BlueLight Commercial: Revolutionierung des Wissensaustauschs im Beschaffungswesen in der britischen Polizeiarbeit

BlueLight Commercial wurde 2020 vom Innenministerium ins Leben gerufen und arbeitet mit Blaulichtorganisationen zusammen, um deren Geschäfts- und Beschaffungsaktivitäten umzugestalten. Dies führt zu einer Verbesserung des Endergebnisses und zur Rückführung von Werten an die vorderste Front sowie zu einer Steigerung der kommerziellen Fähigkeiten und des Wissensaustauschs unter den 43 Polizeikräften in England und Wales.

Die Herausforderung: Aufbrechen von Beschaffungssilos

Die traditionellen Beschaffungspraktiken im Polizeidienst sind fragmentiert. Jede der 43 Polizeikräfte arbeitet isoliert, abgesehen von einigen wenigen regionalen Teams, die zusammenarbeiten. BlueLight Commercial war auf der Suche nach einer Lösung, die dies ermöglicht:

• Verbinden Sie Beschaffungsexperten aus verschiedenen Regionen
• Erleichtern Sie den schnellen Wissenstransfer
• Schaffen Sie eine zentralisierte Plattform für Lernen und Zusammenarbeit
• Überwinden Sie geografische und organisatorische Hindernisse

BlueLight Commercial hatte Totara Learn seit über einem Jahr im Einsatz, aber das LMS war veraltet und bot nicht die nötige Unterstützung, um ein sinnvolles Engagement zu fördern. BlueLight Commercial wandte sich an Hubken, um einen Neuanfang zu machen und ein effektiveres LMS-Erlebnis zu schaffen. BlueLight Commercial wollte die folgenden Probleme lösen:

• Eine aktualisierte Installation auf die neueste Version von Totara.
• Eine gezielte Migration von Marken, Kursen und Inhalten in das neue System.
• Schwierigkeiten bei der effektiven Verwaltung von Kursen und Schulungsworkshops.
• Es besteht Bedarf an einer zentralen Lernplattform, die allen 43 Polizeidienststellen zur Verfügung steht und gleichzeitig auch E-Learning für die Mitarbeiter von BlueLight Commercial bietet.

The Innovative Solution: Totara LMS as a Knowledge Ecosystem

Over the past 18 months, BlueLight Commercial has adopted a unique and innovative approach to using the Totara platform’s many features. And as a result, the Totara Learning Management System (LMS) has become far more than a training tool – it’s now a dynamic knowledge-sharing platform.

Key Innovative Features

• Course-Based Knowledge Sharing: Courses are now used not just for training, but as centralised, living repositories of procurement insights and secure document sharing
• Forums for Collaborative Learning: Creating spaces for professionals to exchange best practices and engage in peer discussion
• Workspace Functionality: Enabling targeted collaboration across different police force teams

This innovative use goes well beyond simply using the LMS to host learning modules, it transforms Totara into a hub for secure procurement document sharing and collaborative workflows.

Traditionally, LMS platforms focus on training and development; however, BlueLight Commercial’s approach exploits leverages Totara’s course framework to also facilitate:

• Secure Document Sharing: In environments with stringent data and document control protocols, such as those encountered in policing and other government-regulated sectors, the need to share information securely is paramount. Using the Courses and Audiences functionality, BlueLight Commercial created different unique procurement categories to share documents and restrict access among blue light organisations, creating a secure knowledge sharing environment within the Totara LMS.
• Collaboration for Evaluations: Their Totara platform has also been configured to support interactive and collaborative tasks, enabling real-time feedback and secure review processes.
• Streamlining Administrative Processes: The implementation of Totara in this manner has also simplified internal processes by enabling access control and document sharing through its course framework and streamlining internal collaboration.

This dual functionality of combining training delivery with secure document management illustrates the flexible nature of Totara’s course functionality when adapted to meet unique business needs.

Procurement Act Knowledge and Collaboration Hub – 2678 users

“The LMS has been an invaluable tool in helping to support the implementation of the new Procurement Act 2023, acting as a one-stop-shop for knowledge and communication with the blue light sector. It has enabled us to send communications and key updates to members via the Forum function, as well as receive and respond back to questions quickly. It has also enabled us to plan and run events such as webinars, as well as uploading recordings afterwards for all to access. The clear and easy-to-access document repository allows us to upload, categorise and share a large amount of legal, policy, commercial templates and other documents with multiple police forces and fire services in a way that would otherwise have been quite difficult. Overall, it has been an invaluable tool in BLC’s work on with the sector on the Procurement Act.”

