Von manuell zu modern: Wie Catalyst IT, die neuseeländische Polizei und die H.W. Richardson Group bei der Entwicklung des OJT-Plugins zusammengearbeitet haben, um die Ausbildung zu verändern

Gewinner des Totara-Preises für die beste Nutzung von Blended Learning

Catalyst IT ist spezialisiert auf freie und Open-Source-Technologien, darunter Totara. Wir sind Experten für die Implementierung und Unterstützung des gesamten Funktionsumfangs von Totara.

Die Verwaltung von Bewertungen in großem Umfang ist für jede Organisation eine Herausforderung. Für die Polizei von Neuseeland und die H.W. Richardson Group (HWR) war der Prozess manuell, zeitaufwändig und papierbasiert – was den Fortschritt verlangsamte und den Einblick in die Entwicklung der Lernenden einschränkte.

Mithilfe von Totara und der Macht der Open-Source-Zusammenarbeit kamen die beiden Organisationen zusammen, um einen besseren Weg zu finden.

Die Herausforderung

Die neuseeländische Polizei verwaltete Tausende von Bewertungen am Arbeitsplatz (OJT) von Hand. Dies führte zu administrativen Engpässen, Verzögerungen bei der Verfolgung des Fortschritts und erschwerte es, klare Erkenntnisse über die Leistung der Lernenden zu gewinnen. Auch HWR – eines der größten Transportunternehmen Neuseelands – verließ sich auf manuelle Bewertungsprozesse und war mit den gleichen Ineffizienzen konfrontiert.

Beide Organisationen nutzten bereits Totara. Nachdem sie sich bei einer Veranstaltung der Totara User Group kennengelernt hatten, sahen sie die Chance, eine gemeinsame Herausforderung mit einer gemeinsamen Lösung anzugehen.

Die Lösung

Catalyst baut auf der Funktionalität von OJT auf:

1. Einrichtung der Möglichkeit, das Datum für die nächste Bewertung hinzuzufügen, um wiederkehrende Qualifikationen zu ermöglichen. Das Datum kann als automatisches allgemeines Datum oder individuell festgelegt werden.
2. Die Umwandlung der Ergebnisse von binären in granulare Optionen ermöglichte es ihnen, ihre bevorzugten Optionen hinzuzufügen, um sie ihren Lernenden zu präsentieren. Diese Änderung gibt den Lernenden einen tieferen Einblick in den Stand ihrer Lernreise.
3. Aktualisierung der Formatierung der Bewertungsseiten, um ein modernes Aussehen zu erhalten. Durch die Übertragung dieser Formatierung auf die gedruckte Version des Dokuments wurden die physischen und digitalen Optionen besser zugänglich.
4. Schaffung der Möglichkeit für Lernende, sich frühere Arbeiten anzusehen. Auf diese Weise haben die Lernenden Zugriff auf ihren gesamten Qualifikationsverlauf.
5. Website-Administratoren können die endgültigen Bewertungsdaten bearbeiten. Jetzt kann ein Administrator die Daten für die nächste Bewertung aktualisieren, wenn sie falsch eingegeben wurden.
6. Erweiterung der Fragetypen, die in den Bewertungen verfügbar sind. Anstelle von Textfeldern und Checklisten gibt es nun eine Skala, aus der die Benutzer wählen können.
7. Die Benutzer können wählen, welche Bewertungen wiederkehrend sind und welche nicht. Wenn Qualifikationen festgelegt sind, werden Manager benachrichtigt, wenn sie zurückgesetzt werden müssen.
8. Hinzufügen der Möglichkeit, Berichte als CSV-Datei zu exportieren. Mit dieser zusätzlichen Funktion konnte Police die Daten, einschließlich der benutzerdefinierten Felder, in einer einzigen Datei speichern.
9. Verbesserung der Plugin-Filter durch die Möglichkeit, unter ‚Studenten bewerten‘ nur die Lernenden anzuzeigen. Die Filter verbesserten die Benutzerfreundlichkeit der Website und zeigten den Managern nur die Personen an, die sie sehen wollten.
10. Hinzufügung des Rot-Gelb-Grün-Status (RAG) zum Bericht über das nächste Beurteilungsdatum. Diese Aktualisierung macht deutlich, welche Bewertungen anstehen und welche überfällig sind.
    

