron la oportunidad de abordar un reto común con una solución común.

La solución

Catalizador construido sobre la funcionalidad de OJT:

1. Crear la capacidad de añadir la fecha de la próxima evaluación, lo que permite que las cualificaciones se repitan. La fecha puede establecerse como una fecha genérica automática o personalizada.
2. Transformar los resultados de opciones binarias a granulares les permitió añadir sus opciones preferidas para presentarlas a sus alumnos. Este cambio proporciona a los alumnos una visión más profunda de dónde se encuentran en su viaje de aprendizaje.
3. Actualizar el formato de las páginas de evaluación para que tuvieran un aspecto moderno. Trasladar este formato a la versión impresa del documento hizo más accesibles las opciones físicas y digitales.
4. Crear la opción de que los alumnos consulten trabajos anteriores. De este modo, los alumnos tienen acceso a todo su historial de cualificaciones.
5. Permitir a los administradores del centro editar las fechas de evaluación finalizadas. Ahora, un administrador puede actualizar las fechas de la «próxima evaluación» si se han introducido incorrectamente.
6. Ampliación de los tipos de preguntas disponibles en las evaluaciones. En lugar de limitarse a cuadros de texto y listas de control, han añadido una escala que los usuarios pueden elegir.
7. Los usuarios pueden elegir qué evaluaciones se repiten y cuáles no. Cuando se establecen las calificaciones, se notifica a los administradores cuándo deben reajustarse.
8. Añadir la posibilidad de exportar informes como CSV. Esta funcionalidad adicional permitió a la Policía tener los datos, incluidos los campos personalizados, en un solo archivo.
9. Mejorar los filtros del plugin para poder mostrar sólo a los alumnos en «Evaluar alumnos». Los filtros mejoraron la UX del sitio web y mostraron a los administradores sólo a quienes necesitaban ver.
10. Añadir el estado Rojo Ámbar Verde (RAG) a la información sobre la fecha de la próxima evaluación. Esta actualización dejó claro qué evaluaciones estaban próximas, así como las atrasadas.
    

Junto con Totara Partner Catalyst, la Policía de Nueva Zelanda y HWR desarrollaron conjuntamente un complemento OJT mejorado para Totara. Basado en principios de código abierto, el complemento se creó a través de un proceso iterativo e impulsado por los usuarios, en el que los comentarios de formadores, administradores y alumnos reales dieron forma a cada fase del desarrollo.

Las características principales son:

• Programación racionalizada: Los administradores pueden establecer evaluaciones recurrentes, actualizar fechas y recibir alertas de próximas evaluaciones.

• Formatos flexibles: Las evaluaciones pueden incluir campos de texto, listas de comprobación, evaluaciones con escalas y mucho más: lo que mejor se adapte a la formación.

• Visión del alumno en tiempo real: Los aprendices y los evaluadores pueden ver el progreso de un vistazo, con informes personalizados que destacan las necesidades de desarrollo.

• Indicadores rojo-ámbar-verde (RAG): Las señales visuales de estado facilitan la detección de tareas pendientes o próximas.

• Informes fáciles de usar: Exporta informes en formato CSV para facilitar el análisis y el seguimiento del cumplimiento.

• Interfaz moderna y accesible: Diseñada para funcionar sin problemas en formatos digitales e impresos.

Y como la solución es de código abierto, es flexible, escalable y está preparada para futuras mejoras.

El resultado

Para la Policía de Nueva Zelanda, el complemento ha transformado su forma de gestionar las evaluaciones de conducción, trasladándolas totalmente a Internet y reduciendo los gastos administrativos.

«El tiempo ahorrado es un enorme beneficio para nuestras operaciones cotidianas, y el enfoque de colaboración hizo que esta transición fuera fluida y eficaz.»
– Ann-Marie Pickles, Policía de NZ

HWR también vio un impacto inmediato. Desde su puesta en marcha en diciembre de 2022, el cambio digital ha ahorrado unas 1.480 horas de tiempo administrativo, lo que ha permitido a los formadores pasar más tiempo en la cabina con los conductores y menos detrás de un escritorio.

«Con las personalizaciones de la actividad OJT, hemos proporcionado visibilidad en tiempo real tanto a los conductores como a los directivos. Catalyst colaboró estrechamente con nosotros para comprender las complejidades y ofrecer una solución que funciona.»
– Raechel Hunt, Coordinadora de Aprendizaje y Desarrollo, HWR

Construido para beneficiar a todos

Lo que empezó como una necesidad compartida entre dos organizaciones se convirtió en un potente proyecto de código abierto que ahora beneficia a toda la comunidad de Totara. Es un claro ejemplo de cómo la colaboración y la apertura pueden conducir a soluciones de formación más inteligentes y sostenibles.

Raechel dijo: «Proporcionamos estudios de casos a Catalyst para que las mejoras se ajustaran a los objetivos. Catalyst se tomó el tiempo necesario para comprender las complejidades de lo que necesitábamos y colaboró con nosotros para conseguir un resultado satisfactorio.

Catalyst comprendió lo importante que era que el OJT no estuviera limitado en sus aplicaciones potenciales y trabajó con nosotros para cumplir nuestros requisitos.

Recibimos un buen apoyo durante los ensayos y pruebas de UAT, y los cambios que surgieron de ellos. Los detalles, correcciones y ajustes añadieron valor al resultado final.

Catalyst estuvo con nosotros en todo momento, asegurándose de que el plugin fuera funcional, fácil de usar y que funcionara para todas las partes implicadas: administradores del sitio, formadores, gestores y los propios alumnos.»