BaptistCare consigue una gestión del cumplimiento sin fisuras con Totara Learn

BaptistCare es una destacada organización sin ánimo de lucro que presta una amplia gama de servicios, como atención a ancianos, asistencia a domicilio, apoyo a discapacitados y servicios comunitarios en Nueva Gales del Sur, Territorio de la Capital Australiana, Australia Occidental, Victoria, Tasmania y Australia Meridional. Con un equipo de más de 12.000 empleados y voluntarios, se centran en prestar una atención personalizada y compasiva que mejore el bienestar, la independencia y la calidad de vida de las personas necesitadas.

El desafío

En 2018, BaptistCare se enfrentó al reto de gestionar las necesidades de formación y desarrollo de su creciente plantilla en Nueva Gales del Sur y el Territorio de la Capital Australiana, que incluía personal, voluntarios y estudiantes. Su infraestructura de aprendizaje existente carecía de integración y de un repositorio central para los registros de formación, lo que provocaba ineficiencias en la gestión del cumplimiento y la elaboración de informes. Los directivos también tenían problemas con el acceso limitado a los informes de formación en tiempo real.

BaptistCare necesitaba un LMS empresarial para agilizar la formación, apoyar el cumplimiento de normativas y escalar para el crecimiento futuro. La organización buscaba una solución que pudiera gestionar la incorporación de empleados, voluntarios y estudiantes, y que ofreciera al mismo tiempo una sólida seguridad de los datos, una integración perfecta de los sistemas y un diseño flexible de los cursos, adaptado a sus sectores de atención a la tercera edad y servicios comunitarios.

Tras un riguroso proceso de selección, BaptistCare eligió Kineo, con Totara LMS, como solución para afrontar estos retos y apoyar sus necesidades de aprendizaje a largo plazo.

La solución

Se creó un grupo de trabajo BaptistCare en todas las líneas de negocio y, con el asesoramiento de Kineo, se eligió Totara Learn Kineo Edition Managed Service como plataforma de aprendizaje adecuada. Esta solución no sólo satisfacía nuestras necesidades de aprendizaje actuales y continuas, sino que también incorporaba una moderna biblioteca de aprendizaje electrónico, con recursos adicionales obtenidos para complementar la biblioteca de Kineo.

Las etapas clave del proceso de implantación que condujeron al éxito de la solución incluyeron:

1. Identificación y mapeo de los puntos débiles: garantizar que el LMS abordaba nuestros retos específicos.
2. Proyecto de revisión simultánea de bibliotecas: actualización y mapeo de recursos de Kineo, Altura y otras bibliotecas internas y externas.
3. Personalización y configuración: marca, navegación, configuración de usuarios, gestión de audiencias, funciones de administración, informes y cuadros de mando.
4. Integraciones: conexión con nuestro CRM para voluntarios, sistemas de RRHH y financieros (T1), y plataforma de gestión del talento (PageUp).
5. Bibliotecas de contenidos: transfieren una amplia gama de cursos clínicos, empresariales, de desarrollo personal, de gestión y de liderazgo, incluidos cursos internos de aprendizaje electrónico, semipresenciales y seminarios.
6. Migración de datos
7. Comprobaciones previas y posteriores a la puesta en marcha
8. Estrategia de formación y comunicación: para alumnos, directivos y administradores de sistemas.

Se ha introducido una interfaz web diseñada a medida con contenidos actualizados como parte de nuestro LMS Mi Aprendizaje. Se ha incorporado el microaprendizaje para apoyar el aprendizaje combinado, con grabaciones de seminarios web también integradas.

Los informes en tiempo real permiten a los directivos desarrollar sus equipos y cumplir los requisitos de conformidad, alineándose con la estrategia de riesgo de BaptistCare. Además, los jefes de equipo y los gestores cualificados son ahora más responsables.

