Dieser Blogbeitrag erforscht wie die die neuesten Rezertifizierungs-Workflows in Totara Version 20 (V20) Ihnen helfen, Rezertifizierungszyklen effizient zu verwalten und aufrechtzuerhalten. und die Einhaltung von Richtlinien über einen längeren Zeitraum zu gewährleisten.
Warum sind Rezertifizierungszyklen für Compliance und Risikomanagement wichtig?
In stark regulierten Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, dem Gastgewerbe und der Fertigung sind L&D-Zertifizierungen für die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich. Sie liefern einen klaren, überprüfbaren Nachweis, dass Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen absolviert haben und die gesetzlichen Standards erfüllen.
Sie helfen bei der Standardisierung von Kompetenzen über verschiedene Rollen hinweg, unterstützen die fortlaufende Einhaltung der Vorschriften durch Rezertifizierung, ermöglichen die Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgbarkeit und verringern das organisatorische Risiko – so können Organisationen bei Audits und Inspektionen die Einhaltung der Vorschriften sicher nachweisen.
Warum sind mehrjährige Rezertifizierungen in stark regulierten Umgebungen so wichtig?
Der Erwerb einer Zertifizierung ist eine großartige Möglichkeit, um zu dokumentieren und zu beweisen, dass Ihre Mitarbeiter über das Wissen verfügen, um in einem bestimmten Bereich oder Thema konform zu bleiben. Aber Zertifizierungen sind selten ein einmaliges Ereignis.
Das liegt daran, dass die Aufrechterhaltung der Compliance im Laufe der Zeit entscheidend ist. Ob für die Sicherheit von Patienten und Mitarbeitern oder für einen kontinuierlichen betrieblichen Erfolg – Zertifizierungen haben oft ein Ablaufdatum und müssen erneuert werden, um Ihren internen oder behördlichen Anforderungen zu entsprechen.
Wie können Rezertifizierungs-Workflows L&D dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und regulatorische Risiken zu verringern?
Compliance-Anforderungen können komplex sein – sie können viele Rollen, Zeitrahmen und sogar mehrere Aufsichtsbehörden umfassen.
Ohne strukturierte, automatisierte Arbeitsabläufe riskieren Unternehmen verpasste Verlängerungen, inkonsistente Schulungsunterlagen und einen erhöhten Verwaltungsaufwand. Die Verwaltung komplexer Zertifizierungsanforderungen für zahlreiche Funktionen und eine große Anzahl von Mitarbeitern ist ohne die richtige Technologie eine Herausforderung.
Gut konzipierte Rezertifizierungs-Workflows stellen sicher, dass Zertifizierungen in den richtigen Intervallen erneuert werden, Auffrischungsschulungen proaktiv durchgeführt werden und Nachweise über mehrere Jahre hinweg aufbewahrt werden – dies unterstützt die Auditbereitschaft, die Patientensicherheit (zum Beispiel, für ein auf das Gesundheitswesen ausgerichtetes LMS) und die Kontinuität der Belegschaft.
Sie reduzieren auch die manuelle Nachverfolgung, entlasten die L&D- und Compliance-Teams und geben den Führungskräften die Gewissheit, dass die Mitarbeiter kontinuierlich und nicht nur zu einem bestimmten Zeitpunkt für die Ausübung ihrer Tätigkeit qualifiziert sind.
Was sind Zertifizierungen?
Eine Zertifizierung ist eine Reihe von Lernaktivitäten, die oft mehrere Themen abdecken, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen, z. B. Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz.
In Totara ist eine Zertifizierung ein Lernpfad, der in der Regel eine Reihe von Kursen und manchmal auch Seminare umfasst. Ein einzelner Kurs kann multimodale Lernaktivitäten enthalten, darunter interaktive SCORM-Inhalte, Videos, Szenarien, Quizfragen und mehr.
Zertifizierungen ermöglichen es Ihnen, den Lernpfad an die einzelnen Lernenden anzupassen und die Inhalte relevant und zielgerichtet zu halten. Zum Beispiel können Neueinsteiger verpflichtet werden, alle Lernaktivitäten innerhalb eines Kurses und alle Kurse innerhalb einer Zertifizierung zu absolvieren.
Erfahrenere Lernende oder solche, die ihr Wissen mit hohen Erfolgsquoten bei den ersten Kursaktivitäten unter Beweis stellen, können andere einführende Themen auslassen.
Lernende können automatisch zugewiesen und für Zertifizierungen angemeldet werden, um die Effizienz von L&D zu maximieren. Dies kann nach Aufgabenbereich, Region oder durch die Erstellung benutzerdefinierter Zielgruppen erfolgen, z. B. für die Zuweisung von Onboarding für neue Mitarbeiter.
