Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust sorgt für die Einhaltung der Vorgaben für maßgeschneidertes Lernen

Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich von Chambury Learning erstellt, das jetzt zu Think Learning gehört, nachdem Totaras Übernahme 2024 der beiden in Großbritannien ansässigen Partner.

Der Kent and Medway NHS and Social Care Partnership Trust bietet in Partnerschaft mit dem Kent County Council psychische Gesundheits- und Sozialfürsorgedienste für Kent an. In Medway arbeiten sie eng mit der lokalen Gebietskörperschaft zusammen, um gemeinsame Gesundheits- und Sozialfürsorgedienste anzubieten.

Als eine der größeren psychiatrischen Einrichtungen des Landes deckt sie ein Gebiet von 1.450 Quadratmeilen ab und betreut 1,7 Millionen Menschen in Kent und Medway. Sie beschäftigt 3.318 Mitarbeiter und 228 abgeordnete Mitarbeiter, die in 66 Gebäuden an 33 Standorten tätig sind.

Die Herausforderung

Als eine Organisation, die Gesundheitsdienstleistungen für die Öffentlichkeit erbringt, wird KMPT regelmäßig von der Care Quality Commission (CQC) inspiziert. Die Inspektionen können planmäßig oder ad hoc erfolgen und erfordern, dass der Trust jederzeit Zugriff auf die Berichte über die Einhaltung der Vorschriften hat, dass die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten über Echtzeitdaten verfügen und dass die Mitarbeiter ihr Lernmanagementsystem einfach und problemlos nutzen können, um sich über die gesetzlich vorgeschriebenen, obligatorischen und wesentlichen Schulungen auf dem Laufenden zu halten.

Fachkräfte im Gesundheitswesen sind vielbeschäftigte Menschen. Sie sind angestellt, um sich um Patienten zu kümmern, ihre Familien zu unterstützen und stehen unter dem Druck, nicht nur interne, sondern auch nationale Ziele zu erreichen. Die Teilnahme an Schulungen, die sich auf ihre Rolle beziehen und die Erfüllung lokaler Compliance-Anforderungen sind in den meisten Fällen zweitrangig. Das Lernen muss leicht zugänglich, einfach zu verstehen und schnell sein.

Für KMPT ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Einbindung der Benutzer bei der Einführung von Totara Learn hohe Priorität genießt. Diese Einbindung ist für die Effektivität von Schulungen und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich und trägt dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen, ohne die Organisation zu überlasten und die Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen.

Die Lösung

Totara Learn und die von Think Learning bereitgestellten maßgeschneiderten Plugins sind der Schlüssel dazu, dass KMPT eine sehr hohe Benutzerfreundlichkeit aufweist. Alle notwendigen Informationen werden den Endbenutzern auf ihren individuellen Homepages angezeigt, und es sind nicht mehr als 1 oder 2 Klicks von dieser Homepage aus erforderlich. Das bedeutet, dass die Endbenutzer und das Management ihre Konformitätszahlen direkt bei der Anmeldung sehen und mit minimalen Systemkenntnissen und minimalem Zeitaufwand sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können. Die Benutzer sehen ihre eigene Compliance; die Manager sehen sowohl ihre eigenen als auch die Daten ihrer direkten/indirekten Mitarbeiter, was die Compliance der gesamten Organisation verbessert.

Alle Benutzer fühlen sich mit dem System wohl, haben die Möglichkeit, ihre Konformität zu überprüfen und können ihren Lernstoff nahtlos aktualisieren, ohne über Systemkenntnisse zu verfügen. Zugänglich und leicht verdaulich. Dies wird durch die Statistiken zur Einhaltung der Vorschriften und zur Benutzerfreundlichkeit bewiesen. Dazu gehören nicht nur die Kernfunktionen des Systems, sondern auch grafische Indikatoren, die Mitarbeiter und Manager über die Einhaltung der Vorschriften informieren, sowie Bereiche, in denen sie ihre persönlichen Lernaktivitäten aufzeichnen, ihre gesamte Lernhistorie einsehen und sehen können, was sie tun müssen, um die Vorschriften einzuhalten, ohne die Endbenutzer mit den Lerninhalten zu erdrücken, die sie bereits einhalten und die sie vorübergehend parken können.