Gemeinsam mit dem Totara-Partner Catalyst haben die Polizei von Neuseeland und HWR ein verbessertes OJT-Plugin für Totara entwickelt. Das Plugin basiert auf Open-Source-Prinzipien und wurde in einem iterativen, benutzergesteuerten Prozess entwickelt – mit Feedback von echten Ausbildern, Administratoren und Lernenden, die jede Entwicklungsphase beeinflussten.

Die wichtigsten Merkmale sind:

• Optimierte Terminplanung: Administratoren können wiederkehrende Bewertungen festlegen, Termine aktualisieren und Benachrichtigungen über anstehende Bewertungen erhalten.

• Flexible Formate: Die Beurteilungen können Textfelder, Checklisten, skalierte Bewertungen und mehr enthalten – was auch immer für das Training am besten geeignet ist.

• Einblicke in die Lernenden in Echtzeit: Auszubildende und Prüfer können den Fortschritt auf einen Blick sehen, mit personalisierten Berichten, die den Entwicklungsbedarf aufzeigen.

• Rot-Braun-Grün (RAG) Indikatoren: Visuelle Statusanzeigen machen es einfach, überfällige oder anstehende Aufgaben zu erkennen.

• Benutzerfreundliche Berichterstattung: Exportieren Sie Berichte im CSV-Format zur einfacheren Analyse und Nachverfolgung der Einhaltung von Vorschriften.

• Moderne, zugängliche Benutzeroberfläche: Entwickelt, um nahtlos mit digitalen und gedruckten Formaten zu arbeiten.

Und da die Lösung Open Source ist, ist sie flexibel, skalierbar und bereit für zukünftige Erweiterungen.

Das Ergebnis

Für die neuseeländische Polizei hat das Plugin die Art und Weise verändert, wie sie Fahrprüfungen verwaltet – sie wurden vollständig online durchgeführt und der Verwaltungsaufwand wurde reduziert.

„Die Zeitersparnis ist ein enormer Vorteil für unsere täglichen Abläufe, und der kooperative Ansatz hat diesen Übergang reibungslos und effektiv gestaltet.“
– Ann-Marie Pickles, NZ Police

HWR konnte auch unmittelbare Auswirkungen feststellen. Seit der Inbetriebnahme im Dezember 2022 wurden durch die digitale Umstellung schätzungsweise 1.480 Stunden Verwaltungszeit eingespart, so dass die Ausbilder mehr Zeit mit den Fahrern in der Kabine und weniger Zeit am Schreibtisch verbringen können.

„Mit den Anpassungen der OJT-Aktivitäten haben wir sowohl den Fahrern als auch den Managern Echtzeit-Transparenz verschafft. Catalyst hat eng mit uns zusammengearbeitet, um die Komplexität zu verstehen und eine Lösung zu liefern, die funktioniert.“
– Raechel Hunt, Koordinatorin für Lernen und Entwicklung, HWR

Gebaut zum Nutzen aller

Was als gemeinsames Bedürfnis zweier Organisationen begann, wurde zu einem leistungsstarken Open-Source-Projekt, von dem nun die gesamte Totara-Gemeinschaft profitiert. Es ist ein klares Beispiel dafür, wie Zusammenarbeit und Offenheit zu intelligenteren, nachhaltigeren Schulungslösungen führen können.

Raechel sagte: „Wir haben Catalyst Fallstudien zur Verfügung gestellt, damit die Verbesserungen für den Zweck geeignet sind. Catalyst hat sich die Zeit genommen, die Komplexität der Anforderungen vollständig zu verstehen, und hat mit uns zusammengearbeitet, um ein erfolgreiches Ergebnis zu erzielen.

Catalyst verstand, wie wichtig es war, dass das OJT in seinen Anwendungsmöglichkeiten nicht eingeschränkt war und arbeitete mit uns zusammen, um unsere Anforderungen zu erfüllen.

Wir wurden bei den UAT-Versuchen und Tests – und den daraus resultierenden Änderungen – gut unterstützt. Die Details, Korrekturen und Optimierungen haben das Endergebnis aufgewertet.

Catalyst hat uns die ganze Zeit über begleitet und sichergestellt, dass das Plugin funktionell und einfach zu benutzen ist und allen Beteiligten – Website-Administratoren, Trainern, Managern und den Lernenden selbst – nützt.“