BaptistCare erreicht mit Totara Learn ein nahtloses Compliance-Management

BaptistCare ist eine führende gemeinnützige Organisation, die in New South Wales, dem Australian Capital Territory, Westaustralien, Victoria, Tasmanien und Südaustralien eine breite Palette von Dienstleistungen anbietet, darunter Altenpflege, häusliche Pflege, Behindertenhilfe und kommunale Dienste. Mit einem Team von mehr als 12.000 Mitarbeitern und freiwilligen Helfern konzentriert sich die Organisation auf die Bereitstellung einer persönlichen, mitfühlenden Pflege, die das Wohlbefinden, die Unabhängigkeit und die Lebensqualität von bedürftigen Menschen verbessert.

Die Herausforderung

2018 sah sich BaptistCare mit der Herausforderung konfrontiert, die Lern- und Entwicklungsbedürfnisse seiner wachsenden Belegschaft in NSW und ACT zu verwalten, darunter Mitarbeiter, Freiwillige und Studenten. Der bestehenden Lerninfrastruktur fehlte es an Integration und einem zentralen Repository für Schulungsunterlagen, was zu Ineffizienzen bei der Verwaltung der Compliance und der Berichterstattung führte. Die Manager hatten außerdem Probleme mit dem begrenzten Zugang zu Echtzeit-Schulungsberichten.

BaptistCare benötigte ein unternehmensweites LMS, um Schulungen zu rationalisieren, die Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen und für zukünftiges Wachstum zu skalieren. Die Organisation suchte nach einer Lösung, die das Onboarding von Mitarbeitern, Freiwilligen und Studenten verwaltet und gleichzeitig starke Datensicherheit, nahtlose Systemintegrationen und ein flexibles Kursdesign bietet, das auf die Bereiche Altenpflege und Gemeindedienste zugeschnitten ist.

Nach einem strengen Auswahlverfahren entschied sich BaptistCare für Kineo mit Totara LMS als Lösung, um diese Herausforderungen zu bewältigen und die langfristigen Lernbedürfnisse des Unternehmens zu unterstützen.

Die Lösung

Es wurde eine BaptistCare-Arbeitsgruppe für alle Geschäftsbereiche gebildet, und mit der Beratung von Kineo wurde Totara Learn Kineo Edition Managed Service als zweckmäßige Lernplattform ausgewählt. Diese Lösung erfüllte nicht nur unseren aktuellen und laufenden Lernbedarf, sondern beinhaltete auch eine moderne eLearning-Bibliothek mit zusätzlichen Ressourcen, die die Kineo-Bibliothek ergänzten.

Zu den wichtigsten Phasen des Implementierungsprozesses, die zum Erfolg der Lösung führten, gehörten:

1. Identifizierung und Kartierung von Schmerzpunkten – um sicherzustellen, dass das LMS unsere spezifischen Herausforderungen anspricht.
2. Projekt zur gleichzeitigen Überprüfung von Bibliotheken – Aktualisierung und Zuordnung von Ressourcen aus Kineo, Altura und anderen internen und externen Bibliotheken.
3. Anpassung und Konfiguration – Branding, Navigation, Benutzerkonfiguration, Publikumsverwaltung, Verwaltungsrollen, Berichte und Dashboards.
4. Integrationen – Verbindung mit unserem CRM für Freiwillige, HR- und Finanzsystemen (T1) und der Talentmanagement-Plattform (PageUp).
5. Inhaltsbibliotheken – Übertragung eines breiten Spektrums an klinischen, geschäftlichen, persönlichen Entwicklungs-, Management- und Führungskursen, einschließlich interner eLearning-, gemischter und Seminarkurse.
6. Datenmigration
7. Überprüfungen vor und nach dem Go-Live
8. Schulungs- und Kommunikationsstrategie – für Lernende, Manager und Systemadministratoren.

Als Teil unseres My Learning LMS wurde eine individuell gestaltete Weboberfläche mit aktualisierten Inhalten eingeführt. Zur Unterstützung von Blended Learning wurde Microlearning integriert, und auch Webinar-Aufzeichnungen wurden aufgenommen.

Die Echtzeit-Berichterstattung ermöglicht es den Managern, ihre Teams weiterzuentwickeln und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, was mit der Risikostrategie von BaptistCare in Einklang steht. Darüber hinaus sind die geschulten Teamleiter und Manager jetzt stärker in der Verantwortung.

Der Zugang zur Totara Learning Community in Verbindung mit der strategischen Beratung und Unterstützung von Kineo hat eine entscheidende Rolle für das Wachstum von BaptistCare gespielt und einen agilen und reaktionsschnellen Ansatz für die sich entwickelnden Geschäftsanforderungen ermöglicht. On-Demand-Berichte und maßgeschneiderte Berichte sind verfügbar.

