El LMS adecuado te permite impartir una formación coherente, hacer un seguimiento del progreso de los empleados, garantizar el cumplimiento y desarrollar las habilidades que tu plantilla necesita para triunfar. Pero con cientos de plataformas disponibles, cada una de las cuales promete transformar tus programas de aprendizaje, ¿cómo elegir la que se ajusta a las necesidades de tu organización?
La realidad es que la mayoría de las organizaciones no lo están haciendo bien. Sólo el 9% está completamente satisfecho con su LMS, según Brandon Hall Group. La mitad tiene problemas de integración, a más de la mitad le faltan funciones clave, y sólo El 24% ve a su proveedor de LMS como un verdadero socio empresarial. Es evidente que muchos se las arreglan con sistemas que no les funcionan del todo.
En esta guía te explicaremos cómo elegir un LMS que respalde los objetivos de tu organización. Aprenderás qué preguntas hacer por adelantado, cómo evaluar el valor y la escalabilidad a largo plazo, cómo definir tus requisitos imprescindibles y cómo evaluar a los proveedores con confianza.
Preguntas clave para la selección del LMS
Cuando estás seleccionando un nuevo LMS, es tentador sumergirse y empezar a comparar listas de características de distintos sistemas. Pero, en lugar de eso, piensa para qué sirve realmente tu plataforma de aprendizaje.
Empieza fuerte el proceso de selección del LMS identificando lo que necesitas en función de tus objetivos corporativos, metas de formación y presupuesto. Asegúrate de tener claros tus objetivos antes de empezar a comparar soluciones.
1. ¿Cuáles son tus metas y objetivos de formación relacionados con la empresa?
Sea cual sea tu objetivo, asegúrate de tenerlo presente durante todo el proceso de selección de tu plataforma de aprendizaje. Los objetivos empresariales y de formación varían entre las distintas organizaciones, pero aquí tienes algunos ejemplos que hemos visto que utilizan las empresas al seleccionar un nuevo LMS:
- Reducir el coste de la formación en un 30%.
- Aumentar los índices de cumplimiento al 100%.
- Apoya el crecimiento incorporando nuevos empleados y empleados de empresas ampliadas, como los contratistas.
- Reduce las tasas de abandono de los empleados.
- Ayuda a los distribuidores a mejorar sus cifras de ventas.
- Mejora los índices de cumplimiento.
- Ayudar a mejorar las habilidades de atención al cliente.
2. ¿Quiénes son tus usuarios finales?
Repasemos algunos ejemplos para entenderlo mejor:
Con un alcance mundial que abarca 20 países, Glovo, un servicio de mensajería mediado por aplicaciones, cuenta con más de 3.400 agentes de atención al cliente repartidos en 15 centros de llamadas diferentes.
La demanda de sus servicios se disparó en 2020, y con una plantilla empresarial ampliada de contratistas independientes que actuaban como columna vertebral del soporte a las partes interesadas, Glovo eligió Totara Learn como LMS para dar soporte a miles de agentes externos que recibían formación actualizada relevante para el país, la región o la función de soporte específica de cada agente.
Deloitte, por su parte, utilizó Totara Learn para ayudar a crear una experiencia de formación basada en historias que ayuda a los contables internos a adaptarse a la digitalización.
En ambos casos prácticos, los usuarios finales, los objetivos y los resultados son claramente distintos y demuestran por qué reconocer a tu grupo demográfico principal de usuarios finales es un punto de partida ideal; las características y los requisitos se ven bajo una lente orientada a objetivos que moldea los requisitos de selección a sus necesidades únicas y específicas.
Establecer quién quiere qué implica cierto trabajo previo, pero la ventaja de empezar comprendiendo tus necesidades es que puedes asegurarte de que estás tomando la decisión correcta, no sólo para el equipo de I+D, sino para las partes interesadas, los alumnos y la organización en su conjunto. Y, a menudo, no se trata sólo de una conversación: debes implicar a tus alumnos y a las partes interesadas en todo el proceso de selección para asegurarte de que tomas una decisión con conocimiento de causa.
Una vez identificados estos usuarios principales, pasa a captar las necesidades de otros usuarios, como los de tu empresa:
Gestores: Necesitarán hacer un seguimiento del progreso, controlar los índices de finalización o mantener informados a los altos cargos con informes y análisis del LMS. Asegúrate de que sabes cómo van a interactuar con el LMS para que sea compatible con su flujo de trabajo diario.
Departamento de TI/Apoyo: ¿Son capaces de cumplir las especificaciones y requisitos técnicos de tu posible LMS? ¿Cumple sus normas de seguridad? ¿Su infraestructura informática lo soportará? Son preguntas importantes.