Entscheidend ist, dass Zertifizierungen ein Ablaufdatum haben, so dass Ihre Zertifizierungen zeitgebunden sind. Dies macht Zertifizierungen zu einem unverzichtbaren Instrument für das Compliance-Management.
Wie funktioniert die Rezertifizierung in Totara?
Totara V20 führt Rezertifizierungs-Workflows ein, die flexible Lösungen für die Herausforderung der Verwaltung mehrjähriger Zertifizierungszyklen bieten.
Admins können jetzt einen geeigneten Rezertifizierungspfad für Lernende automatisieren und auswählen.
Vorher: Administratoren mussten für jede Gruppe oder jedes Ablaufmuster separate Zertifizierungen erstellen.
Wenn eine Zertifizierung ablief, wurden die Lernenden immer dem primären Pfad zugewiesen. Um eine ablaufende Zertifizierung einem Rezertifizierungspfad zuzuordnen, mussten Administratoren manuell eingreifen (was eine Statusänderung auf ‘Zertifizierungsfenster ist offen’ und eine Änderung des Fälligkeitsdatums erforderte).
In Totara V20: Ein einziges Zertifikat kann mehrere Pfade, Ablaufregeln und Wiedereinsetzungsverhalten verwalten.
1. Schneiden Sie die Anforderungen für die Erneuerung der Zertifizierung genau auf Ihre Bedürfnisse zu
Sie können jetzt festlegen, welche Kurse als Auffrischungsschulung erforderlich sind, um eine Rezertifizierung abzuschließen. Die Lernenden können zum Beispiel im ersten Jahr einen Einführungspfad und eine vollständige Ausbildung absolvieren und in den folgenden Jahren kürzere, gezielte Auffrischungspfade durchlaufen – oder sie durchlaufen die Pfade als Stufen und vertiefen so im Laufe der Zeit ihr Wissen.
Dies maximiert die Effizienz bei der Einhaltung von Vorschriften – die Mitarbeiter haben mehr Zeit, sich auf die wichtigsten Themen zu konzentrieren.
2. Bessere Sichtbarkeit und Fortschrittsstatus, um Fristen im Auge zu behalten
Dank der verbesserten Benutzeroberfläche sind die wichtigsten Meilensteine der Zertifizierung für die Lernenden sichtbar, mit Aufforderungen zur Anleitung von Aktionen und zur genauen Verfolgung des Fortschritts.
Die Lernenden profitieren jetzt von einem neu gestalteten Zertifizierungssystem, das es einfach macht, den Fortschritt und die nächsten Schritte auf einen Blick zu sehen. Die Lernenden können klar erkennen, welche Schulungen sie benötigen, um Fortschritte zu machen. So wird ein frühzeitiges oder unnötiges Training verhindert und sichergestellt, dass alle Fortschritte korrekt verfolgt und abgeschlossen werden.
Dies verringert die Gefahr, dass Fristen versäumt werden. Dies ist wichtig, da in Sektoren wie dem Gesundheitswesen, wo verfallene Zertifizierungen zu einem Rückgang der allgemeinen Compliance-Raten führen können. Dies zu verwalten ist ein wichtiger Weg, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
3. Flexible Wiedereinsetzungsmöglichkeiten, wenn eine Frist versäumt wird
Kontrollen für die Wiederzulassung – Wenn ein Lernender eine Frist für die Neuzertifizierung verpasst, können Sie jetzt entscheiden, was als nächstes geschieht:
- Bleiben Sie auf dem aktuellen Pfad – der Lernende macht dort weiter, wo er aufgehört hat.
- Gehen Sie zurück zum Anfangspfad – der Lernende fängt wieder von vorne an.
- Wählen Sie einen bestimmten Pfad – der Lernende wird einem bestimmten Ort innerhalb des Rezertifizierungspfads zugewiesen.
Mit diesen Optionen haben die Compliance-Teams die volle Kontrolle darüber, wie mit Verstößen umgegangen wird.
4. Verbesserte Verwaltungsabläufe helfen bei der Verwaltung komplexer Anforderungen – effizient und in großem Umfang
Die Verwaltung von Zertifizierungen ist jetzt schneller und übersichtlicher. Administratoren können nun zuvor getrennte Zertifizierungen in einer Struktur zusammenfassen, um Doppelarbeit zu vermeiden und eine einheitliche Einrichtung in allen Teams zu gewährleisten.
5. Lässt sich in bestehende Zertifizierungsverfahren integrieren
Die neuen Workflows sind vollständig kompatibel mit den bestehenden Berichten, Analysen und Benachrichtigungen von Totara. So können Administratoren von den neuen Rezertifizierungszyklen profitieren, ohne sie in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.
Weitere Einzelheiten zur Verwendung von Zertifizierungen in Totara finden Sie in unseren Hilfe-Docs.
