Totara LMS permite a los proveedores sanitarios alcanzar el máximo cumplimiento de la formación obligatoria

Esta historia de cliente fue presentada originalmente por Chambury Learning, que ahora forma parte de Think Learning tras la adquisición por Totara en 2024 de ambos socios con sede en el Reino Unido.

La Fundación Harrogate and District NHS Foundation Trust (HDFT) emplea a unos 5.500 trabajadores que prestan servicios sanitarios a través de 3 sistemas de asistencia integrados que atienden a más de 500.000 niños y prestan servicios comunitarios a una población de unos 620.000 habitantes. La extensión geográfica de nuestros servicios abarca desde Wakefield, a 170 millas al norte, hasta Northumberland, en la costa este de Inglaterra.

El desafío

La ampliación de los servicios de la HDFT de un entorno hospitalario de agudos en 2011 a un servicio comunitario y de agudos ha supuesto a su vez nuevos retos para la formación de los empleados, cuyo número se ha más que duplicado en los últimos 10 años, pasando de unos 2500 trabajadores a unos 5500.

Ante el reto de impartir formación en una zona geográfica tan extensa y con las restricciones presupuestarias que sufre el conjunto del SNS, recurrimos a un sistema de gestión del aprendizaje que nos permitiera alojar la formación electrónicamente. Este LMS era barato, pero no era adecuado. Su experiencia torpe creó una reputación de inaccesibilidad de la educación para los usuarios y la complicada configuración del back-end del sistema creó una gran cantidad de tiempo necesario para las tareas administrativas para la gestión y presentación de informes de datos.

A medida que la pandemia golpeaba y el aprendizaje electrónico se convertía en la opción más segura para nuestros empleados, aumentaba nuestra dependencia de nuestro LMS y nuestra solución actual seguía sin estar a la altura del recurso educativo que necesitábamos proporcionar. En medio de la pandemia, en julio de 2021, el mes anterior a la implantación de nuestro nuevo LMS de Totara, proporcionado por Think Learning, socio de Totara, nuestro porcentaje global de cumplimiento fue del 76%, un 14% por debajo de nuestro objetivo del 90%.

La solución

Nuestro nuevo LMS Totara, proporcionado por Think Learning, fue la solución a nuestros problemas. Con efecto inmediato en el momento de la implantación en agosto de 2021, recibimos comentarios de los alumnos sobre la facilidad de uso al acceder al sistema. La orientación necesaria para que los nuevos alumnos pudieran obtener sus datos de inicio de sesión y acceder al sistema se redujo inmediatamente de una sesión dirigida por un facilitador a una guía de una página.

El aprendizaje dirigido por el alumno pasó de la opción básica de los paquetes de aprendizaje electrónico SCORM a una gran cantidad de opciones, desde cuadernos de trabajo, manuales, recursos, vídeos y autodeclaraciones de comprensión/compleción.

La posibilidad de establecer informes con niveles de acceso adecuados ha abierto la puerta a datos útiles y a la posibilidad de gestionar el cumplimiento a través de una serie de funciones diferentes.

La interfaz única desarrollada, pilotada e implementada a través de Think Learning permite la transferibilidad del cumplimiento de la formación obligatoria alineada con el Marco de Formación de Competencias Básicas (CSTF).

Resultados

La facilidad de uso intuitivo de la plataforma Totara y el apoyo de Think Learning nos permitieron empezar a trabajar con una funcionalidad similar a la de nuestro LMS anterior en 6 semanas. En otras 6 semanas, nuestro Responsable de Formación Obligatoria había configurado los informes y cuadros de mando a medida para permitir el acceso en tiempo real a los datos de cumplimiento.

Con una enorme reducción del apoyo necesario para que los alumnos puedan acceder a su eLearning, hemos visto un aumento de las finalizaciones de eLearning hasta aproximadamente 6000 finalizaciones en febrero de 2023.