Diseñadores de aprendizaje: Tanto si tu experiencia en diseño de aprendizaje es interna como si te la proporcionan proveedores externos, asegúrate de que sabes lo que necesitan de un LMS en cuanto a funciones, creación de contenidos y flexibilidad.
3. ¿De qué presupuesto y recursos dispones?
Tu presupuesto disponible es un factor importante a la hora de elegir una plataforma LMS. Los modelos de precios de los LMS que encuentres variarán de un proveedor a otro, por lo que es difícil hacer comparaciones tajantes al revisar esta importante cuestión.
Después de considerar el precio, también debes revisar lo que puedes soportar en términos de implementación, soporte, alojamiento y personalización.
Un presupuesto reducido y el tamaño de la empresa pueden hacer que optar por una plataforma LMS basada en la nube sea lo ideal para tu organización. Un presupuesto elevado y unos requisitos de personalización complejos podrían hacer necesaria una plataforma de aprendizaje local o con el apoyo de un socio.
4. ¿Necesitas un LMS en la nube o un LMS alojado/instalado?
Un LMS en la nube se aloja en el servidor de tu proveedor como parte del paquete. En cambio, un LMS instalado se ejecuta en los servidores de tu organización.
Tal y como cubrimos en nuestro Totara vs Moodle vs Workplacelas plataformas propietarias basadas en la nube son a veces ideales para organizaciones con un presupuesto limitado, pero ofrecen poca adaptabilidad, asistencia y personalización en comparación con las plataformas de aprendizaje alojadas o instaladas.
5. ¿Tu organización aspira a la adaptabilidad?
Puede que actualmente sólo utilices formación presencial, lo que no te permite responder a las demandas con la rapidez deseada. En este caso, necesitarías un LMS adaptable que se integre con herramientas de autor y software de puesto de trabajo como Microsoft Teams para permitirte crear y distribuir formación actualizada.
O quizá simplemente necesites algo que sea flexible y te permita añadir nueva formación cuando sea necesario. Incluso podría tratarse de combinar la formación online, como el e-learning, con métodos offline, como sesiones presenciales o trabajo en grupo, en un programa flexible de aprendizaje mixto.
En cualquier caso, tener en cuenta los requisitos de formación de la empresa, tanto inmediatos como futuros, te ayudará a seleccionar un LMS que sirva y se adapte a tus necesidades a largo plazo.
6. ¿Qué conocimientos tecnológicos tienen tus empleados?
¿Tienes una organización llena de millennials y gen Z amantes de la tecnología o eres un organismo público local lleno de empleados con capacidades técnicas mixtas?
Debes considerar si tu posible LMS es lo suficientemente intuitivo y fácil de usar para tus empleados. Esto garantizará que todos tengan las mismas oportunidades de acceder al aprendizaje y no se sientan desanimados por la dificultad de completar la formación.
Si tienes empleados en todo el mundo, puede que quieras un sistema que también admita versiones traducidas de tus cursos de e-learning.
También tendrás que tener en cuenta los aspectos básicos, como la forma en que los usuarios se registrarán y la formación necesaria.
7. ¿Cómo mediré el impacto?
La inversión en un nuevo LMS sólo merece la pena si puedes comprobar e informar sobre el impacto que tiene en tu plantilla, lo que enlaza con tus objetivos de formación relacionados con la empresa.
¿Vas a medir el éxito de tu LMS juzgando el aumento porcentual de los índices de cumplimiento? ¿Por la reducción de incidentes peligrosos? ¿O por el ahorro de costes que supone tu LMS?
Aunque hay muchos elementos a tener en cuenta a la hora de elegir un nuevo LMS, estas siete preguntas son un punto de partida importante para la segunda fase de la selección del LMS.
Elegir un LMS: características frente a flexibilidad
A lo largo de los años, hemos sabido de muchas organizaciones que están descontentas con su sistema de gestión del aprendizaje. Lo que parecía una gran oferta hace años (o incluso meses), con todas las posibles campanas y silbatos incluidos, ahora de repente no parece tan atractivo. ¿Por qué se equivocan tantas organizaciones?
Cegado por los rasgos
Empecemos con un escenario.
Una organización minorista busca un nuevo LMS. El LMS A tiene 100 funciones y cuesta X ¤ al año. El LMS B tiene 200 funciones y también cuesta X ¤ al año. Elegir el LMS B parece la opción más obvia, ¿verdad? Pues no necesariamente.
Tener más funciones no siempre significa tener un LMS “mejor”. El LMS A puede tener menos funciones, pero más avanzadas, mientras que el LMS B puede tener un montón de funciones que nunca utilizarás. Elegir un LMS basándote en el número de funciones es un error, aunque te convenzas de que las funciones que ahora no utilizas podrían ser útiles en el futuro.