El acceso a la Comunidad de Aprendizaje de Totara, combinado con el asesoramiento y apoyo estratégicos de Kineo, ha desempeñado un papel crucial en el crecimiento de BaptistCare, permitiendo un enfoque ágil y receptivo a las cambiantes necesidades empresariales. Hay disponibles informes bajo demanda e informes personalizados.

Con esta plataforma escalable, BaptistCare puede seguir evolucionando. BaptistCare está encantada con el sistema autónomo y flexible impulsado por Totara Learn, que ha transformado nuestras capacidades y ha resuelto los principales puntos débiles del LMS. My Learning garantiza que BaptistCare pueda atender eficazmente las diversas necesidades de aprendizaje y gestión de nuestra plantilla ahora y en el futuro.

Resultados

BaptistCare ha reducido significativamente los costes con Totara Learn LMS. Las tasas de licencia son más bajas, y un acuerdo plurianual con Kineo fijó los precios, evitando aumentos anuales. El cambio de la formación presencial a la formación online redujo los gastos en locales, viajes y alojamiento. La mejora de los informes y el seguimiento también ha mejorado el cumplimiento y el compromiso, reduciendo los costes administrativos.

La formación es ahora más eficaz y flexible. El aprendizaje online permite al personal acceder a los cursos en cualquier momento, eliminando la necesidad de sesiones programadas. Las inscripciones automatizadas basadas en las funciones del puesto ahorran tiempo, mientras que el seguimiento integrado garantiza el cumplimiento. Los informes están ahora totalmente automatizados, sustituyendo a las hojas de cálculo manuales, y las notificaciones recuerdan al personal la formación pendiente, reduciendo el seguimiento manual.

BaptistCare lanzó My Learning (Totara Learn LMS) en seis meses, a tiempo y dentro del presupuesto. El despliegue incluyó la identificación de las necesidades de aprendizaje, la revisión de las bibliotecas de contenidos, la personalización de la plataforma, la integración con los sistemas financieros y de RRHH, la migración de datos y la realización de comprobaciones previas y posteriores al lanzamiento. Una estrategia clara de formación y comunicación garantizó una transición fluida, mientras que la integración de los sistemas de RRHH y financiero automatizó la configuración de los empleados, redujo el esfuerzo manual, mejoró los informes y ahorró tiempo con asignaciones de formación basadas en el público.

En cuatro semanas, 1.600 empleados completaron la formación sobre el cumplimiento de la seguridad informática, con un compromiso del 88% de la plantilla. La posibilidad de realizar un seguimiento de la formación obligatoria ha supuesto un importante impulso para el cumplimiento. Programas clave como Concienciación en Seguridad Informática, Gestión de la Medicación, Salud y Seguridad en el Trabajo y Manipulación Manual han sido los más beneficiados.

En la actualidad, My Learning da soporte a 8.000 usuarios activos, entre los que se encuentran empleados de Nueva Gales del Sur, Australia Central y Australia Occidental, así como voluntarios y estudiantes. La formación se basa en las funciones, lo que garantiza que los directivos, el personal de primera línea y los equipos de apoyo reciban el aprendizaje adecuado. Los nuevos empleados también realizan un curso de iniciación para familiarizarse con el LMS.

Más empleados completan su formación a tiempo, y el aprendizaje voluntario ha aumentado gracias a la flexibilidad del acceso online. Los empleados aprecian la facilidad de uso, los recordatorios automáticos y la experiencia LMS familiar y de marca.

Los informes en tiempo real han facultado a los directores para hacer un seguimiento del cumplimiento y desarrollar a sus equipos. La posibilidad de guardar y programar informes ha mejorado la eficacia, garantizando una mejor supervisión y responsabilidad.

BaptistCare planea mejorar su LMS mejorando la experiencia del alumno, la funcionalidad de búsqueda y la facilidad de acceso. El objetivo es crear una interfaz más parecida a la web con menos clics, ampliando el papel de la plataforma más allá del cumplimiento para incluir todo el contenido de aprendizaje.