Hintergrund
Das West College Scotland ist eine Weiterbildungs- und Hochschuleinrichtung mit Standorten in Paisley, Greenock und Clydebank. Es bietet Kurse für mehr als 21.000 Studenten an und beschäftigt über 1.200 Mitarbeiter, was es zu einer der größten Bildungseinrichtungen des Landes macht.
Die Herausforderung
WCS verließ sich auf eine einseitige Auflistung ihrer obligatorischen Schulungen, und das Leistungsmanagement war äußerst informell und undokumentiert. Da es keine Prozesse gab, mussten sich die Manager auf veraltete Daten verlassen, um wichtige Leistungsgespräche über Ziele, Einhaltung von Vorschriften und Rezertifizierung zu führen.
Die vorhandene Ressource war ein SharePoint-Dokument, das in 5 Jahren weniger als 300 Mal verwendet wurde; das ist gerade einmal ein Mal pro Woche bei einer Mitarbeiterzahl von über 1.000.
Paul Ferguson, Operational Development Business Partner, kam im Jahr 2021 zu WSC und hatte eine klare Vision für die Organisation. Paul wusste, dass in der Organisation gute Gespräche geführt wurden und WSC florierte. Die Herausforderung bestand darin, eine innovative Technologie zu entwickeln, die einige der wichtigsten Herausforderungen im Talentbereich wie Compliance, Leistungsmanagement und Zielverfolgung unterstützen konnte.
Die Lösung
Paul wollte eine nutzerzentrierte Lösung entwickeln und suchte sich Totara und Think Learning als wichtige Partner. Gemeinsam bauten sie ein Lern-Ökosystem auf, das das organische Geschehen nutzte und die Benutzer mit den digitalen Tools und Ressourcen ausstattete, die sie benötigten.
Gemeinsam mit Think und dank der Flexibilität des Totara-Basiscodes war das WCS-Team in der Lage, Totara-Produkte mit maßgeschneiderten Plugins zu verknüpfen, um das LMS an seine Bedürfnisse anzupassen. Totara Learn war ein Kernbestandteil von Evolve LMS. Aber das WCS-Team implementierte auch Perform, um wichtige Herausforderungen zu meistern.
Sie haben das Perform-Kompetenz-Tool eingeführt, mit dem die Mitarbeiter vier Kompetenzprofile an ihr Konto anhängen können, in denen sie und ihr Vorgesetzter ihre Fortschritte in bestimmten Kompetenzen darstellen können. Dies gab den bereits stattfindenden Gesprächen automatisch Struktur.
Im Anschluss daran wollte Paul einen Raum, in dem die Benutzer ihre Entwicklung selbst steuern können. Think entwickelte ein benutzerdefiniertes Tool namens My Conversations, das es dem Einzelnen ermöglicht, die Verantwortung für seine persönliche Effektivität zu übernehmen, indem er Gespräche mit seinem Vorgesetzten aufzeichnet und diese mit seinen Kompetenzen verknüpft.
Diese nutzerorientierte Ausrichtung setzte sich auch nach der Einführung fort. Paul überprüfte die Gründe, warum sich die Benutzer nicht mit den Lernmaterialien beschäftigten und stellte fest, dass Zeitmangel eine der größten Herausforderungen war. Also fügte das Think Team eine Zeitfunktion zu den Lerninhalten hinzu, damit die Benutzer die Ergebnisse nach der Dauer bis zur Fertigstellung filtern können. So kann selbst der zeitlich am meisten eingespannte Mitarbeiter einen Kurs finden, der seinen Bedürfnissen entspricht.
Eine letzte Neuerung bestand darin, den Managern die Möglichkeit zu geben, ihre Teams mit Hilfe von Echtzeitberichten, die auf die einzelnen Mitarbeiter zugeschnitten sind, effektiv zu führen. Mithilfe von Hierarchien und Positionen innerhalb von Totara kann das L&D-Team die Gesamtstatistiken zur Einhaltung von Vorschriften und Fälligkeiten für Rezertifizierungen einsehen. Gleichzeitig können Manager sehen, mit welchen Kursen sich ihr Team am meisten beschäftigt. So können sie Trends erkennen, z.B. ob ihr Team Burnout-Kurse besucht.
Darüber hinaus haben sie den Report Builder genutzt, um Managern zu zeigen, für welche Seminare ihr Team gebucht ist, um die Kapazitätsplanung zu unterstützen. All dies, um sicherzustellen, dass das LMS seine Benutzer durch einen innovativen Mix von Tools effizient unterstützt.
Kundenangebot
„Das Evolve LMS-Tool ‚My Conversations‘ ist die Grundlage für den Aufbau einer sinnvollen Arbeitsbeziehung zu Ihrem Vorgesetzten. Sobald Sie diese Grundlage haben, wird es zum Austausch von Ideen, zum Ausgangspunkt für schwierige Gespräche und zur Möglichkeit, ein Team voranzubringen.“ (Robert Hart, Dozent für Bauwesen)
Die Ergebnisse
Die Konformität ist von 60 % auf 92 % gestiegen, da den Benutzern alle Tools zur Verfügung stehen, die sie benötigen, um sicherzustellen, dass sie mit dem Lernen und der Rezertifizierung Schritt halten. Und Manager können ganz einfach sehen, wer sich der Rezertifizierung nähert und Erinnerungen und Aufforderungen versenden.
Seit dem Start des Programms haben die Benutzer über 5.800 Stunden mit dem Lernen verbracht. Inzwischen wurden mehr als 200 Stunden für Bewertungen aufgewendet. Dies war zuvor schwer zu verfolgen und zu überwachen. Aus der Leistungsperspektive betrachtet, wurden dem LMS inzwischen 550 Ziele (Kompetenzen) hinzugefügt, und mehr als 200 Personen haben mindestens 1 Kompetenzprofil abgeschlossen.
Das zeigt, dass das LMS sehr gut angenommen wird, und es ist leicht zu erkennen, warum. Die Plattform wurde von Grund auf mit Blick auf den Benutzer entwickelt, egal ob es sich dabei um einen Lernenden, einen Manager oder sogar das L&D-Team handelt.
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