Die Crelan-Gruppe verbessert mit Totara Learn ihre Lernplattform, um Schulungen und Compliance zu verbessern

Die Crelan-Gruppe ist eine genossenschaftlich organisierte Finanzgruppe und belegt den fünften Platz in der Rangliste der belgischen Privatkundenbanken.

Am 10. Juni 2024 schloss Crelan die vollständige Integration der AXA Bank ab und migrierte erfolgreich 840.000 Kunden und 330 Filialen. Dieser Meilenstein bot die Gelegenheit, das Design der Schulungsplattform zu modernisieren und das Benutzererlebnis zu verbessern, indem eine aktualisierte Version mit einer frischen, benutzerfreundlichen Oberfläche eingeführt wurde, die auf die vereinheitlichten Agenten zugeschnitten ist.

Die Herausforderung

Die AXA Bank Belgien wurde Ende 2021 Teil der Crelan Gruppe. Für den Bereich Lernen und Entwicklung bedeutete dies nicht nur eine Verdoppelung der Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter der Agentur, sondern auch die Einführung neuer Tools und neuer Lernmaterialien. Beide Einrichtungen arbeiteten mit unterschiedlichen Lernmanagementsystemen. Folglich musste die derzeitige Art der Lernverwaltung neu bewertet werden, um einen neuen Prozess zu etablieren, der effizient und effektiv ist und das Beste aus beiden Einheiten herausholt.

Da die Crelan Gruppe Teil des stark regulierten Bankensektors ist, unterliegen ihre Vertreter den Vorschriften der Financial Services and Markets Authority (FSMA). Diese autonome öffentliche Einrichtung – die sich auf die Wahrung der Integrität der Finanzmärkte und die Behandlung von Finanzkunden konzentriert – schreibt den in diesem Sektor tätigen Fachleuten eine Reihe von Weiterbildungsanforderungen vor, wie z.B. die Anzahl der Lernstunden, die sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums absolvieren müssen. Daher war es für die Crelan Group wichtig, über ein digitales Tool zu verfügen, mit dem sie nicht nur die Schulungen ihrer Mitarbeiter verwalten und organisieren, sondern auch die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter und die damit verbundenen FSMA-Punkte verfolgen konnte, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen. Dies führte sie zu Totara.

Im Jahr 2024, als die Marke AXA sich vollständig zurückzog, verlagerte sich der Schwerpunkt auf die Unterstützung der endgültigen Umwandlung von Agenten, die von einer Bank zur anderen wechseln und vollständig in Crelan integriert werden. Dieser Übergang wurde durch ein spezielles 4-monatiges Lernprogramm für Agenten unterstützt, um sie mit den operativen Standards von Crelan, neuen Prozessen und dem Wissenstransfer über Produkte vertraut zu machen.

Dieser letzte Migrationsimpuls bot auch die Gelegenheit, die erneuerte Markenidentität von Crelan einzuführen, die Benutzeroberfläche zu modernisieren und das Gesamterlebnis der Plattform zu verbessern. Das bestehende System, das auf einem alten Design basierte, profitierte von einer Überarbeitung und stellte gleichzeitig sicher, dass die FSMA-Konformität weiterhin verfolgt werden konnte.

Die Lösung

Nach der Fusion mit der AXA Bank übernahm Crelan Totara als Standard-Lernmanagementsystem. AXA hatte erfolgreich mit Totara Learn seit über einem Jahrzehnt erfolgreich eingesetzt, unterstützt von Deloitteunterstützt, und seine bewährten Funktionen machten es zur idealen Wahl für die neu vereinigte Gruppe.

Zunächst sollte die endgültige Migration einen reibungslosen Übergang für die AXA-Vertreter gewährleisten, wobei im Migrationsprogramm eine klare Struktur für die Schulungen vorgeschlagen wurde. Ein wichtiger Meilenstein dafür war die Entwicklung eines maßgeschneiderten Plugins durch Deloitte, das es der Zielgruppe, die von der AXA Bank zu Crelan wechselt, ermöglicht, ihre Schulungen nach einer neuen, kurzfristigen Buchungslogik zu buchen. Diese Logik ermöglichte es den Agenten, Termine für jede ihrer obligatorischen oder optionalen Schulungssitzungen aus einer Liste mit mehreren Standorten, Sprachen und Regionen auszuwählen. Der lineare Datumsauswahlmechanismus stellte sicher, dass die Schulungssitzungen in einer vorgeschriebenen Reihenfolge durchgeführt wurden und so lange gesperrt blieben, bis die vorherige Schulung abgeschlossen war und somit der Zugang zu den Kursinhalten gewährt wurde. Mit dieser neuen Funktionalität konnten Agenten Schulungssitzungen buchen, bei denen die nachfolgenden Termine vom Abschluss einer vorherigen Sitzung abhingen, während die Plattform gleichzeitig den bestehenden Buchungsprozess für andere Schulungsprogramme beibehielt.

Zweitens wurde die Plattform während der Migration von 2024 einem umfassenden Upgrade unterzogen, um sie an die Bedürfnisse der erweiterten Organisation von Crelan anzupassen, einschließlich einer vollständigen Neugestaltung, um eine modernere und benutzerfreundlichere Oberfläche zu schaffen.

