Universitätskliniken Oxford

Wir sprachen mit Claire Boba, Projektleiterin: Learning Technology beim Oxford University Hospitals NHS Foundation Trust, um herauszufinden, wie ihr Team Think eingesetzt hat, um eine bessere Erfahrung für Lernende und Verwaltungsteams zu schaffen, die sich mit der kontinuierlichen beruflichen Entwicklung befassen.

Über die Oxford University Hospitals

Die Oxford University Hospitals (OUH) sind ein weltbekanntes Zentrum für klinische Spitzenleistungen und einer der größten NHS Teaching Trusts in Großbritannien.

Es ist eines der größten Lehrkrankenhäuser Großbritanniens und besteht aus vier Krankenhäusern – dem John Radcliffe Hospital (zu dem das Kinderkrankenhaus, der Westflügel, die Augenklinik, das Herzzentrum und das Frauenzentrum gehören), dem Churchill Hospital und dem Nuffield Orthopaedic Centre, die sich alle in Oxford befinden, sowie dem Horton General Hospital in Banbury, im Norden von Oxfordshire.

Die Herausforderung

Die kontinuierliche berufliche Weiterentwicklung (CPD) ist ein wichtiger Bestandteil der Entwicklung des klinischen Personals des OUH. Sie ist auch ein entscheidender Faktor, um sicherzustellen, dass der Trust die Pflege im Einklang mit seinen Visionen und Werten erbringt. Die Prozesse sind jedoch an strenge Budgets gebunden, die weder über- noch unterschritten werden dürfen.

Daher musste das CPD-Team in der Lage sein, nachzuvollziehen, wem sie wie viel und wie oft Geld zukommen ließen. Darüber hinaus benötigten sie sehr spezifische Informationen für NHS England. Es musste nachgewiesen werden, wie das Geld ausgegeben wird, welche Anbieter in Anspruch genommen werden, für welche Mitarbeitergruppen das Geld ausgegeben wird und wie nahe der Trust dem Erreichen des festgelegten Budgets ist.

Das OUH ist ein sehr großer Trust mit Tausenden von Mitarbeitern, die Anspruch auf CPD-Finanzierung haben. Daher muss das Team die Ausgaben an vielen verschiedenen Stellen nachverfolgen, und da die Schulungen oft von externen Anbietern durchgeführt werden, kommt es häufig zu Datenlücken.

Dies bedeutete für das Team einen erheblichen Verwaltungsaufwand, der oft zu einer umfangreichen Suche nach Informationen und ungenauen Daten führte. Außerdem war es schwierig sicherzustellen, dass die einzelnen Abteilungen die richtigen Mittel ausgaben, da sie wenig bis gar kein Vertrauen in die verfügbaren Daten hatten.

Die Lösung

Das OUH-Team wandte sich an das Team von Think Learning, da es bereits mit uns für sein LMS zusammenarbeitete. Sie schilderten uns ihre Herausforderung, und unsere Lösungsberater schlugen SkillFund vor.

Dies sollte eine zentrale Ressource für das Fortbildungsteam sein, um: Budgets zu erstellen, Ausgaben zu Beginn des Jahres zu planen, Lernenden die Möglichkeit zu geben, nach Kursen zu suchen und sich dafür zu bewerben, und Managern und Bildungsleitern die Möglichkeit zu geben, Anträge auf Fortbildungsfinanzierung zu prüfen und zu genehmigen.

Claire sagte: „Insgesamt war es ein wirklich guter, positiver und engagierter Prozess. Das Team von Think, insbesondere Tim und Louis, hat unsere Bedürfnisse aufgegriffen und etwas wirklich Positives für unsere gesamte Organisation geschaffen. “

SkillFund funktioniert folgendermaßen:

1 Der Lernende füllt das Antragsformular aus und der Manager unterstützt den Antrag oder lehnt ihn ab
2 Der lokale Verantwortliche erstellt eine TNA und fügt den Lernenden hinzu
3 Die Abteilung prüft den Antrag des Lernenden und sendet ihn zur endgültigen Freigabe
4 Zentrale endgültige Freigabe – der Lernende wird automatisch über die Genehmigung der Finanzierung informiert
5 Der Lernende kann sich nun für seinen Kurs anmelden
6 Das CPD-Team bezahlt die Kursgebühren per Rechnung

Das Ergebnis

Das Dashboard von SkillFund hat es dem OUH-Team und vor allem den Bildungsleitern sowohl auf Abteilungs- als auch auf lokaler Ebene ermöglicht, besser zu verfolgen, wie viel ausgegeben wurde und wie viel noch übrig ist. Es ist eine viel übersichtlichere und informativere Oberfläche als Tabellenkalkulationen und die Daten sind live und bieten eine zentrale Quelle der Wahrheit.

Es ermöglicht sowohl Lernenden als auch Managern, den Fortschritt von Finanzierungsanträgen in Echtzeit zu verfolgen, mit vielen automatischen Benachrichtigungen, die allen Beteiligten volle Transparenz bieten.

Claire fügte hinzu: „Einer der größten Vorteile von SkillFund ist, dass wir alle Informationen, die NHS England in den vierteljährlichen Berichten von uns verlangt, in einem einzigen Download zur Verfügung haben. Das macht es wirklich einfach, die geforderten Informationen innerhalb der vorgegebenen Fristen zu liefern. .“

„Wir wissen alles über den Anbieter, die Personalgruppe, das Quartal, den Kurs und so weiter. Es ist ganz einfach, die Daten zu exportieren und zu verschicken. .“

Jetzt hat das Team einen zentralen Knotenpunkt mit Kursen, die sie hinzufügen und bearbeiten können und die die Lernenden genau wie bei ihren normalen LMS-Kursen durchsuchen können. Dadurch können sie auch die Qualität der Schulungen, die die Lernenden absolvieren, besser kontrollieren, da sie sicherstellen können, dass sie die besten Anbieter empfehlen.

Bisher wurden fast 4.000 vollständig nachverfolgbare CPD-Antragsformulare von Lernenden erstellt und an die richtigen Personen zur Freigabe weitergeleitet, wobei die relevanten Akteure automatisch benachrichtigt wurden.

1,8 Mio. £ an nachvollziehbaren geplanten Ausgaben wurden über SkillFund abgewickelt, die alle von den verschiedenen Budgetinhabern überprüft und gemeldet werden konnten. Erfahren Sie mehr über SkillFund und wie es Sie bei der Verwaltung externer Schulungsbudgets unterstützen kann.