Totara LMS ermöglicht es Gesundheitsdienstleistern, die höchsten Anforderungen an Schulungen zu erfüllen

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Harrogate and District NHS Foundation Trust (HDFT) beschäftigt etwa 5500 Mitarbeiter, die in 3 integrierten Versorgungssystemen Gesundheitsdienstleistungen für über 500.000 Kinder und kommunale Dienstleistungen für eine Bevölkerung von etwa 620.000 Menschen erbringen. Die geografische Ausdehnung unserer Dienstleistungen reicht von Wakefield 170 Meilen nördlich bis Northumberland an der Ostküste Englands.

Die Herausforderung

Die Ausweitung der Dienstleistungen von HDFT von einem Akutkrankenhaus im Jahr 2011 zu einem Gemeinschafts- und Akutdienst hat wiederum neue Herausforderungen für die Ausbildung der Mitarbeiter mit sich gebracht, deren Zahl sich in den letzten 10 Jahren von ca. 2500 auf ca. 5500 Mitarbeiter mehr als verdoppelt hat.

Angesichts der Herausforderung, in diesem großen geografischen Gebiet unter den engen Budgetrestriktionen, die im gesamten NHS herrschen, Schulungen anzubieten, wendeten wir uns an ein Learning Management System, das es uns ermöglichte, die Schulungen elektronisch durchzuführen. Dieses LMS war zwar kostengünstig, aber nicht zweckmäßig. Seine schwerfällige Bedienung verschaffte den Nutzern den Ruf, keinen Zugang zur Bildung zu haben, und die komplizierte Einrichtung des Backends des Systems verursachte einen hohen Zeitaufwand für administrative Aufgaben zur Verwaltung und Berichterstattung von Daten.

Als die Pandemie ausbrach und elektronisches Lernen zur sichersten Option für unsere Mitarbeiter wurde, stieg unsere Abhängigkeit von unserem LMS und unsere aktuelle Lösung reichte nicht mehr aus, um die von uns benötigten Bildungsressourcen bereitzustellen. Mitten in der Pandemie, im Juli 2021, dem Monat vor der Einführung unseres neuen Totara LMS, das von unserem Totara-Partner Think Learning bereitgestellt wurde, lag unsere prozentuale Gesamterfüllung bei 76% und damit 14% unter unserem Ziel von 90%.

Die Lösung

Unser neues Totara LMS, das von Think Learning bereitgestellt wurde, war die Lösung für unsere Probleme. Mit sofortiger Wirkung zum Zeitpunkt der Implementierung im August 2021 erhielten wir von den Lernenden Rückmeldungen über die Benutzerfreundlichkeit des Zugangs zum System. Die Anleitungen, die neue Teilnehmer benötigen, um ihre Anmeldedaten zu erhalten und auf ihr System zuzugreifen, wurden sofort von einer von einem Moderator geleiteten Sitzung auf eine einseitige Anleitung reduziert.

Das von Lernenden geführte Lernen hat sich von der einfachen Option der SCORM eLearning-Pakete zu einer Fülle von Optionen wie Arbeitsbüchern, Handbüchern, Ressourcen, Videos und Selbsterklärungen zum Verständnis/Vervollständigung entwickelt.

Die Möglichkeit, Berichte mit entsprechenden Zugriffsebenen einzurichten, eröffnet nützliche Daten und die Möglichkeit, die Einhaltung von Vorschriften über eine Reihe verschiedener Rollen hinweg zu verwalten.

Die einzigartige Schnittstelle, die von Think Learning entwickelt, erprobt und implementiert wurde, ermöglicht die Übertragbarkeit der obligatorischen Schulungen, die auf das Core Skills Training Framework (CSTF) ausgerichtet sind.

Ergebnisse

Dank der einfachen, intuitiven Bedienung der Totara-Plattform und der Unterstützung durch Think Learning waren wir in der Lage, innerhalb von 6 Wochen mit der gleichen Funktionalität wie bei unserem vorherigen LMS in Betrieb zu gehen. Innerhalb von weiteren 6 Wochen hatte unser Verantwortlicher für die Pflichtschulung die maßgeschneiderten Berichte und Dashboards eingerichtet, um den Live-Zugriff auf die Compliance-Daten zu ermöglichen.

Mit einer enormen Reduzierung der Unterstützung, die Lernende benötigen, um auf ihr eLearning zugreifen zu können, haben wir einen Anstieg der eLearning-Abschlüsse auf ca. 6000 Abschlüsse im Februar 2023 verzeichnet.