Die Mitarbeiter müssen auch regelmäßig an ihre Schulungen erinnert werden, mit Kopien für ihre Vorgesetzten, wenn sie zu spät kommen. Totara Learn ermöglicht dies mit vollständig anpassbaren Nachrichten, und Think Learning ergänzt dies mit benutzerdefinierten Plugins, die Jahrestags-Erinnerungen für Beurteilungen und andere Nicht-Schulungsfunktionen verwalten.

Dashboards sind eine intuitive Möglichkeit, die wichtigsten Informationen auf der LMS-Oberfläche in einfacher Sprache bereitzustellen. Dies kann von Verlängerungen über Einmalzahlungen bis hin zur Einhaltung von Beurteilungen reichen, die entweder durch grafische Darstellungen oder kontextbezogene Daten angezeigt werden. Alle Informationen sind vollständig interaktiv und mit Links zu detaillierteren Berichten versehen. Wenn Sie eine Führungskraft bei KMPT sind, sehen Sie, ob Ihr Team die Anforderungen erfüllt; wenn Sie eine Krankenschwester sind, sehen Sie Links zu Ihrem Revalidierungs-Toolkit; wenn Sie ein Mitarbeiter sind, sehen Sie Ihre persönlichen Anforderungen mit direkten Links zu dem, was Sie heute tun müssen, um die Anforderungen zu erfüllen. Wenn die Homepage für KMPT „richtig“ ist, bedeutet dies, dass sich die Mitarbeiter mit Totara beschäftigen werden. Wenn sie falsch ist, werden sie es nicht tun. In Zusammenarbeit mit den Website-Designern von Think spiegelt das LMS das lokale Branding vollständig wider, bietet verschiedenen Benutzern vollen Zugang und zeigt die dynamischen Infoblöcke von Think an.

Berichte sind für den Vorstand des Kent & Medway Health & Social Care NHS Trust von zentraler Bedeutung. Die ESR-Hierarchien wurden im Rahmen der Implementierung in Totara geladen und automatisch über Active Directory aktualisiert. Die dynamischen Infoblöcke von Think ermöglichen es, die Hierarchie mit prozentualen Berichten über die einzelnen Ebenen bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern und deren Einhaltung in RAG-Formaten (rot-amber-grün) aufzuschlüsseln. Echtzeit-Live-Pivots in Totara erleichtern KMPTs Verwaltungsteams die Arbeit.

Es ist nur ein kleines Detail, aber die KMPT-Farbpalette wurde auf jeden Info-Block angewandt, so dass die RAG mit der Marke übereinstimmen und die Farben mit den lokalen prozentualen Grenzen übereinstimmen, was bedeutet, dass sie ROT bis zu 50%, GELB bis zu 75% [und so weiter] einstellen können. In Verbindung mit persönlichen RAG-Blöcken und farbcodierten Startblöcken bedeutet dies, dass alle Benutzer wissen, was zu tun ist und wann. So bleibt der Trust konform. Die ganze Zeit.

Wie alle NHS-Organisationen muss auch das KMPT sorgfältig haushalten, denn das Geld muss für die Patientenversorgung verwendet werden. Während das LMS dies unterstützt, sollte die Schulung effizient sein und den Budgetanforderungen entsprechen. Totara Learn ist eine kosteneffiziente Lösung für den Trust und nach einer gründlichen Ausschreibung wurde Think Learning, ein Platinum-Partner in Großbritannien, als Partner ausgewählt. Die Zusammenarbeit mit Think ermöglichte es KMPT auch, ohne zusätzliche Kosten auf eine riesige Ressource frei verfügbarer nationaler eLearning-Inhalte zuzugreifen, auf die die Lernenden 24/7/365 in einem nahtlosen Prozess mit vollständiger Berichterstattung zugreifen können. Sie experimentieren auch mit Webkonferenzen unter Verwendung von Totara und anderen Open-Source-Tools, für die keine zusätzlichen Kosten anfallen.

Das Ergebnis

Der Kent & Medway Partnership and Social Care NHS Trust ging im September 2018 mit Totara Learn live. Innerhalb von 3 Monaten erfreuen sie sich eines Engagements von über 81,3 % der Benutzer und einer durchschnittlichen Konformität von 88,64 % für alle Kernschulungen. Ziemlich bemerkenswert.

Onboarding: Ein neues Teammitglied sieht sein Onboarding-Induktions-Dashboard, um sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen und sein Lernprogramm zu absolvieren, das er als „Neueinsteiger“ absolvieren muss. Sobald sie diese Programme abgeschlossen haben, werden sie der entsprechenden Zielgruppe zugeordnet und erhalten ihr individuelles Dashboard.