– Ellie Wilkinson, Head of Commercial Governance and Compliance

Das Ergebnis: Veränderung der Beschaffungspraktiken

Das LMS hat die Art und Weise revolutioniert, wie das Beschaffungswissen innerhalb des BlueLight Commercial Netzwerks geteilt und genutzt wird:

• Kurse fungieren jetzt als dynamische, sich entwickelnde Wissensbasis
• Foren ermöglichen den Austausch von Beschaffungswissen in Echtzeit
• E-Learning-Programme werden einheitlich bei 43 Polizeidienststellen eingeführt
• Inhalte können schnell aktualisiert und an alle Regionen verteilt werden

Verbesserung der Zusammenarbeit und Effizienz

Die Integration der gemeinsamen Nutzung von Dokumenten in die Lernumgebung von Totara hat sich spürbar auf den täglichen Betrieb ausgewirkt:

• Einfacher Zugang: Die Möglichkeit, Dokumente über Totara nahtlos gemeinsam zu nutzen und darauf zuzugreifen, reduziert Reibungsverluste. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn Dokumente schnell unter Teammitgliedern ausgetauscht werden müssen, die unter strengen Sicherheitsrichtlinien arbeiten.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Für Teams, die an Evaluierungen und anderen kollaborativen Prozessen beteiligt sind, unterstützt die Nutzung der Kursfunktion auf diese Weise Interaktion und Feedback in Echtzeit. Dies fördert eine dynamischere und interaktivere Arbeitsumgebung.

Technologische Barrieren abbauen

Die Plattform löste kritische Herausforderungen bei der gemeinsamen Nutzung:

• eine sichere Umgebung für den Wissensaustausch innerhalb des Sektors zu schaffen, ohne die Nutzung von Plattformen Dritter
• Ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dokumenten in verschiedenen Netzwerkumgebungen
• Die Möglichkeit, Informationen auszutauschen und schnelles Feedback aus dem Sektor auf einer ‚Live‘-Basis zu erhalten

Messbare Wirkung

• 300% Anstieg der aktiven LMS-Benutzer: Wachstum von einer begrenzten Nutzerbasis auf eine Verdreifachung der Nutzerzahl innerhalb von 12 Monaten zu einem umfassenden UK-weiten Netzwerk
• Verbesserte Zusammenarbeit: Kurse dienen jetzt als Räume zum Wissensaustausch und nicht mehr nur als traditionelles E-Learning-Kursverwaltungssystem
• Optimierte Beschaffungspraktiken: Konsistente und zielgerichtete Lernumgebungen für unterschiedliche Beschaffungsbedürfnisse in 43 Polizeidienststellen verfügbar
• Die Compliance wird beibehalten: Das LMS bietet eine kontrollierte Umgebung mit sicherem Zugriff, der systemweit oder für bestimmte Bereiche durch die Verwendung von Audiences erfolgen kann.
• Die Verwaltungseffizienz wird verbessert: Der Einsatz zusätzlicher Software zur gemeinsamen Nutzung von Informationen entfällt
• Die Zufriedenheit der Benutzer ist hoch: Teams, die das System eingeführt haben, berichten, dass es ihre Arbeitsabläufe vereinfacht und die Gesamteffizienz steigert

Fazit

BlueLight Commercial hat das Totara LMS von einer traditionellen Schulungsplattform in ein revolutionäres Tool zum Wissensaustausch verwandelt. Die Einführung der Totara Suite durch BlueLight Commercial, die von der Hubken Group unterstützt wird, stellt einen Innovationssprung in der L&D-Strategie innerhalb des Blaulichtsektors dar. Durch die Umstellung seines Ansatzes für Schulung, Dokumentenaustausch und Zusammenarbeit hat das Unternehmen nicht nur seine anfänglichen Herausforderungen gelöst, sondern auch einen Maßstab für andere in der Branche gesetzt.

„Dies ist mehr als nur ein Lernmanagementsystem„, sagt Debbie Shore. „Es ist zum zentralen Knotenpunkt für das Beschaffungswissen der britischen Polizei geworden. Wir tauschen nicht nur Schulungen aus, wir schaffen ein lebendiges, atmendes Wissensnetzwerk.“

„Das Flottenteam hat dieses System ausgiebig genutzt und festgestellt, dass es ein einfaches und benutzerfreundliches System ist, das die Zusammenarbeit von mehr als 300 wichtigen Interessengruppen ermöglicht , in dem bestimmte Forumsthemen diskutiert und der Zugang zu bestimmten Informationen eingeschränkt werden können. Änderungen an den Seiten sind auch ohne große Web-Kenntnisse relativ einfach vorzunehmen und wir haben viel positives Feedback von den Benutzern erhalten. Dies ist ein einfacher und effektiver Weg, um mit unserer ständig wachsenden Liste von Interessengruppen zu kommunizieren.“ Andy Brown – Leiter der Kategorie – Flotte