Die Ausbilder können ihre eigenen Schulungszahlen verwalten und die Manager können die Einhaltung der Vorschriften für ihre direkten und indirekten Berichte nach Thema und insgesamt einsehen. Unser Verantwortlicher für obligatorische Schulungen hat die Dashboard-Funktionalität zusammen mit globalen Beschränkungen genutzt, um die Verfügbarkeit relevanter Daten für die Einhaltung obligatorischer Schulungen für Direktionsleiter und Fachexperten (SMEs) einzurichten.

Die obligatorische Schulung führt dazu, dass die Ad-hoc-Berichtsanfragen seit der Implementierung um 75 % zurückgegangen sind, da Interessenten über unsere Totara-Plattform selbst auf die Daten zugreifen können.

Das Team für obligatorische Schulungen erstellt monatlich einen vollständigen Satz von Berichten über die Einhaltung der vorgeschriebenen Schulungen: Dieser Datensatz ist seit einigen Jahren erforderlich. Seit der Einführung unserer Totara-Plattform konnte der Zeitaufwand für die Erstellung dieser Berichte um 75 % oder 144 Stunden reduziert werden, was einer Kosteneinsparung von 2.880 £ entspricht.

Die Flexibilität, die Totara durch die Auswahl an Aktivitäten auf seiner Plattform bietet, hat es uns ermöglicht, Lerninhalte schnell und einfach hochzuladen und so die Entwicklungszeit für neu eingeführte Pflichtschulungsthemen und bestehende Themen, die alternative, leichter zugängliche Formate benötigen, zu verkürzen, um die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern. Wenn die Schulungsleiter direkt auf Termine verwiesen werden, die mit der Liste der Pflichtschulungen verknüpft sind, wird sichergestellt, dass sie den richtigen Kurs mit dem richtigen Kurs besuchen, um als kompetent eingestuft zu werden, was wiederum zu einer besseren Einhaltung der Vorschriften führt.

Darüber hinaus hat die Funktion in unserem Totara LMS für automatische Erinnerungsbenachrichtigungen die Teilnahme von Teilnehmern an von Schulungsleitern geleiteten Schulungen unterstützt, da die Buchungen oft weit im Voraus erfolgen, um den für die Dienstplanung erforderlichen Zeitrahmen einzuhalten. Erinnerungen an die Mitarbeiter, die näher am Veranstaltungszeitpunkt liegen, verringern die Zahl der Absagen. Die Maßnahmen zur Stornierung von Schulungsveranstaltungen haben dafür gesorgt, dass Plätze für andere Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wenn Teilnehmer nicht teilnehmen können. 50 % der Stornierungen, die in den letzten 12 Monaten in unserem System vorgenommen wurden, wurden von den Lernenden selbst veranlasst, wodurch der Verwaltungsaufwand für diese Stornierungen, die früher per Telefon oder E-Mail an die Schulungsteams übermittelt wurden, reduziert wurde.

Die Schnittstelle zwischen ESR und unserer Totara-Plattform gewährleistet die kontinuierliche Übertragbarkeit von Pflichtschulungen, die sich am Core Skills Training Framework (CSTF) orientieren, so dass Mitarbeiter, die zu uns als Arbeitgeber wechseln, die Schulungen nicht wiederholen müssen. Dies ist besonders nützlich für Ärzte in der Ausbildung, die häufig den Arbeitgeber wechseln. Allein im März 2023 wurden über diese Schnittstelle mehr als 1.000 Aktualisierungen von Zertifizierungen verarbeitet. Dieser Prozess spart Zeit und Geld in der gesamten Organisation.

Das umfassende Ergebnis dieser Lösung war eine Steigerung der Einhaltung der Schulungspflicht um 13% von 76% auf 89% in den letzten 18 Monaten seit der Implementierung. Dieses Niveau wurde bei HDFT noch nie erreicht, und wir sind jetzt nur noch 1 % von unserem Ziel von 90 % entfernt.

„Der einfache Zugriff auf das Learning Lab von jedem Ort aus und die Tatsache, dass wir nicht mit dem Netzwerk des Trusts verbunden sein müssen, hat einen großen Unterschied beim Zugang zu Schulungen gemacht. Die Möglichkeit, jederzeit Live-Berichte über die Einhaltung der Vorschriften durch die Teams zu erhalten, anstatt sich auf monatliche Berichte verlassen zu müssen, hat einen großen Unterschied bei der Nachverfolgung von Fällen gemacht, in denen die Vorschriften nicht eingehalten werden. Learning and Development hat den Berichten kleine Beschreibungen beigefügt, die es mir noch leichter machen, den richtigen Bericht für meinen Bedarf zu finden. Ich bin wirklich beeindruckt von der Arbeit, die in Learning Lab investiert wurde, um es zu dem zu machen, was es ist, und das zeigt sich auch in der zunehmenden Einhaltung der Richtlinien.“

– Philippa Croft, Stellvertretende Managerin für medizinische Ausbildung