Esta entrada del blog explora cómo los últimos flujos de trabajo de recertificación lanzados en Totara Versión 20 (V20) te ayudan a gestionar eficazmente los ciclos de recertificación y a mantener la conformidad a lo largo del tiempo.
¿Por qué son importantes los ciclos de recertificación para el cumplimiento y la gestión de riesgos?
En sectores muy regulados, como la sanidad, las finanzas, la hostelería y la fabricación, las certificaciones de formación y desarrollo son esenciales para mantener el cumplimiento. Proporcionan una prueba clara y auditable de que los empleados han completado la formación requerida y cumplen las normas reglamentarias.
Ayudan a normalizar la competencia en todas las funciones, apoyan el cumplimiento continuo mediante la recertificación, permiten la responsabilidad y la trazabilidad, y reducen el riesgo organizativo, garantizando que las organizaciones puedan demostrar el cumplimiento con confianza durante las auditorías e inspecciones.
¿Por qué son tan importantes las recertificaciones plurianuales en entornos muy regulados?
Conseguir una certificación es una forma estupenda de documentar y demostrar que tu personal tiene los conocimientos necesarios para cumplir la normativa en un campo o tema concretos. Pero las certificaciones rara vez se obtienen “de una vez por todas”.
Esto se debe a que mantener el cumplimiento a lo largo del tiempo es fundamental. Ya sea por la seguridad de los pacientes y el personal, o por el éxito operativo continuado, las certificaciones suelen tener fecha de caducidad y es necesario renovarlas para satisfacer tus necesidades internas o normativas.
¿Cómo ayudan los flujos de trabajo de recertificación a L&D a aumentar el cumplimiento y reducir el riesgo normativo?
Los requisitos de cumplimiento pueden ser complejos: pueden abarcar muchas funciones, plazos e incluso múltiples organismos reguladores.
Sin flujos de trabajo estructurados y automatizados, las organizaciones se arriesgan a no renovaciones, registros de formación incoherentes y una mayor carga administrativa. Gestionar requisitos de certificación complejos, para numerosas funciones y un gran número de empleados, es todo un reto sin la tecnología adecuada que te respalde.
Los flujos de trabajo de recertificación bien diseñados garantizan que las certificaciones se renueven en los intervalos adecuados, que la formación de actualización se imparta de forma proactiva y que las pruebas se conserven durante varios años, lo que favorece la preparación para auditorías y la seguridad del paciente (por ejemplo, para un LMS centrado en la atención sanitaria) y la continuidad del personal.
También reducen el seguimiento manual, liberan a los equipos de formación y desarrollo y de cumplimiento, y proporcionan a los directivos la confianza de que el personal sigue estando cualificado para ejercer de forma continua, en lugar de en un único momento.
¿Qué son las certificaciones?
Una certificación es una serie de actividades de aprendizaje, que a menudo abarcan varios temas relacionados con un tema concreto, por ejemplo, Salud y Seguridad en el Trabajo.
En Totara, una certificación es un itinerario de aprendizaje que suele contener una serie de cursos y, a veces, seminarios. Un curso individual puede contener actividades de aprendizaje multimodales, como contenido SCORM interactivo, vídeos, escenarios, cuestionarios y mucho más.
Las certificaciones te permiten adaptar el itinerario a cada alumno, manteniendo el contenido relevante y centrado. Por ejemplo, a los principiantes se les puede obligar a completar todas las actividades de aprendizaje de un curso, y todos los cursos de una certificación.
Los alumnos más experimentados, o los que demuestren conocimientos con altos índices de aprobados en las actividades iniciales del curso, pueden saltarse otros temas de nivel introductorio.
Los alumnos pueden ser asignados e inscritos automáticamente en certificaciones para maximizar la eficacia de la formación. Puede ser por puesto de trabajo, región o creando audiencias personalizadas, por ejemplo, para asignar la formación inicial a los recién llegados.
Y lo que es más importante, las certificaciones tienen una fecha de caducidad, lo que permite que tus certificaciones tengan una duración determinada. Esto convierte a las certificaciones en una herramienta esencial para la gestión del cumplimiento.
¿Cómo funcionan las recertificaciones en Totara?
Totara V20 introduce flujos de trabajo de recertificación que ofrecen soluciones flexibles al reto de gestionar ciclos de certificación plurianuales.
Ahora los administradores pueden automatizar y seleccionar una ruta de recertificación adecuada para los alumnos.
Antes: Los administradores tenían que crear certificaciones distintas para cada grupo o patrón de caducidad.
Cuando caducaba una certificación, los alumnos siempre se reasignaban a la ruta primaria. Para reasignar una certificación caducada a una ruta de recertificación, los administradores tenían que intervenir manualmente (lo que requería un cambio de estado a “ventana de certificación abierta” y luego cambiar la fecha de vencimiento).
En Totara V20: Una única certificación puede gestionar varias vías, reglas de caducidad y comportamientos de restablecimiento.
1. Adapta los requisitos de renovación de la certificación a tus necesidades exactas
Ahora puedes definir qué cursos son necesarios como formación de actualización para completar una recertificación. Por ejemplo, los alumnos pueden completar un itinerario introductorio y una formación completa en el primer año, y luego itinerarios de actualización más breves y centrados en los años siguientes, o progresar por los itinerarios como niveles, adquiriendo conocimientos más profundos con el tiempo.
Esto maximiza la eficacia del cumplimiento, liberando tiempo del personal al centrarse en los temas esenciales que más importan.
2. Mejora de la visibilidad y el estado de progreso teniendo en cuenta los plazos
Una interfaz de usuario mejorada significa que los hitos clave de la certificación son visibles para los alumnos, con indicaciones para guiar las acciones y realizar un seguimiento preciso del progreso.
Los alumnos ahora se benefician de una experiencia de certificación rediseñada que facilita ver el progreso y lo que viene a continuación de un vistazo. Los alumnos pueden ver claramente qué formación necesitan para progresar, lo que evita la formación anticipada o innecesaria y garantiza que todos los progresos se sigan y completen correctamente.
Esto reduce la posibilidad de que se incumplan los plazos. Esto es importante en sectores como la sanidad, donde las certificaciones caducadas pueden provocar un descenso de los índices generales de cumplimiento. Gestionar esto es una forma esencial de mantener el cumplimiento.
3. Opciones flexibles de reincorporación si se incumple un plazo
Controles de recertificación – Si un alumno incumple un plazo de recertificación, ahora puedes elegir qué ocurre a continuación:
- Permanece en el camino actual: el alumno continúa donde lo dejó.
- Vuelve al camino inicial: el alumno vuelve a empezar desde el principio.
- Elige una ruta específica: el alumno es reasignado a una ubicación específica dentro de la ruta de recertificación.
Estas opciones dan a los equipos de cumplimiento un control total sobre cómo se gestionan los incumplimientos.
4. Los flujos de trabajo administrativos mejorados ayudan a gestionar requisitos complejos, de forma eficaz y a escala.
La gestión de las certificaciones es ahora más rápida y clara. Los administradores pueden combinar en una sola estructura certificaciones que antes estaban separadas, reduciendo la duplicación y garantizando una configuración coherente en todos los equipos.
5. Se integra en las prácticas de certificación existentes
Los nuevos flujos de trabajo son totalmente compatibles con los informes, análisis y notificaciones existentes de Totara. Esto ayuda a los administradores a beneficiarse de los nuevos ciclos de recertificación con una interrupción mínima al integrarlos en los flujos de trabajo diarios.
Consulta nuestros Documentos de Ayuda para más detalles sobre el uso de certificaciones en Totara.