Mit dieser skalierbaren Plattform kann sich BaptistCare weiter entwickeln. BaptistCare ist sehr zufrieden mit dem autonomen, flexiblen System auf der Grundlage von Totara Learn, das unsere Möglichkeiten verändert und die wichtigsten LMS-Probleme gelöst hat. My Learning stellt sicher, dass BaptistCare die vielfältigen Lern- und Managementanforderungen unserer Mitarbeiter jetzt und in Zukunft effektiv unterstützen kann.

Die Ergebnisse

BaptistCare hat mit Totara Learn LMS seine Kosten erheblich gesenkt. Die Lizenzgebühren sind niedriger, und eine mehrjährige Vereinbarung mit Kineo hat die Preise festgeschrieben, so dass jährliche Erhöhungen vermieden werden. Durch die Umstellung von Präsenz- auf Online-Schulungen konnten die Ausgaben für Veranstaltungsorte, Reisen und Unterbringung gesenkt werden. Bessere Berichterstattung und Nachverfolgung haben auch die Einhaltung der Vorschriften und das Engagement verbessert und die Verwaltungskosten gesenkt.

Schulungen sind jetzt effizienter und flexibler. Durch das Online-Lernen können die Mitarbeiter jederzeit auf die Kurse zugreifen, so dass keine geplanten Sitzungen mehr erforderlich sind. Automatische Anmeldungen auf der Grundlage von Aufgaben sparen Zeit, und die integrierte Nachverfolgung gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften. Die Berichterstellung ist jetzt vollständig automatisiert und ersetzt manuelle Tabellenkalkulationen. Benachrichtigungen erinnern die Mitarbeiter an überfällige Schulungen, so dass weniger manuelle Nachfassaktionen erforderlich sind.

BaptistCare führte My Learning (Totara Learn LMS) innerhalb von sechs Monaten ein, pünktlich und innerhalb des Budgets. Die Einführung umfasste die Ermittlung des Lernbedarfs, die Überprüfung der Inhaltsbibliotheken, die Anpassung der Plattform, die Integration mit den Personal- und Finanzsystemen, die Datenmigration und die Durchführung von Prüfungen vor und nach der Einführung. Eine klare Schulungs- und Kommunikationsstrategie sorgte für einen reibungslosen Übergang, während die Integration der Personal- und Finanzsysteme die Einrichtung der Mitarbeiter automatisierte, den manuellen Aufwand reduzierte, die Berichterstattung verbesserte und mit zielgruppenorientierten Schulungszuweisungen Zeit sparte.

Innerhalb von vier Wochen absolvierten 1.600 Mitarbeiter eine Schulung zur Einhaltung von IT-Sicherheitsvorschriften, wobei 88 % der Mitarbeiter mitmachten. Die Möglichkeit, verpflichtende Schulungen nachzuverfolgen, hat die Einhaltung der Vorschriften erheblich verbessert. Wichtige Programme wie IT-Sicherheitsbewusstsein, Medikamentenmanagement, Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und manuelle Handhabung haben am meisten profitiert.

Heute unterstützt My Learning 8.000 aktive Nutzer, darunter Mitarbeiter in NSW, ACT und WA sowie Freiwillige und Studenten. Die Schulungen sind rollenbasiert und stellen sicher, dass Manager, Mitarbeiter an der Front und Support-Teams die richtigen Lerninhalte erhalten. Neue Mitarbeiter absolvieren außerdem einen Einführungskurs, um sich mit dem LMS vertraut zu machen.

Mehr Mitarbeiter absolvieren ihre Schulungen pünktlich, und das freiwillige Lernen hat aufgrund der Flexibilität des Online-Zugangs zugenommen. Die Mitarbeiter schätzen die Benutzerfreundlichkeit, die automatischen Erinnerungen und das vertraute LMS-Erlebnis mit Markenzeichen.

Dank der Echtzeit-Berichterstattung können Manager die Einhaltung von Vorschriften verfolgen und ihre Teams weiterentwickeln. Die Möglichkeit, Berichte zu speichern und zu planen, hat die Effizienz erhöht und sorgt für eine bessere Übersicht und Verantwortlichkeit.

BaptistCare plant, sein LMS zu verbessern, indem es die Erfahrung der Lernenden, die Suchfunktionen und den einfachen Zugang verbessert. Der Schwerpunkt liegt auf der Schaffung einer webähnlichen Oberfläche mit weniger Klicks und der Erweiterung der Rolle der Plattform über die Einhaltung von Vorschriften hinaus auf alle Lerninhalte.