Este es un escollo muy común en el proceso de adquisición de un LMS: el tiroteo de las características, en el que se priorizan únicamente las características sin tener en cuenta otros aspectos importantes de los sistemas de la lista de preselección. Que la plataforma X tenga el doble de funciones que la plataforma Y no significa que sea la plataforma adecuada para ti, o que la plataforma A cueste la mitad que la plataforma B no significa que vaya a ofrecer una mejor relación calidad-precio a largo plazo.
Muchas organizaciones cometen el error de entrar inmediatamente en una confrontación característica por característica de las plataformas de aprendizaje del mercado. Sin embargo, ésta es la forma equivocada de seleccionar una plataforma que satisfaga las necesidades de tu organización a lo largo del tiempo. Por ejemplo:
- ¿Utilizará realmente tu gente todas las funciones?
- ¿Puede soportarlo tu infraestructura informática?
- ¿Se integrará con tus otros sistemas?
Prioriza la flexibilidad y el valor de tu LMS
¿A qué nos referimos cuando hablamos de “flexibilidad”? Para empezar, elegir un LMS basado en tecnología abierta te dará la libertad que necesitas para adaptarte rápidamente en el cambiante mundo actual.
Cuanto más flexible sea tu LMS, más valioso será. Dar prioridad a la flexibilidad significa que puedes personalizar las funciones listas para usar, o simplemente crear tus propias funciones nuevas según las necesidades de tu organización, sin importar en qué punto de tu contrato te encuentres. Si tu organización cambia de marca, puedes actualizar rápidamente el aspecto de tu LMS para adaptarlo. Si necesitas crear una nueva solución de inicio de sesión único (SSO) para integrarla con tus otros sistemas, puedes hacerlo tú mismo con un LMS abierto.
Cuando se trata de conservar la libertad de innovar, hay que tener en cuenta varios factores:
La marca: ¿Es necesario que tu plataforma se adapte al aspecto de tu organización, o es aceptable un producto sin marca?
Compatibilidad de dispositivos: ¿Qué dispositivos utilizarán tus alumnos (piensa también en los dispositivos personales utilizados fuera del trabajo), y cuántos de ellos tendrá que soportar tu plataforma de aprendizaje?
Experiencia de usuario: ¿Necesitas personalizar por roles, recordar preferencias u ofrecer aprendizaje personalizado basado en interacciones previas con tu plataforma?
El coste: ¿Cuál es tu presupuesto global, y cómo te asegurarás de que sólo pagas por funciones que vas a utilizar?
Integración con otros sistemas: ¿Cómo encajará tu plataforma de aprendizaje en tu programa mixto más amplio? ¿Necesita sincronizarse con tu sistema de RRHH, tu CRM, tu plataforma de aprendizaje social o cualquier otra cosa?
¿Crecerá esta plataforma con nuestras necesidades?
¿Podemos escalar fácilmente los niveles de usuario según lo necesitemos?
Si haces una campaña de contratación, abres una nueva oficina, adquieres una nueva empresa o abres tu aprendizaje a un nuevo grupo, tu plataforma de aprendizaje tiene que ser capaz de gestionarlo. ¿La escalabilidad tendrá un coste, o tendrás la libertad de aumentar (y reducir) la escala según lo necesites?
¿Podemos extendernos fuera de nuestra organización?
El caso de uso de tu plataforma de aprendizaje puede cambiar, o crecer, con el tiempo. Si decides abrir tu plataforma a socios, proveedores, revendedores, clientes finales o al público en general, ¿podrá tu plataforma elegida soportarlo? ¿Puedes dividir a tus alumnos en audiencias? ¿Y las cuestiones de seguridad?
¿Cómo funcionará la adición de nuevas características y funcionalidades?
Aunque pueda parecer que una plataforma de aprendizaje cumple todos los requisitos el día que firmas el contrato, no olvides que las cosas pueden cambiar -y cambian- rápidamente en el entorno empresarial actual. Si necesitas una nueva función en el futuro, ¿puedes añadirla tú mismo, o estás a merced de tu proveedor, que tendrá sus propias prioridades en su hoja de ruta? Aquí es donde entra en juego el software empresarial abierto, flexible y configurable: tienes la libertad de crear una solución que se adapte a tus necesidades, en lugar de trabajar con las funciones disponibles en ese momento.
Define los requisitos imprescindibles de tu LMS
A la hora de analizar los requisitos y funciones del LMS, considera la posibilidad de crear una hoja de cálculo MoSCoW (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have) para asegurarte de que tienes claras tus prioridades.
Si necesitas inspiración, utiliza la plantilla plantilla MoSCoW:
Aunque estos requisitos y características imprescindibles del LMS pueden variar, aquí tienes los componentes críticos que debe tener cualquier LMS de formación corporativa:
