BlueLight Commercial: Revolucionando el intercambio de conocimientos sobre adquisiciones en la policía del Reino Unido

Creada en 2020 por el Ministerio del Interior, BlueLight Commercial trabaja en colaboración con organizaciones policiales para transformar su actividad comercial y de adquisiciones, lo que se traduce en mejoras en los resultados finales y en la aportación de valor a la primera línea, además de aumentar la capacidad comercial y el intercambio de conocimientos entre 43 fuerzas policiales de Inglaterra y Gales.

El reto: acabar con los silos de aprovisionamiento

Las prácticas tradicionales de contratación en el ámbito policial están fragmentadas, y cada una de las 43 fuerzas policiales opera de forma aislada, aparte de unos pocos equipos regionales de colaboración. BlueLight Commercial buscaba una solución que pudiera:

• Conecta a profesionales de la contratación de distintas regiones
• Facilitar la transferencia rápida de conocimientos
• Crear una plataforma centralizada de aprendizaje y colaboración
• Superar las barreras geográficas y organizativas

BlueLight Commercial llevaba más de un año utilizando Totara Learn, pero su LMS estaba anticuado y carecía del apoyo necesario para impulsar un compromiso significativo. BlueLight Commercial se puso en contacto con Hubken para que le proporcionara un nuevo comienzo y una experiencia de LMS más impactante. BlueLight Commercial quería abordar lo siguiente:

• Una instalación actualizada a la última versión de Totara.
• Una migración centrada de la marca, los cursos y el contenido al nuevo sistema.
• Dificultad para gestionar eficazmente los cursos y talleres de formación.
• Se necesita una plataforma de aprendizaje centralizada que pueda servir a los 43 cuerpos de policía y que, al mismo tiempo, proporcione aprendizaje electrónico al personal de BlueLight Commercial.

The Innovative Solution: Totara LMS as a Knowledge Ecosystem

Over the past 18 months, BlueLight Commercial has adopted a unique and innovative approach to using the Totara platform’s many features. And as a result, the Totara Learning Management System (LMS) has become far more than a training tool – it’s now a dynamic knowledge-sharing platform.

Key Innovative Features

• Course-Based Knowledge Sharing: Courses are now used not just for training, but as centralised, living repositories of procurement insights and secure document sharing
• Forums for Collaborative Learning: Creating spaces for professionals to exchange best practices and engage in peer discussion
• Workspace Functionality: Enabling targeted collaboration across different police force teams

This innovative use goes well beyond simply using the LMS to host learning modules, it transforms Totara into a hub for secure procurement document sharing and collaborative workflows.

Traditionally, LMS platforms focus on training and development; however, BlueLight Commercial’s approach exploits leverages Totara’s course framework to also facilitate:

• Secure Document Sharing: In environments with stringent data and document control protocols, such as those encountered in policing and other government-regulated sectors, the need to share information securely is paramount. Using the Courses and Audiences functionality, BlueLight Commercial created different unique procurement categories to share documents and restrict access among blue light organisations, creating a secure knowledge sharing environment within the Totara LMS.
• Collaboration for Evaluations: Their Totara platform has also been configured to support interactive and collaborative tasks, enabling real-time feedback and secure review processes.
• Streamlining Administrative Processes: The implementation of Totara in this manner has also simplified internal processes by enabling access control and document sharing through its course framework and streamlining internal collaboration.

This dual functionality of combining training delivery with secure document management illustrates the flexible nature of Totara’s course functionality when adapted to meet unique business needs.

Procurement Act Knowledge and Collaboration Hub – 2678 users

“The LMS has been an invaluable tool in helping to support the implementation of the new Procurement Act 2023, acting as a one-stop-shop for knowledge and communication with the blue light sector. It has enabled us to send communications and key updates to members via the Forum function, as well as receive and respond back to questions quickly. It has also enabled us to plan and run events such as webinars, as well as uploading recordings afterwards for all to access. The clear and easy-to-access document repository allows us to upload, categorise and share a large amount of legal, policy, commercial templates and other documents with multiple police forces and fire services in a way that would otherwise have been quite difficult. Overall, it has been an invaluable tool in BLC’s work on with the sector on the Procurement Act.”