Externe Mitarbeiter: Benutzer, die nicht zum Unternehmen gehören, wie z. B. Ärzte in der Ausbildung und Krankenschwestern, können sich anmelden und über spezielle Dashboards Zugang zu lokalen Kursen erhalten. Dadurch wird das Lernen innerhalb des LMS für ein externes Publikum geöffnet, so dass Ihre Studenten, Freiwilligen und Mitarbeiter vor Ort an persönlichen Schulungen, Seminaren, Konferenzen und Online-Lernen teilnehmen können.

Nicht-klinisches Personal: Die Mitarbeiter können Dashboards mit vollständig interaktiven Blöcken anzeigen, die ihre persönliche Einhaltung von Pflichtschulungen veranschaulichen – mit ePortfolio- und Beurteilungsinformationen auf einen Klick von ihrer Homepage aus.

Klinisches und medizinisches Personal: Qualifiziertes klinisches und medizinisches Personal kann Dashboards einsehen, die seine persönliche Compliance in Bezug auf gezielte Kernschulungen zeigen – mit zusätzlichen Informationen zu CPD, ePortfolio, Revalidierung, Beurteilung, Supervision und Studienurlaub, die alle mit einem Klick von diesem Haupt-Dashboard aus abgerufen werden können.

Manager: Manager loggen sich ein und sehen sofort, wie sie die Vorschriften einhalten, können aber zusätzlich die vollständig interaktiven grafischen Daten ihrer direkten und indirekten Mitarbeiter anzeigen, die sie ohne weitere Klicks über die Einhaltung der Vorschriften in ihrem Team und im gesamten Team informieren. So erhalten sie sofort die notwendigen Werkzeuge, um die Einhaltung der Vorschriften durch ihre eigenen Mitarbeiter zu verbessern. Wenn Manager ROT sehen, handeln sie. Wenn Manager GRÜN sehen, können sie sich entspannen.

Senior Manager und Vorstandsmitglieder; Berichte auf Knopfdruck mit vollständigen Exportfunktionen. In Pivot-Tabellen zur sofortigen Verwendung ohne Excel-Kenntnisse.

Administratoren: Systemadministratoren haben ihr eigenes Dashboard, das direkte Links zu den Bereichen enthält, die sie häufig nutzen. Sie müssen dafür nicht vollständig auf Think Learning zurückgreifen. Das System ist so konzipiert, dass die Administratoren die Dashboards lokal verwalten können und alle Blöcke zu einer Reihe gezielter interaktiver Dashboards zusammenstellen können, die den laufenden organisatorischen und beruflichen Anforderungen ihrer Mitarbeiter entsprechen.

„Seit der Einführung von iLearn haben 76% unserer Mitarbeiter in nur 12 Wochen auf das System zugegriffen. Dies hat bereits zu einer verbesserten Einhaltung der auf E-Learning basierenden wesentlichen Schulungen geführt. Wenn sich die Mitarbeiter einloggen, gelangen sie direkt zu ihrem Dashboard, wo sie sofort sehen, welche Essential Trainings auf dem neuesten Stand sind, welche auslaufen und welche nicht mehr aktuell sind. Dieses System führt zu einer Kultur des Wandels, indem es den Mitarbeitern die Verantwortung für ihr eigenes Lernen überträgt und sie in die Lage versetzt, dieses effektiv zu verwalten. Die einfache Buchung von Präsenzveranstaltungen und der Abschluss von E-Learning-Sitzungen hat die Art und Weise, wie im gesamten Trust auf Schulungen zugegriffen wird, revolutioniert. Manager können in Echtzeit auf Berichte zugreifen und sofort sehen, worauf sie ihre Aufmerksamkeit richten müssen. Außerdem können sie sehen, welche Mitarbeiter an welchen Schulungen teilnehmen, damit sie ihre Dienstpläne besser planen können. Aus der Sicht des Lernmanagements hat iLearn uns die Möglichkeit gegeben, die Einhaltung von Vorschriften besser zu verwalten und besser zu planen, welche Schulungen wir wo anbieten. Es hat uns den Zugang zu einer breiten Palette von nationalen NHS E-Learning-Inhalten ermöglicht, die wir vorher nicht nutzen konnten.
– Leiter der Abteilung Lernen und Entwicklung, Kent & Medway NHS & Social Care Partnership Trust