Los formadores pueden gestionar sus propios números de formación y los directores pueden ver el cumplimiento por temas y en general para sus subordinados directos e indirectos. Nuestro Responsable de Formación Obligatoria ha utilizado la funcionalidad del panel junto con restricciones globales para establecer la disponibilidad de los datos pertinentes para el cumplimiento de la formación obligatoria para los responsables de Dirección y los Expertos en la Materia (SME).

La formación obligatoria conduce a que las solicitudes de informes ad hoc desde la implantación se hayan reducido en un 75%, ya que las partes interesadas pueden acceder por sí mismas a los datos a través de nuestra plataforma Totara.

El Equipo de Formación Obligatoria elabora mensualmente un conjunto completo de informes sobre el cumplimiento de la formación obligatoria: este conjunto de datos ha sido necesario durante varios años. Desde la implantación de nuestra plataforma Totara, el tiempo necesario para su elaboración se ha reducido en un 75%, es decir, 144 horas, lo que supone un ahorro de 2.880 £.

La flexibilidad proporcionada por la selección de actividades que Totara incluye en su plataforma nos ha permitido cargar el aprendizaje de forma rápida y sencilla, reduciendo el tiempo de desarrollo en los temas de formación obligatoria recién lanzados y en los temas existentes que necesitan formatos alternativos más accesibles para permitir un aumento del cumplimiento. En los casos en los que el facilitador dirigió directamente a las fechas vinculadas a su lista de requisitos de formación obligatoria, garantizando que asisten al curso correcto con el curso correcto para considerarlos competentes, lo que a su vez ha permitido aumentar el cumplimiento.

Además, la funcionalidad de nuestro LMS Totara para las notificaciones automáticas de recordatorio ha facilitado la asistencia de los delegados a la formación dirigida por facilitadores, ya que a menudo las reservas se realizan con mucha antelación, de acuerdo con los plazos necesarios para el proceso de elaboración de listas. Los recordatorios al personal cuando se acerca la hora del evento reducen las ausencias. Las acciones de cancelación de sesiones de formación han garantizado la disponibilidad de plazas para otro personal si los alumnos no pueden asistir. El 50% de las cancelaciones efectuadas en nuestro sistema en los últimos 12 meses fueron realizadas por el propio alumno, lo que reduce la carga administrativa de estas cancelaciones, que antes se realizaban por teléfono o correo electrónico a los equipos de formación.

La interfaz entre ESR y nuestra plataforma Totara garantiza la transferibilidad continua del cumplimiento de la formación obligatoria alineada con el Marco de Formación de Competencias Básicas (CSTF), asegurando que el personal que se traslade a nosotros como empleador no tenga que repetir la formación. Esto es especialmente útil para los médicos en formación, que cambian con frecuencia de proveedor sanitario. Sólo en marzo de 2023 se procesaron más de 1.000 actualizaciones de certificaciones a través de esta interfaz. Este proceso ahorra tiempo y dinero a toda la organización.

El resultado global de esta solución ha sido aumentar el cumplimiento de la formación obligatoria en un 13%, del 76% al 89%, en los últimos 18 meses desde su implantación. Este nivel de cumplimiento nunca se había alcanzado en el HDFT, y ahora estamos a sólo un 1% de nuestro objetivo del 90%.

“La facilidad de acceder al Laboratorio de Aprendizaje desde cualquier lugar, sin tener que estar conectado a la red de la Fundación, ha supuesto una gran diferencia a la hora de acceder a la formación. Poder recopilar siempre informes en directo sobre el cumplimiento de los equipos, en lugar de depender de informes mensuales, ha supuesto una diferencia significativa a la hora de hacer un seguimiento cuando el cumplimiento es bajo. Aprendizaje y Desarrollo ha incluido pequeños descriptores de los informes, lo que facilita aún más saber qué informe necesito para mis necesidades. Estoy realmente impresionada por el trabajo que se ha realizado para que Learning Lab sea todo lo que es, y lo demuestra nuestro creciente cumplimiento.”

– Philippa Croft, Subdirectora de Educación Médica