Die aktualisierte Plattform bietet eine nahtlose Erfahrung sowohl für interne Mitarbeiter als auch für externe Agenten. Das neue Branding von Crelan sorgt für eine visuell ansprechende und benutzerfreundliche Oberfläche. Das Redesign bietet mehr Bilder, aktualisierte Schaltflächen und verbesserte Kursseiten mit besser strukturierten Aktivitäten. Außerdem tragen eine verbesserte Texthierarchie, verfeinerte Farbschemata und andere Designelemente zu einer klareren und intuitiveren Benutzererfahrung bei. Durch die Modernisierung des Layouts, die Verbesserung der Funktionalität und die Priorisierung der Benutzerfreundlichkeit spiegelt die Totara-Plattform auf ansprechende Weise Crelans Engagement für die berufliche Entwicklung und die Einhaltung von Vorschriften wider und optimiert gleichzeitig die Verwaltungsprozesse.

Drittens: Um die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren, enthält der Katalog auch umfangreiche Filteroptionen. Wenn Benutzer den Katalog öffnen, gelangen sie auf eine Landing Page, die ihnen einen Überblick über die verschiedenen Themen bietet, die im Katalog enthalten sind, sowie die Möglichkeit, ihre Ergebnisse nach diesen Themen vorzufiltern. Sie können ihre Suche nach Lernformat, Sprache, Standort und mehr weiter verfeinern. Vor allem aber können sie alle FSMA-Informationen für jeden Kurs in den Kurskacheln einsehen und nach FSMA-Punkten filtern, was die Einhaltung der Vorschriften erleichtert, da sie leicht erkennen können, welche Kurse zu ihrem Fachgebiet gehören und wie viele Stunden sie akkreditiert werden.

Nicht zuletzt bleibt die Einhaltung der FSMA ein zentraler Punkt, mit Funktionen wie automatischer Zertifizierung und erweiterten Filteroptionen für Benutzer, um FSMA-Punkte, Schulungsformate, Dauer und Standorte auf einen Blick zu sehen. Zertifikate für akkreditierte Kurse werden automatisch generiert und auf das Unternehmen des Nutzers zugeschnitten, während eine personalisierte Seite „Meine FSMA-Punkte“ es den Nutzern ermöglicht, ihre absolvierten Schulungen zu verfolgen und externe Zertifikate mit erreichten FSMA-Punkten hochzuladen.

Auf Unternehmensebene werden alle Lern- und Compliance-Daten durch umfangreiche Berichte verfolgt und visualisiert. Während der gesamten Migration verließen sich die Administratoren von Crelan auch auf den Report Builder von Totara, um die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und den Schulungsfortschritt zu verfolgen, während sie gleichzeitig ihre täglichen Business-As-Usual-Berichte über Power BI beibehielten.

Die Ergebnisse

Die aktualisierte Totara-Plattform ist zu einem Eckpfeiler der Schulungs- und Compliance-Strategie der Crelan Group geworden. Nach der Migration im Juni 2024 hatte die Plattform einen erheblichen Einfluss. Sie ermöglichte die nahtlose Umstellung von Tausenden von Agenten innerhalb von nur vier Monaten vor der Abschaffung der AXA Bank und stellte gleichzeitig sicher, dass die Schulungen ohne Unterbrechung fortgesetzt werden konnten.

Eine wichtige Errungenschaft der Migration war die Entwicklung eines maßgeschneiderten Plugins zur Unterstützung der letzten Phase der Umstellung, das es den Mitarbeitern ermöglicht, jede Schulungssitzung in ihrem Programm effizient zu buchen und zu verfolgen. Gleichzeitig behielt die Plattform ihre Kernfunktionen bei – wieden Kurskatalog mit erweiterter Filterung und die FSMA-Verfolgung – und gewährleistete soKontinuität bei gleichzeitiger Einführung einer verbesserten Benutzererfahrung mit einem aktualisierten Design. Sowohl Crelan als auch die ehemaligen AXA-Agenten schätzten die intuitive neue Oberfläche der Plattform, die ein modernisiertes Design mit der Vertrautheit ihres vertrauten LMS kombinierte, bei dem die wichtigsten Funktionen unverändert blieben.

Im Laufe der Jahre verzeichnete die Plattform insgesamt 75.360 Kursabschlüsse, wobei mehr als 45.150 Zertifikate ausgestellt und über 12.000 FSMA-Punkte erworben wurden, was die Effektivität der Plattform bei der Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften und der kontinuierlichen Weiterbildung unterstreicht. Darüber hinaus haben allein im Jahr 2024 mehr als 3.000 einzelne Nutzer auf die Plattform zugegriffen, an 1.200 Präsenz- und Online-Sitzungen teilgenommen und von mehr als 300 neu erstellten Kursen profitiert.

Die Anpassungsfähigkeit von Totara half bei der Überwindung typischer organisatorischer Migrationsherausforderungen und bot eine maßgeschneiderte Lösung für die Geschäftslogik. Trotz der zahlreichen Änderungen, die die Agenten in diesen wenigen Monaten erlebten, erhielt die erneuerte Plattform ein positives Feedback von den Endbenutzern und wies unmittelbar nach dem endgültigen Migrationsdatum starke Engagement-Metriken auf.

Beeindruckt von den vielen Möglichkeiten, die Deloitte und Totara bieten, ist die Crelan Group begierig darauf, weitere Funktionalitäten wie automatische Feedback-Formulare, Lernpläne, Anwesenheits-QR-Codes, personalisierte Dashboards und Programme zu erkunden . Mit der kontinuierlichen Unterstützung von Deloitte ist Crelan zuversichtlich, die Totara-Plattform so zu optimieren, dass sie den sich entwickelnden Lern- und Compliance-Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Einmal mehr hat Totara seine Anpassungsfähigkeit unter Beweis gestellt, indem es sowohl kurzfristige Schulungsanforderungen als auch laufende Geschäftsaktivitäten nahtlos abdeckt.