– Ellie Wilkinson, Head of Commercial Governance and Compliance

El Resultado: Transformar las prácticas de aprovisionamiento

El LMS ha revolucionado la forma en que se comparten los conocimientos sobre adquisiciones y se actúa en consecuencia en toda la red BlueLight Commercial:

• Los cursos actúan ahora como bases de conocimiento dinámicas y en evolución
• Los foros permiten el intercambio de conocimientos sobre contratación en tiempo real
• Los programas de aprendizaje electrónico se despliegan de forma coherente en 43 cuerpos de policía
• El contenido puede actualizarse rápidamente y distribuirse a todas las regiones

Mejorar la colaboración y la eficacia

La integración del uso compartido de documentos en el entorno de aprendizaje de Totara ha tenido un efecto tangible en las operaciones diarias:

• Facilidad de acceso: La posibilidad de compartir documentos y acceder a ellos sin problemas a través de Totara reduce las fricciones. Esto es especialmente beneficioso cuando hay que compartir documentos rápidamente entre miembros de un equipo que actúan bajo estrictas directrices de seguridad.
• Colaboración en tiempo real: Para los equipos que participan en evaluaciones y otros procesos de colaboración, utilizar la función de curso de esta forma favorece la interacción y la retroalimentación en tiempo real. Esto fomenta un entorno de trabajo más dinámico e interactivo.

Derribar las barreras tecnológicas

La plataforma resolvió retos críticos de intercambio:

• Proporcionó un entorno seguro para el intercambio de conocimientos dentro del sector, sin utilizar plataformas de intercambio de terceros
• Permite compartir documentos en distintos entornos de red
• Capacidad para compartir información y obtener rápidamente información del sector «en directo».

Impacto mensurable

• Aumento del 300% de usuarios activos de LMS: Pasando de una base de usuarios limitada a triplicar el número de usuarios en 12 meses, a una red completa en todo el Reino Unido.
• Colaboración mejorada: Los cursos sirven ahora como espacios para compartir conocimientos y no simplemente como un sistema tradicional de gestión de cursos de e-learning
• Prácticas de contratación racionalizadas: Entornos de aprendizaje coherentes y centrados, ahora accesibles para diferentes necesidades de contratación en 43 cuerpos de policía.
• Se mantiene la conformidad: El LMS proporciona un entorno controlado con acceso seguro que puede ser a todo el sistema o a áreas específicas mediante el uso de audiencias
• Mejora la eficacia administrativa: Elimina el uso de software adicional para compartir información
• La satisfacción de los usuarios es alta: Los equipos que han adoptado el sistema informan de que simplifica sus procesos de trabajo y mejora la eficacia general

Conclusión

BlueLight Commercial ha transformado el LMS Totara, que ha pasado de ser una plataforma de formación tradicional a una revolucionaria herramienta de intercambio de conocimientos. La adopción de la Suite Totara por parte de BlueLight Commercial, con el apoyo de Hubken Group, representa un salto innovador en la estrategia de I+D dentro del sector de la luz azul. Al transformar su enfoque de la formación, el intercambio de documentos y la colaboración, la organización no sólo ha resuelto sus retos iniciales, sino que también ha establecido un punto de referencia para otras del sector.

«Esto es algo más que un sistema de gestión del aprendizaje«, dice Debbie Shore. «Se ha convertido en el eje central de los conocimientos sobre adquisiciones de toda la policía del Reino Unido. No nos limitamos a compartir formación, sino que estamos creando una red de conocimientos viva y palpitante» .

«El Equipo de Flotas ha utilizado mucho este sistema y le ha parecido un sistema sencillo y fácil de usar que permite la colaboración entre más de 300 partes interesadas clave, lo que permite debatir temas específicos del foro y establecer restricciones en el acceso a determinada información. Hacer cambios en las páginas es relativamente fácil, incluso sin tener grandes conocimientos de Internet, y hemos recibido una gran cantidad de comentarios positivos de los usuarios. Ha sido una forma sencilla y eficaz de comunicarnos con nuestra creciente lista de partes interesadas.» Andy Brown – Jefe de Categoría – Flota